In allen Branchen stehen Entscheider vor einer Vielzahl neuer, digitaler Möglichkeiten. Mobile Business, Social Media, Big Data, Business Analytics und Interaktion in Echtzeit bestimmen unseren Alltag. Startups und Hightech-Schwergewichte haben scheinbar mühelos ihre agilen und innovativen Geschäftsmodelle an den neuen Möglichkeiten ausgerichtet. Doch inwieweit lassen sich diese Technologien auf weniger flexible, traditionell geprägte Geschäftsmodelle übertragen? Es stellt sich die Frage, ob und in welchem Ausmaß ein Mehrwert aus der weiteren Digitalisierung gezogen werden kann? 

Unternehmen haben oftmals, trotz hoher Investitionen in den IT-Bereich, nicht die gewünschten Erfolge erzielen können. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die organisatorische Rolle der IT im Unternehmen, Informationsverluste zwischen Fachbereich und IT sowie mangelhafte Steuerung von Inhalten und Risiken können beispielhaft genannt werden.

Es stellt sich im Kern die Frage nach der richtigen Einschätzung des digitalen Reifegrads sowie der konsequenten Ableitung von Investitionen und Maßnahmen hin zu einer neuen digitalen Ausbaustufe.

Digitale Transformation bedeutet für Baker Tilly, die Fähigkeiten Ihres Unternehmens mit Blick auf die digitale Welt schrittweise zu erneuern bzw. zu erweitern. In einem erprobten Ansatz helfen wir Ihnen, Chancen zu erkennen, Risiken zu managen und unterstützen Sie beim Weg in die digitale Welt von morgen.

 

Daten: der Wegbegleiter für Wertschöpfung

Unternehmen haben in den letzten Jahren vielfältige Initiativen zur Nutzung von Daten gestartet. Teilweise mit bemerkenswerten Erfolgen und neuen Möglichkeiten zur Geschäftssteuerung und -entwicklung. Hierbei standen klassische BI-Anwendungen für Analyse, Planung, Reporting, Konsolidierung und Monitoring im Vordergrund. Sie haben die Gewinnung, Bündelung und Überwachung von Informationen für eine nachhaltige Unternehmenssteuerung im besonderen Fokus. 

Business Intelligence Landschaften verändern sich zunehmend durch Big Data, Advanced Analytics und andere technologische Neuerungen. Zudem ändern sich der tägliche Umgang mit Daten und die Anforderungen an die Werkzeuge zur Datenanalyse. Moderne Self-Service-BI-Lösungen sind einfach und intuitiv in der Anwendung und ermöglichen den Fachbereichen, direkt mit den Daten zu arbeiten. Unternehmen müssen ihre BI- und Datenstrategie anpassen.

Wir möchten Sie mit unserer Expertise unterstützen und halten für den nachhaltigen Erfolg von BI- und Analytics-Projekten ein stark business-orientiertes Vorgehensmodell für erforderlich.

Unser Ansatz stellt vier Bausteine in den  Vordergrund, die wir mit unseren Mandanten analysieren, sowie eine BI- und Analytics-Strategie und eine Roadmap daraufhin ausprägen.

  • Technologie- und Datenmanagement: Sind Plattform und Tools zukunftsfähig? Mit welcher Software können die fachlichen Anforderungen umgesetzt werden?
  • Informationsmanagement: Erfüllt das bestehende Berichtswesen die Anforderungen? In welchem Umfang soll Self-Service genutzt werden?
  • Governance und Richtlinien: Welcher Ordnungsrahmen besteht? Sind Rollen wie Data Owner und Steward etabliert?
  • Organisation, Führung, Kultur und Mitarbeiter: Wird die Datenstrategie von den Führungskräften getragen? Soll die Stelle eines   (Chief Data Officer) geschaffen werden?

Gemeinsam mit unseren Mandanten optimieren wir nicht nur die fachlichen Prozesse und Aktivitäten, in denen BI-Lösungen verwendet werden, sondern stellen auf der Grundlage der identifizierten Anforderungen auch die spätere Umsetzung sicher.

Ihre Ansprechpartner

Marion Regnery
Director, Prokurist

Petra Weichel
Senior Manager

Der Begriff „Digitalisierung“ ist derzeit in aller Munde. Häufig werden entsprechende Diskussionen aber nur sehr oberflächlich geführt und dann sehr pauschale Aussagen getroffen, wie „Wir sind zu spät.“ oder „Wir sind nicht schnell genug.“. Die konkreten inhaltlichen Ausgestaltungen sowie Implikationen auf unternehmerische Prozesse, insbesondere auch im Finanz- und Rechnungswesen, lassen hingegen so manche Diskussionen vermissen. 

