Compliance-Kultur im Reisemanagement durch effektiven Einsatz von SAP-Concur-Lösungen

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  Consulting

Wie ein möglicher Fahrplan zum intelligenten Unternehmen aussehen könnte, haben wir im ersten Beitrag unserer Serie „Reisemanagement mit SAP Concur“ veranschaulicht. Die damit einhergehende Einhaltung der Compliance im Reisemanagement stellt viele Unternehmen erfahrungsgemäß vor große Herausforderungen. Mit angemessenen Kontrollen und Prüfungsregeln behalten Unternehmen die rechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Vorgaben jederzeit im Griff und vereinfachen den Mitarbeitenden die Einhaltung der Richtlinien.

Regulatorische Vorgaben: immer wieder Gegenstand von Betriebsprüfungen

Bereits zu Beginn des Reisemanagementprozesses ist mit einer aussagekräftigen Reiserichtlinie für die Klarheit der Abläufe und Vorgaben zu sorgen. Sonst ist die Gefahr hoch, dass die Reisebuchung sowie alle Folgeprozesse ineffizient ablaufen und zudem unnötige und hohe Reiseausgaben entstehen. Auch offensichtliches und bewusstes Fehlverhalten im Umgang mit Reisekosten ist bei fehlenden Vorgaben schwierig zu verhindern und zu ahnden.

Regulatorische Vorgaben im Zusammenhang mit dem Reisemanagement sind immer häufiger Gegenstand von Betriebsprüfungen. Die damit verbundenen und zum Teil komplexen (steuer-)rechtlichen Regelungen sind daher sorgsam einzuhalten. Aus diesem Grund muss im Unternehmen Transparenz darüber herrschen, in welchem Umfang beispielsweise steuerlich relevante Erstattungen und / oder zu versteuernde geldwerte Vorteile einzelnen Mitarbeitern gewährt wurden. Zusätzlich bestehen zwingend zu befolgende Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten: so etwa zur Einhaltung der 3-Monatsregel oder im Fall von gewährten Mahlzeiten, die im Lohn- und Gehaltskonto des jeweiligen Mitarbeiters erfasst und ausgewiesen werden müssen.

Unternehmensaufwendungen: abzugsfähig, ja oder nein?

Neben den oben genannten Vorgaben bestehen weitere Regelungen, die die Verbuchung und Abzugsfähigkeit, der mit den Reisen verbundenen Unternehmensaufwendungen, festlegen: So sind beispielsweise nicht alle Aufwendungen voll abzugsfähig (z. B. Zuwendungen an Geschäftspartner ab 35 Euro pro Jahr) und erlauben damit nur zum Teil einen Vorsteuerabzug. Dabei ist darauf zu achten, dass die eingereichten Belege und Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Ist das nicht der Fall, so kann dies den Vorsteuerabzug gefährden – die Folge: unmittelbare finanzielle Nachteile für das Unternehmen. Aus Effizienzgründen ist darüber hinaus eine Umstellung auf die ausschließliche Nutzung digitaler Belege in jedem Fall anzustreben. Diese sind allerdings aus GoBD-Sicht nur dann konform, wenn alle erforderlichen organisatorischen und technischen Anforderungen erfüllt sind und eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorliegt.

SAP Concur: Technologie vertrauen, um Compliance abzudecken

Die oben dargestellten Beispiele stellen dabei nur einen Teil der zu berücksichtigenden Anforderungen dar und erweitern sich entsprechend, sobald beispielsweise Anforderungen mehrerer Länder erfüllt werden müssen. Genau für diese Herausforderungen bietet sich die Nutzung einer durchgängig digitalen Lösung wie SAP Concur an: Diese beinhaltet bereits alle Strukturen und Funktionen, um sowohl externe als auch interne Anforderungen abzudecken und verbindet Reisemanagement-Prozesse zudem mit einer effizienten und nutzerfreundlichen Bedienung. Zeitgleich werden Mitarbeitende von zeitaufwändigen Verwaltungsarbeiten entlastet. Ein weiterer Vorteil: Durch stetige Weiterentwicklung der Lösungen profitieren die Kunden von einer passgenauen Abbildung veränderter regulatorischer Anforderungen und sind, basierend auf sich fortentwickelnden Technologien, immer auf dem aktuellsten Stand. Dabei arbeiten die SAP-Concur-Produkte in allen Bereichen im Rahmen einer End-to-End-Lösung, um Geschäftsreisekosten durch die Integration von Prozessen und die Einbettung intelligenter Funktionen in Ihrem gesamten Unternehmen im Griff zu behalten.

Unsere Expertise für einen idealen Einstieg in das Thema Digitalisierung

Durch unser Know-how und die langjährige Expertise in der erfolgreichen Umsetzung nationaler und internationaler Reisemanagementprojekte sind wir in der Lage, für die Erfüllung aller regulatorischen und steuerlichen Anforderungen zu sorgen. Gleichzeitig unterstützen wir unsere Kunden bei der Schaffung effizienter Prozesse. Als offizieller SAP-Concur-Implementierungspartner sind wir zudem Experten in der vollumfänglichen technischen Einführung von SAP-Concur-Lösungen innerhalb weniger Wochen.

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