Neues zum Whistleblowing: Eine Absage an gruppenweit zentralisierte Hinweisgebersysteme?

Während die Debatte über ein deutsches Umsetzungsgesetz ins Stocken geraten ist (wir berichteten), entbrennt auf europäischer Ebene die Diskussion um die Frage der Hinweisgebersysteme in Konzernen. Die Richtlinie sieht vor, dass jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeiter ein Hinweisgebersystem einrichten muss; daneben muss eine zustände Person bestimmt werden, die den Hinweisen nachgeht und Rückmeldung an die Hinweis gebende Person gibt. Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitern ist es gestattet, für die Entgegennahme und Aufarbeitung des Hinweises auf gemeinsame Ressourcen zurückzugreifen. Doch wie kann ein Hinweisgebersystem innerhalb eines Konzerns ausgestaltet sein, dessen Tochtergesellschaften sowohl Gesellschaften mit unter 250 Mitarbeitern als auch Gesellschaften über 250 Mitarbeitern sind?

Genau diese Frage hat die Europäische Kommission in zwei Stellungnahmen adressiert. Hintergrund dieser Stellungnahmen war, dass Unternehmen und Verbände an die Kommission herangetreten sind und dabei die Ansicht vertraten, dass jedenfalls in Konzernen ein zentralisiertes Hinweisgebersystem effektiver zum Hinweisgeberschutz beiträgt. Durch Bündelung der Ressourcen und eine höhere Qualifikation der mit dem Hinweis befassten Mitarbeiter/innen könne der Hinweis besser bearbeitet und die Vertraulichkeit besser gewährt werden. Zudem entspreche dies dem bereits vorherrschenden Standard von Hinweisgebersystemen in Konzernen.

Dieser Auslegung hat die Kommission eine Absage erteilt. In den Stellungnahmen vom 2. Juni 2021 und 29. Juni 2021 machte sie deutlich, dass jede rechtliche Einheit ab 50 Mitarbeitern verpflichtet ist, ein eigenes Hinweisgebersystem zu betreiben – unabhängig davon, ob diese Einheit Teil eines Konzerns ist oder nicht. Die Erleichterungen, Ressourcen für die Hinweisentgegennahme und Aufarbeitung zu teilen, gelten hierbei ausschließlich für Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitern. Die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Hinweisen trägt aber auch in diesem Fall jedes Unternehmen selbst. Zwar sind gruppenweite Hinweisgebersysteme weiterhin zulässig – es soll aber die freie Entscheidung der Hinweis gebenden Person sein, ob er/sie sich lieber an das Hinweisgebersystem auf Gruppenebene oder auf Ebene der Tochtergesellschaft wenden möchte. Sollte der Hinweis, der bei dem Tochterunternehmen eingegangen ist, Anhaltspunkte für strukturelle Rechtsverstöße enthalten, die auf Gruppenebene behandelt werden müssen, ist eine Weitergabe an eine übergeordnete Einheit möglich, soweit die Hinweis gebende Person zustimmt. Es ist unabhängig von der Größe der rechtlichen Einheit möglich, die Annahme der Hinweise sowie die Rückmeldung an die Hinweis gebende Person beispielsweise an einen externen Anwalt als Ombudsperson auszulagern – allerdings muss die Verantwortung über die Bearbeitung des Hinweises stets innerhalb der rechtlichen Einheit verbleiben. 

Es bleibt abzuwarten, ob die Diskussion um zentralisierte Hinweisgebersysteme damit beendet ist – gegen die Ansicht der Kommission wurden bereits von einigen Mitgliedsstaaten Bedenken angemeldet. Wie sich der deutsche Gesetzgeber zu diesem Thema positioniert, ist derzeit nicht ersichtlich.