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Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hatte im November 2022 festgestellt, dass die für den Einsatz von „Microsoft 365“ vorgesehene Standard-Auftragsverarbeitungsvereinbarung (im Folgenden: DPA) von Microsoft nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Nun haben mehrere Datenschutzaufsichtsbehörden gemeinsam eine Handreichung für die Verantwortlichen erstellt, damit diese eine Anpassung des Auftragsverarbeitungsvertrages mittels Zusatzvereinbarungen erzielen und so einen datenschutzkonformen Einsatz gewährleisten können.
In der Handreichung wird dem Verantwortlichen insbesondere Folgendes aufgegeben:
Ferner gibt die Handreichung dem Verantwortlichen auf, Microsoft 365 auf eigenen IT-Strukturen zu betreiben, um eine Übermittlung personenbezogener Daten an Microsoft zu eigenen Zwecken zu unterbinden. Es wird ferner empfohlen, pseudonyme Mailadressen/Accounts zu verwenden und die Nutzung privater Microsoft-Accounts zu verbieten.
Fazit
Die Handreichung weist einige Schwachstellen auf. Insbesondere erscheinen die Hinweise, pseudonyme Mailadressen zu verwenden oder die Nutzung privater Microsoft-Accounts zu verbieten, kaum praxistauglich. Außerdem bleibt abzuwarten, ob Microsoft überhaupt tatsächlich bereit ist, Zusatzverträge mit den einzelnen Unternehmen auszuhandeln und abzuschließen. Zwar ist diese Handreichung für die Unternehmen rechtlich nicht bindend, da die Datenschutzkonferenz keine Rechtssetzungskompetenz hat.
In jedem Fall ist beim Einsatz von MS 365 eine Datenschutzfolgenabschätzung empfehlenswert. Wir können Sie ferner dabei unterstützen, MS 365 möglichst datenschutzkonform zu betreiben, indem die unnötige Übertragung von Daten an Microsoft reduziert wird.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier ››
Dr. Christian Engelhardt, LL.M.
Partner
Rechtsanwalt
Caroline Knoche
Manager
Rechtsanwältin
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