Mitteilungspflichten nach § 138 AO – was bei Betriebsprüfungen zunehmend auffällt

Mitteilungspflichten nach § 138 der Abgabenordnung (AO) betreffen insbesondere ausländische Betriebe und Betriebstätten sowie grenzüberschreitende Beteiligungen, die von inländischen Personen und Unternehmen begründet werden.

In der unternehmerischen Praxis wird dieser Bereich häufig unterschätzt oder teils gar nicht beachtet – obwohl die rechtlichen Anforderungen seit Jahren bestehen. In steuerlichen Außenprüfungen rücken entsprechende Sachverhalte mittlerweile aber immer stärker in den Fokus.

Was geregelt ist: Inhalte und Anwendungsbereich

§ 138 AO enthält mehrere Mitteilungspflichten – sowohl mit nationalem als auch mit internationalem Bezug. Im Kern geht es insbesondere bei Auslandssachverhalten um Transparenz über Aktivitäten und Beteiligungen mit möglicher steuerlicher Relevanz. Besonders relevant sind dabei:

• § 138 Abs. 1 AO: Eröffnung eines inländischen gewerblichen Betriebs bzw. einer Betriebsstätte
• § 138 Abs. 2 Nr. 1 - 3 AO: Gründung, Erwerb oder Aufgabe von Betrieben bzw. Betriebsstätten im Ausland oder Beteiligungen an ausländischen Gesellschaften 

Diese Pflichten gelten unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Maßgeblich ist der Vorgang selbst – z. B. die Begründung einer Betriebstätte bzw. der Erwerb einer Beteiligung mit Auslandsbezug.

Meldepflichtige Sachverhalte nach § 138 Abs. 2 AO – häufige Konstellationen

Bei Auslandssachverhalten sind folgende Vorgänge meldepflichtig:

• Gründung oder Erwerb ausländischer Betriebe oder Betriebstätten (§ 138 Abs. 2 Nr. 1 AO)
• Erwerb, Aufgabe oder Veränderung einer Beteiligung an einer ausländischen Personengesellschaft (§ 138 Abs. 2 Nr. 2 AO)
• Erwerb oder Veräußerung von Beteiligungen an ausländischen Gesellschaften ab 10 % Beteiligungshöhe oder 150.000 EUR Anschaffungskosten (§ 138 Abs. 2 Nr. 3 AO)
• Erstmalige Möglichkeit zur Ausübung eines unmittelbaren oder mittelbaren beherrschenden oder bestimmenden Einflusses auf eine Drittstaat-Gesellschaft (§ 138 Abs. 2 Nr. 4 AO)

Diese Sachverhalte treten häufig im Rahmen von Expansionsprojekten, gruppeninternen Umstrukturierungen oder bei Private-Equity-Beteiligungen auf – und werden mitunter nicht als meldepflichtig eingeordnet.

Fristen, Formulare und Verfahren

Die Mitteilung nach § 138 Abs.2 AO hat grundsätzlich zusammen mit der Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- oder Feststellungserklärung für den Besteuerungszeitraum, in dem der mitzuteilende Sachverhalt verwirklicht wurde, zu erfolgen. Spätestens muss die Mitteilung jedoch bis zum Ablauf von 14 Monaten nach Ablauf des betroffenen Besteuerungszeitraums erstattet werden (§ 138 Abs. 5 S. 1 AO).

Die Abgabe erfolgt über ein standardisiertes Verfahren:

• Die Meldung erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal oder schriftlich beim zuständigen Finanzamt
• Einzelne Angaben sind auch in der Steuererklärung zu machen – diese ersetzen jedoch nicht die formelle Mitteilung

Fehlende Meldungen – worauf zunehmend geachtet wird

In der Praxis kommt es regelmäßig zu Unterlassungen, etwa weil die Vorgänge nicht als mitteilungspflichtig erkannt oder formale Abläufe nicht geklärt wurden. Häufige Ursachen:

• Beteiligungen unterhalb von 25 % werden fälschlich als nicht mitteilungspflichtig eingestuft – obwohl die Schwelle bereits bei 10 % liegt
• Betriebsstätten im Ausland werden als „nicht aktiv“ eingestuft und daher nicht gemeldet
• Es wird davon ausgegangen, dass eine Eintragung in der Steuererklärung ausreicht – was regelmäßig nicht der Fall ist

Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird inzwischen gezielt nach Meldungen gemäß § 138 Abs. 2 AO gefragt – insbesondere, wenn Anhaltspunkte für internationale Verflechtungen bestehen. Die Finanzverwaltung kann Nachweise anfordern, Sachverhalte aufgreifen und bei Bedarf zur Nachmeldung auffordern.

Rechtsfolgen bei Versäumnissen – sachlich einzuordnen

Wird eine Mitteilungspflicht nach § 138 Abs. 2 AO nicht erfüllt, kann dies als Ordnungswidrigkeit im Sinne von § 379 AO gewertet werden. In diesem Fall kann ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR festgesetzt werden. In der Regel erfolgt bei erstmaligen Feststellungen zunächst eine Aufforderung zur Nachmeldung – vor allem dann, wenn der Verstoß nicht systematisch oder vorsätzlich erfolgte.

Die rechtliche Einordnung hängt stets vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, ob der Sachverhalt steuerlich relevant ist, ob er nachvollziehbar dokumentiert wurde – und ob er ggf. bei anderen Stellen (z. B. im Rahmen der Steuererklärung oder in der E-Bilanz) bereits offengelegt wurde.

Empfehlungen für die Praxis

Zur Einhaltung der Meldepflicht empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz:

• Einrichtung interner Prüfroutinen anhand standardisierter Fragebögen, etwa bei Beteiligungserwerben, Gesellschaftsgründungen oder der Aufnahme von Auslandstätigkeiten und daraus resultierender Begründung ausländischer Betriebstätten
• Abstimmung zwischen Accounting, steuerlicher Beratung und ggf. Rechtsabteilung
• Zentrale Dokumentation der Auslandstätigkeiten und grenzüberschreitenden Beteiligungen
• Regelmäßige Überprüfung bestehender Strukturen – insbesondere bei wachsenden Gruppen, neuen Investoren oder Auslandsbezug
• Besonders in mittelständisch geprägten Unternehmen ohne eigene Steuerabteilung wird die Meldepflicht nach § 138 Abs. 2 AO oft nicht systematisch überwacht. Umso wichtiger ist eine klare interne Regelung, wie relevante Vorgänge erkannt, eingeordnet und fristgerecht mitgeteilt werden.

Die Mitteilungspflichten nach § 138 Abs. 2 AO sind in der Praxis gut beherrschbar – sie erfordern jedoch Aufmerksamkeit und verlässliche Prozesse.