Der Endverbraucher ist unlängst umgeben von der Digitalisierung. Smartphones und Tablets sind Gegenstände des alltäglichen Gebrauchs und kaum wegzudenken. Neue, effiziente Funktionen vereinfachen das Leben stetig und verkürzen signifikant die Zeit für mühselige Aufgaben. Doch was im privaten Umfeld als normal erachtet wird, wird auf Unternehmensebene teilweise noch wenig gelebt. Besonders in der Buchhaltung stapeln sich noch immer Berge von Papierrechnungen, die in langwierigen Abläufen abgearbeitet werden müssen. Der Übergang zu Scanning-Lösungen wurde zwar bereits teilweise vollzogen, eine vollständige Digitalisierung des Geschäftsprozesses ist jedoch immer noch die Ausnahme. Dies ist umso verwunderlicher, da entsprechende Projekte sich in der Regel sehr schnell amortisieren und bereits seit rund 5 Jahren keine umsatzsteuerrechtlichen Hindernisse mehr bestehen. 

Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden (vgl. auch das zugehörige BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung). Hierdurch ist die Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Invoicing) erheblich vereinfacht worden. Seitdem können u.a. auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Sowohl bei der Papierrechnung als auch bei elektronischen Rechnung müssen lediglich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Papierrechnung und elektronische Rechnung werden somit umsatzsteuerrechtlich seit dem 1. Juli 2011 gleich behandelt. 

Der mögliche prozessuale, bspw. kreditorische Ablauf lässt sich nun – vereinfacht dargestellt – wie folgt gestalten: Die Rechnung gelangt als digitale Datei in die Buchhaltung und wird automatisch im System validiert. Es folgen ein automatische Zuordnung zur Bestellung und zum Wareneingang und anschließend die Buchung. Manuelle Eingriffe sind lediglich zur Klärung von Problemen oder Rückfragen und ggf. zur finalen Freigabe notwendig. Abschließend erfolgt die automatisierte Zahlung. 

Das Format der elektronischen Rechnung unterscheidet sich bisweilen jedoch erheblich und variiert u.a. je Region und Branche des Unternehmens. Eine Kompatibilität ist selten gegeben, vielmehr führen die unterschiedlichen Normen, insbesondere auch im internationalen Kontext, zu Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, haben das Europäische Parlament und der Rat mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU beschlossen, dass die elektronische Rechnungsstellung (bei öffentlichen Aufträgen) ab 2018 nur noch über ein einheitliches Format erfolgen soll. 

Von deutscher Seite aus forciert das Forum für elektronische Rechnung die Entwicklung eines solchen einheitlichen Formats und hat mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) im Jahr 2014 eine entsprechende Lösung vorgestellt. Aktuell steigen die Nutzerzahlen und Softwarelösungen, die das Format unterstützen, kontinuierlich. Ein Standardvorgehen („one fits all“) zur Implementierung des elektronischen Rechnungsformats ist jedoch nicht ratsam und hängt vielmehr erheblich von den unternehmensspezifischen Parametern und Geschäftsprozessen ab. Eine Erhebung der systemseitigen, organisatorischen und prozessualen Strukturen ist daher unerlässlich, um Handlungsfelder und Umsetzungsaufwand zu identifizieren und zu quantifizieren. 

Baker Tilly berät seit Jahren Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen. Unser Expertenteam entwickelt dabei stets Lösungen, die individuell und passgenau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Eine umfassende Branchenexpertise und hohes Maß an gelebter Interdisziplinarität runden unseren Beratungsansatz ab. Für Fragen zu dem Thema E-Invoicing stehen Ihnen unsere Berater gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an! Wir freuen uns über den Dialog mit Ihnen.

Ihre Ansprechpartner

Thomas Klunk
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Partner

Die Prozessvielfalt in Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung nimmt stetig zu. Hinzu kommt, dass viele Prozesse digital verarbeitet und nicht transparent dargestellt werden können. Eine detaillierte Prozessbeschreibung ist daher oft nicht vorhanden und sehr aufwändig zu erstellen. Die richtigen wertschöpfenden und nachhaltigen Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren sowie umzusetzen, stellt die Verantwortlichen daher vor große Herausforderungen. 

Process Mining ist eine datengestützte Technik, mit der reale Prozesse im Unternehmen visualisiert, analysiert sowie optimiert werden können und eine Lösung für dieses Problem bietet. Die Prozessdaten werden dabei aus den bei Ihnen vorhandenen Systemen extrahiert, aufbereitet und in einem Process Mining Tool analysiert. Somit lassen sich zielgerichtet Optimierungspotentiale für die unterschiedlichsten Abläufe im Unternehmen oder der Verwaltung aufdecken und realisieren. 

Die Vorteile des Process Mining mit Baker Tilly im Überblick:

  • Kostenreduktion durch schnell verfügbare Ergebnisse und optimierte Prozesse 
  • Transparenzerhöhung durch Bereitstellung umfangreicher Prozessinformationen 
  • Tiefer und multidimensionaler Einblick in die Prozesse
  • Nachhaltigkeit durch kontinuierliches Prozess Monitoring
  • Schnelle Adaption der Methodik auf andere Prozesse
  • Instrument zur digitalen Transformation des Unternehmens / der Verwaltung

Unser Process Mining Beratungsansatz ist klar strukturiert und in vier auf sich aufbauende Phasen unterteilt. Wir unterstützen Sie bei der Verbesserung Ihrer Prozesse durch umfangreiche Expertise und den Einsatz des notwendigen Process Mining Tools. 

