BMF konkretisiert E-Rechnungspflicht für 2025

Die ab dem 01.01.2025 geltenden Vorschriften zur verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Geschäfte bleiben hochaktuell. Während viele Steuerpflichtige an der technischen und prozessualen Umsetzung arbeiten, hat die Finanzverwaltung am 25.06.2025 den Entwurf eines weiteren BMF-Schreibens veröffentlicht.  

Dieses konkretisiert die Vorgaben zur E-Rechnung, ergänzt das Schreiben vom 15.10.2024 und nimmt Änderungen im Umsatzsteueranwendungserlass vor.  

Im Folgenden werden die wichtigsten Neuerungen erläutert. 

Bedeutung der Einhaltung technischer Formatvorgaben bei der E-Rechnung 

Auffälligster Punkt unter den geplanten Anpassungen ist der Fokus der Finanzverwaltung auf die Einhaltung der technischen E-Rechnungs-Standards. Es wird deutlich, dass Steuerpflichtige bei der Implementierung besonders darauf achten müssen, dass die Formatvorgaben, die der europäische Standard EN 16931 bzw. die nationalen Ausgestaltungen XRechnung und ZUGFeRD vorgeben, eingehalten werden.  

Erfüllt eine E-Rechnung nicht die geltenden Formatvorgaben, wird sie als „sonstige Rechnung“ eingestuft. Dies gilt laut dem Vorschlag der Finanzverwaltung unabhängig davon, um welche Art des Formatfehlers es sich handelt, wobei besonders sogenannte „kritische Fehler“ (Critical Errors) relevant sind.  

Kritische Fehler liegen vor, wenn das elektronische Dokument den Geschäftsregeln der EN 16913 nicht entspricht oder die vorgegebene XML-Struktur fehlerhaft ist. Diese Fehler können auch nicht durch eine dem elektronischen Dokument beiliegende unstrukturierte Anlage geheilt werden. Zur Sicherstellung, dass den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprochen wird, verweist die Finanzverwaltung in diesem Zusammenhang auf die Nutzung geeigneter Validierungsanwendungen. 

Der Rechnungsaussteller würde daher mit der Ausstellung eines elektronischen Dokuments, das gegen die Formatvorgaben verstößt, ab dem Jahr 2027 (bzw. in Ausnahmefällen ab dem Jahr 2028) seiner Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen.  

Folgen für den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger 

Für den Rechnungsempfänger erhöhen sich ab diesem Zeitpunkt die Risiken. Wenn eine E-Rechnungspflicht besteht, aber nur eine sonstige Rechnung (z.B. fehlerhafte E-Rechnung oder PDF-Rechnung) ausgestellt wird, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. 

Ausnahmen können über objektive Nachweise gesichert werden, etwa durch Angaben in einer erhaltenen sonstigen Rechnung. Um dies sicherzustellen, sollte bei der Rechnungseingangsprüfung eine technische Validierung der E-Rechnungen fester Bestandteil des Prozesses sein. 

Bis zum Ablauf der Übergangsregelungen für die verpflichtende E-Rechnung (Ende 2026 für Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 EUR und Ende 2027 für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR) werden fehlerhafte elektronische Dokumente noch als sonstige Rechnungen akzeptiert. Der Vorsteuerabzug ist somit unter Beachtung der allgemeinen Vorgaben (insbesondere der Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG) auch aus diesen Dokumenten grundsätzlich möglich.  

E-Rechnung muss als einheitliches Dokument vorliegen 

Bisher konnte eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten bestehen, die zusammen die Rechnungsangaben ergeben. Dies soll jetzt nur noch für „sonstige Rechnungen“ gelten, nicht für die E-Rechnung.  

Somit müssen alle erforderlichen Rechnungsinformationen gem. § 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Dies betrifft insbesondere die bekannten Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 UStG (Details zum Leistungserbringer und -empfänger, Netto- und Umsatzsteuerbetrag, etc.). Ausnahmen gelten nur für ergänzende Informationen zur Leistungsbeschreibung, die in einen Anhang verlagert werden können.  

