Digitalisierung des Controllings im SPNV

Ausgangssituation

Ein öffentlicher Aufgabenträger im Schienenpersonennahverkehr (SPNV) stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl heterogener Datenquellen zusammenzuführen. Dazu zählten unter anderem:

Betriebskosten
Streckennetz- und Vertragsstrukturen
Vertriebs- und Erlösdaten
Mengengerüste und Leistungsdaten
Pönalen und Qualitätskennzahlen
Forecasts und Planungsdaten

Viele der bestehenden Prozesse waren historisch gewachsen und basierten auf Excel-Insellösungen, manuellen Prüfungen sowie mehrfachen Datendurchläufen. Ziel war es, eine zentrale, integrierte und automatisierte Qlik-Lösung zu etablieren, die Wirtschaftsplanung, Forecasting, Reporting, Meldewesen, Erlöse und Leistungsdaten in einem System vereint.

Die Lösung: Ganzheitliches Controlling-Tool auf Qlik-Basis

1. Aufbau eines umfassenden Datenmodells

Im Projekt wurden sämtliche relevanten Datenquellen systematisch erhoben, strukturiert und in ein einheitliches Qlik-Datenmodell überführt. Die Projektumsetzung umfasste unter anderem:

Einbindung standardisierter Leistungs- und Abrechnungsdaten
Integration von Tarif- und Ticketschlüsseltabellen inklusive Mapping-Logiken
Anbindung von Daten aus unterschiedlichen Fachbereichen wie SPNV-Planung, Qualität und Sicherheit, Erlösmanagement und Vergabeverfahren

Das Datenmodell wurde schrittweise weiterentwickelt, um sowohl Mengengerüste als auch Abrechnungs-, Buchungs- und Vertragslogiken konsistent abzubilden.

2. Wirtschaftsplanung & Forecast systemgestützt und durchgängig

Mit einer strukturierten Anwenderdokumentation für Wirtschaftsplanung und Forecast wurde ein durchgängiger Planungsprozess etabliert:

Module für die Wirtschaftsplanung (z. B. Kostenblöcke, Szenarien, Indexierungen)
Forecast-Module inklusive automatisierter Plan-Ist-Abweichungsanalysen
Systemgestützte Berechnung zentraler Kennzahlen sowie Versionierung und Planverwaltung

Damit wurde eine zentrale Anforderung erfüllt: Planung und Forecasting in einem System zusammenzuführen und sowohl erfassbar als auch auswertbar bereitzustellen.

3. Transparenz über Leistungs- und Vertriebsdaten

Die Qlik-Dashboards bilden heute unter anderem ab:

Ticketverkäufe und Erlösentwicklungen
Einnahmenaufteilungen
Pönalen und Qualitätskennzahlen
Fahrplanauswertungen und gefahrene Kilometer
Mehr- und Minderleistungen je Verkehrsvertrag

Dies schafft eine belastbare Grundlage für Transparenz über operative Leistungen, finanzielle Strukturen und verkehrliche Wirkungen.

4. Automatisiertes Meldewesen & standardisierte Datenexporte

Die zuvor manuelle Erstellung und Bereitstellung von Meldeformularen wurde vollständig automatisiert:

ETL-Routinen zur Verarbeitung und Validierung von Rohdaten
Automatisierte Generierung von Meldeformularen und Auswertungen
Anbindung externer Schnittstellen und Austauschformate

Die Automatisierung steigert die Datenqualität, reduziert manuelle Aufwände erheblich und beschleunigt das Reporting.

5. Fördermittel strategisch kalkulierbar machen

Durch die integrierte Verknüpfung von:

Plan- und Forecastdaten,
Ist-Leistungskennzahlen,
Betriebskosten,
Vertriebs- und Erlösdaten,
Vertraglichen und regulatorischen Rahmenbedingungen

können zukünftige Fördermittel erstmals fundiert, transparent und datengetrieben geplant und prognostiziert werden.

Die breite Nutzung des Tools in unterschiedlichen Fachbereichen – von Investitionsförderung bis Finanzcontrolling – unterstreicht den strategischen Mehrwert.

Ergebnis: Ein strategisches Steuerungssystem für einen SPNV-Aufgabenträger

Zentrale, konsolidierte Datenbasis
Alle relevanten Leistungs-, Erlös-, Kosten- und Qualitätsdaten in einem System.
Durchgängige Planung & Forecasting
Wirtschaftspläne und Prognosen sind schnell erstellbar, anpassbar und nachvollziehbar dokumentiert.
Hohe Datenqualität & Automatisierung
Automatisierte ETL-Prozesse, Berechnungslogiken und Meldeformulare reduzieren manuelle Arbeitsschritte deutlich.
Management-Dashboards & KPIs
Echtzeit-Transparenz für Geschäftsführung und Fachbereiche.
Fundierte Prognose künftiger Fördermittel
Ökonomische, leistungs- und vertriebsbezogene Effekte werden erstmals in einem integrierten Steuerungsmodell sichtbar.

Fazit

Das Qlik-basierte Controlling-Tool hat den SPNV-Aufgabenträger von einer fragmentierten Datenlandschaft zu einem vollintegrierten Steuerungssystem geführt. Mit automatisierten Prozessen, klar strukturierten Dashboards sowie verlässlichen Planungs- und Forecasting-Funktionen können SPNV-Leistungen, Vertriebsergebnisse und Fördermittel gemeinsam analysiert, gesteuert und strategisch weiterentwickelt werden.

Erfolgsfaktor Technologieoffenheit

Der dargestellte Lösungsansatz ist bewusst technologieoffen konzipiert. Auch wenn das Projekt auf einer Qlik-basierten Architektur umgesetzt wurde, ist das methodische und fachliche Vorgehen unabhängig vom eingesetzten BI-Werkzeug. Die beschriebenen Konzepte – integrierte Datenmodelle, automatisierte ETL-Strecken, durchgängige Planungs- und Forecastprozesse sowie managementtaugliche Steuerungskennzahlen – lassen sich ebenso mit Microsoft Power BI, anderen führenden BI-Plattformen oder hybriden Architekturen realisieren.

Entscheidend ist nicht das Tool, sondern das Zusammenspiel aus fachlichem SPNV-Know-how, abgestimmter Datenarchitektur und praxiserprobten Steuerungslogiken. Projekte werden von uns flexibel an bestehende IT-Strategien, Systemlandschaften und Präferenzen der Auftraggeber angepasst.