E-Rechnung: zweites BMF-Schreiben sorgt für mehr Klarheit

Schon seit 01.01.2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellung von E-Rechnungen wird zudem ab 01.01.2027 (bzw. bei Unternehmern < 800.000 Jahresumsatz ab 01.01.2028) im B2B-Bereich verpflichtend. Worauf ist beim Aufsetzen der Prozesse zu achten? Zum einjährigen Jubiläum des ersten BMF-Schreibens zur Einführung der E-Rechnung hat die Finanzverwaltung am 15.10.2025 ein weiteres, in der Praxis sehr relevantes BMF-Schreiben veröffentlicht. Es passt das Schreiben vom 15.10.2024 an und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). 

Wir geben Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Neuerungen – beginnend mit der zentralen Änderung: den Validierungs- und Prüfungspflichten.

Validierungs- und Prüfungspflichten: Die drei Fehlerklassen im Überblick

Um die Ordnungsmäßigkeit von E-Rechnungen zu sichern und den Vorsteuerabzug zu gewährleisten, gelten für Empfänger Prüfpflichten. Absender sollten ihre Rechnungen vorher validieren, um Rückweisungen zu vermeiden.

Das BMF-Schreiben unterscheidet dabei drei Fehlerklassen:

• Formatfehler: Verstoß gegen die Syntax der Norm EN 16931 (UBL/CII) bzw. bei frei vereinbarten Formaten gegen die Vollständigkeit der Extraktion, daraus folgt: keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung (Pflicht der E-Rechnung wäre dann nicht erfüllt).  
• Geschäftsregelfehler: („Business Rules“): Verstoß gegen Prüf- und Plausibilitätsregeln der EN 16931, z. B. fehlende Buyer Reference (BT-10)” bei XRechnung oder widersprüchliche Beträge. Umsatzsteuerrechtliche Relevanz nur, wenn Pflichtangaben betroffen sind.
• Inhaltsfehler: Fehler in umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (z. B. Steuersatz, Leistungsbeschreibung/-datum), auch trotz technisch „grüner“ Validierung. 

Dreistufiger Praxis-Prozess:

1. Formatprüfung: Syntaxprüfung per Validierungssoftware,
2. Geschäftsregelprüfung nach EN 16931 (kritische versus nicht umsatzsteuerlich relevante Findings), 
3. Inhaltsprüfung der Pflichtangaben (umsatzsteuerliche Rechnungsprüfung bleibt nötig). 
   Tipp: Validierungsberichte aufbewahren. Bei Einhaltung der Sorgfalt kann auf das technische Ergebnis vertraut werden, die inhaltliche Prüfung ersetzt es jedoch nicht.

Bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern bei der Geschäftsregelprüfung bzw. bei der Inhaltsprüfung berechtigt die Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Die Zurückweisung und Anforderung einer Berichtigung wird empfohlen. Berichtigungen sind durch den Leistungserbringer ebenfalls als E-Rechnungen zu erstellen.

Weitere Änderungen bzw. Klarstellungen des BMF-Schreibens zur E-Rechnung

Neben der Validierungspflicht, die die wichtigste Neuerung darstellt, enthält das BMF-Schreiben sechs weitere praxisrelevante Änderungen. Zusammen mit der Validierungsregel bilden diese Punkte die 7 zentralen Änderungen, die Unternehmen beachten müssen.

1) Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil (XML) stehen

Alle Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG (z. B. Leistungsdatum/-zeitraum, Steuersatz, Entgelt, USt-Betrag, Leistungsbeschreibung) müssen maschinell im XML enthalten sein. Anhänge/Verweise/Links (PDF, Lieferschein, Web-Link) ersetzen die Pflichtfelder nicht.

2) Hybridformate: Strukturierter Teil führt

Bei hybriden Rechnungen (z. B. PDF + XML) ist der strukturierte Teil führend. Weichen Inhalte im Bild/PDF ab, kann das als zusätzliche (sonstige) Rechnung gelten – mit möglichem § 14c-Risiko. Vorsteuer ist grundsätzlich aus dem strukturierten Teil zu ziehen.
Tipp: Ausgabe so konfigurieren, dass PDF und XML inhaltlich identisch sind.

3) Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer, Fahrausweise

Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 € Gesamtbetrag), Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise dürfen weiterhin als Papier oder in anderen e-Formaten (mit Zustimmung) ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist ohne Zustimmung zulässig. Maßgeblich ist bei der 250-€-Grenze der Gesamtbetrag der Rechnung. Es ist in diesem Zusammenhang immer möglich unter den sonstigen Bestimmungen E-Rechnungen zu fakturieren.

4) Gutschriften und § 17 UStG: Wann eine Berichtigung nötig ist?

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften. Minderungen der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) (z. B. Skonto/Bonus) erfordern keine Rechnungsberichtigung. Leistungsänderungen (z. B. geändertes Aufmaß/Umfang) verlangen dagegen eine Berichtigung mit eindeutigem Bezug auf die Ursprungrechnung (ggf. per Gutschrift).

5) Dauerrechnungen: Einmalige E-Rechnung und Änderungsfälle

Bei wiederkehrenden Leistungen (Miete, Wartung etc.) genügt eine Erst-E-Rechnung. Änderungen (Menge/Preis/Zeitraum) sind per neuer E-Rechnung abzubilden. Das Leistungsdatum/-zeitraum muss als Feld im XML stehen (kein Text-Workaround).

6) Aufbewahrung (USt.-Zwecke) & GoBD: Strukturierter Teil ist entscheidend

Für USt.-Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren. Eine Ablage außerhalb eines GoBD-Systems ist hierfür nicht per se schädlich. Aber: Für andere Zwecke (AO/GoBD) gelten weiterhin die GoBD-Vorgaben (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Verfahrensdoku).

Ausblick und Unterstützung

Der Empfang der E-Rechnung ist für Unternehmer bereits Pflicht. Optimieren Sie deshalb jetzt Ihre Eingangs- und Prüfprozesse. Für die Ausstellung verbleiben den meisten größeren Unternehmen nur noch 14 Monate. 

Wir unterstützen Sie bei Prozess-Checks, technischer Implementierung (Validator/EN 16931, ERP-Feldmapping, Hybrid-Output) und Governance (Dauerrechnung, § 17 UStG versus Leistungsänderung).   

Sie haben Fragen zur Implementierung der E-Rechnung? Sprechen Sie uns an.