Leistungsdatum und korrekte Rechnungsangaben  

Die bisher häufig verwendete Angabe „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ reicht bei E-Rechnungen nicht aus. Das Leistungsdatum ist eine feste Pflichtangabe, die angegeben werden muss.  

Die Finanzverwaltung weist außerdem darauf hin, dass bei Abrechnung im umsatzsteuerlichen Gutschrift-Verfahren (Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger) klar ein entsprechender „Rechnungstyp“ in der E-Rechnung gewählt werden muss. Damit gehören Missverständnisse, ob es sich um eine kaufmännische Gutschrift (z. B. Bonusgutschrift, Storno, etc.), der Vergangenheit an.  

Es ist daher besonders auf die Vollständigkeit der Rechnung und die Präzisierung der Rechnungsangaben zu achten. Bei der Implementierung sollten Steuerpflichtige sicherstellen, dass die erforderlichen Felder vollständig und korrekt befüllt werden. Der nachträgliche Argumentationsspielraum bei falscher Beurteilung von Rechnungen schrumpft.  

Zustimmung des Empfängers bei E-Rechnungen vs. "sonstigen Rechnungen“ 

Der Entwurf des BMF-Schreibens klärt außerdem, dass bei einer bestehenden Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich ist. 

Dies betrifft ebenso Rechnungen über Kleinbeträge, Fahrausweise als Rechnungen oder Rechnungen von Kleinunternehmern, für die nach Ablauf der Übergangsfristen ab 2027 bzw. 2028 keine Pflicht, aber eine Möglichkeit zur E-Rechnung besteht.  

Empfänger dürfen in diesen Fällen eine E-Rechnung nicht ablehnen und haben kein Recht auf Ausstellung einer alternativen „sonstigen Rechnung“.  

Bei herkömmlichen PDF-Rechnungen bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Diese kann jedoch auch stillschweigend erfolgen, etwa durch Zahlung oder über Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). 

Widerspricht ein Empfänger einer PDF-Rechnung aktiv, bleibt dem Aussteller während der Übergangsfrist nur die Möglichkeit, eine E-Rechnung zu erstellen oder die Rechnung auf Papier auszustellen. 

Validierung als Schlüssel zur Rechtssicherheit  

Das neue BMF-Schreiben unterstreicht, dass eine umfassende Validierung von E-Rechnungen entscheidend für Rechtsicherheit und stabile Rechnungsprozesse ist.  

• Unternehmen müssen sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen vollständig und formal korrekt sind, da nur dann der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird.  
• Ausgangsseitig steht der Rechnungsaussteller vor der Pflicht zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung, wobei fehlerhafte E-Rechnungen die Zahlung durch den Kunden und damit den eigenen Cashflow gefährden können. 

Eine valide E-Rechnung erfordert:  

• Technische Prüfung von Aus- und Eingangsrechnungen auf Einhaltung der XML-Schema und Schematron-Regeln gemäß EN 16931 bzw. den nationalen CIUS (z. B. XRechnung).  
• Formelle Prüfung, um sicherzustellen, dass Pflichtangaben wie Leistungsdatum korrekt sind und die Leistungsbeschreibung ausreichend konkret ist. 

Daher gilt: Nur wer ein- und ausgangsseitig sowohl die technische Validität als auch die inhaltliche Vollständigkeit prüft, kann sich nachhaltig gegen steuerliche Risiken und Zahlungsausfälle absichern. Diese Prüfungsmechanismen müssen integraler Bestandteil jedes Eingangs- und Ausgangsprozesses für E-Rechnungen sein. 

Ausblick 

Das finale BMF-Schreiben zur Sache soll nach Stellungnahme durch die Verbände in Q4 2025 veröffentlicht werden. Unternehmen sind jedoch gut beraten, bereits jetzt die Umsetzung anzugehen und vor allem entsprechend Validierungsprozesse zu etablieren. 

Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung bestehender Prozesse, Begleitung der prozessualen und technischen Implementierung oder Beratung zur Nutzung bestimmter Anwendungen.   

Können wir Sie bei der Implementierung der E-Rechnung unterstützen? Treten Sie gerne mit uns in Kontakt.