Im Bereich Process Mining arbeiten wir mit den internationalen Prozess- und IT-Experten von Lana Labs zusammen und setzen die Process-Mining-Software LANA ein, deren komplexer Machine-Learning-Algorithmus am Markt einzigartig ist.

lana laps

Ihre Ansprechpartner

RPA ist eine Softwarelösung, die Unternehmen und Organisationen bei der Erledigung diversen Aufgaben unterstützen kann. Ein entsprechender s.g. "Softwareroboter" ist vor allem ideal für sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben und Prozesse geeignet. Dazu wird der Roboter einmalig für seine Aufgaben "angelernt" und kann diese dann fortwährend erledigen. Dabei automatisiert RPA die Oberflächen Ihrer Unternehmensanwendungen und -systeme.

Die wichtigsten Gründe und Vorteile von RPA sind:

  • Kosteneinsparungen von bis zu 70 Prozent.
  • 100%-Qualität durch garantierte Fehlerfreiheit
  • 24/7 rund um die Uhr verfügbar
  • Effizienzsteigerungen von bis zu 75 Prozent
  • Ihr neuer digitaler Assistent ist nicht nur rund um die Uhr verfügbar, sondern arbeitet meist auch schneller als ein Mensch
  • Eine Implementierung ist in kurzer Zeit möglich und erste Ergebnisse sind bereits nach vier Wochen erzielbar
  • RPA ist unabhängig von Ihrer Branche und der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden einsetzbar 

Lagern auch Sie Aufgaben an Ihren digitalen Assistenten aus und nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihre Kunden.

Im Rahmen RPA arbeiten wir mit einem der führenden Technologieanbieter zusammen. Unsere Dienstleistungen umfassen hierbei: 

  • Strategie- und Potenzialanalyse
  • Identifikation von automatisierbaren Prozessen  
  • Design eines Umsetzungsplans 
  • Proof of Concept 
  • Integration/Installation der Roboter 
  • Change Management 

Zukünftig wird der Trend stetig wachsen, Prozesse teilweise oder sogar vollständig zu automatisieren. Robotic Process Automation ist ein pragmatischer, vergleichsweise einfacher und schnell umsetzbarer Ansatz zur Automatisierung von Prozessen mit gut strukturierten Tätigkeiten, die bislang von Mitarbeitern durchgeführt wurden. Unternehmen sollten den Einfluss solcher Softwaretools nicht unterschätzen. Denn am Ende werden nur jene Unternehmen am Markt erfolgreich bestehen, die sich frühzeitig mit den Themen der Digitalisierung auseinandergesetzt haben und ihr Unternehmen strategisch darauf ausrichten. 

Wir helfen Ihnen bei der Implementierung einer auf Ihr Unternehmen individuell zugeschnittenen Lösung.

Ihre Ansprechpartner

Reisekostenabrechnungsprozesse können einen erheblichen Kostenfaktor darstellen. Deshalb stellt die Analyse des Reisekostenabrechnungsprozesses eine wichtige Tätigkeit dar. Um ein effizientes Reisemanagement zu realisieren, wird ein hoher Grad an Daten- und Informationsaustausch benötigt. Dies stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. 

In Zeiten des digitalen Wandels bietet sich die Möglichkeit, diese Herausforderungen mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung zu bewältigen und die damit verbundenen Kosten und Risiken signifikant zu reduzieren.

Mit unseren Dienstleistungen in den Bereichen der Digitalisierung, Automatisierung und Standardisierung von Prüfungen und Buchungen mit entsprechender Toolauswahl- und Implementierung unterstützen wir sie gerne.

Gründe für die Digitalisierung des Reisekostenprozesses:

  • 20 Minuten dauert eine Reisekostenabrechnung
  • 19% der Abrechnungen sind fehlerhaft und müssen korrigiert werden
  • 18 Minuten dauert die Korrekturschleife
  • Papierbelege sind der Standard

Wichtige Vorteile:

  • Schaffung stabiler, standardisierter und kosteneffizienter Prozesse
  • Reduktion des Aufwandes und Vereinfachung der Erfassung auf Seiten der Mitarbeitenden
  • Verringerung von Fehlern und Risiken (z.B. in den Bereichen Erfassung, Buchung, Erstattung, Steuern und Compliance)
  • Verbesserung von Transparenz und Reportingfähigkeiten

Unsere Kompetenzen:

  • Aufbau von Reisekostenrichtlinien 
  • Auswahl und Einführung von Softwarelösungen 
  • Schaffung effizienter Abläufe 
  • Sicherstellung des Datenschutzes 
  • Erstellung von Verfahrens- / Prozessdokumentation 
  • Abschaffung von Papierbelegen 
  • Schaffung integrierter Lösungen (Reisebuchung bis zur Erstattung)
  • Aufbau aussagekräftiger Reports 
  • Sicherstellung der Compliance 
     

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