Kennziffer 500: Das neue Signal für mehr Transparenz ab 2026?

Seit 2017 kennt die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein kleines, aber wirkungsvolles Instrument, um dem Finanzamt mitzuteilen: „Hier steckt mehr drin als eine bloße Zahl.“ Damals war das im Kern die Idee rund um die Automationsfestsetzung (Stichwort: maschinelle Verarbeitung nach AO; mit Ausnahmen, wenn der Steuerpflichtige Anlass zur personellen Prüfung sieht; §§ 150 Abs. 7, 155 Abs. 4, 88 Abs. 5 AO).  

Ab 2026 wird dieses Prinzip nicht abgeschafft – es wird erwachsen: Die Finanzverwaltung möchte nicht mehr nur hören, dass etwas erklärungsbedürftig ist, sondern warum. Und ja: Das führt zu einer kontroverseren Darstellung, weil unter derselben „Zusatzinfo“-Flagge nun unterschiedliche Sachverhaltsarten und unterschiedliche „Botschaften“ an das Finanzamt liegen, die auch steuerstrafrechtlich von Relevanz sein können. 

Und dies darf man durchaus mit einem Augenzwinkern als "redaktionelle Anpassung" seitens des BMFs verstehen. Erläuterung für die differenzierte Einführung der Kennziffer 500 bleibt das BMF schuldig. 

1. Was ist Kz. 500 eigentlich – und was ist sie nicht? 

Kz. 500 (Zeile 55) ist ab 2026 die Stelle, an der Sie dem Finanzamt signalisieren: „Bitte nicht nur maschinell durchwinken – hier braucht es Kontext.“ Sie ersetzt nicht die fachlich richtige Deklaration, sondern ergänzt sie dort, wo Zahlen ohne Begleittext zu Fehlinterpretationen führen können. Man kann sich das wie ein Schild im Straßenverkehr vorstellen: Es ersetzt nicht die Straße, aber es verhindert, dass jemand im Nebel mit Tempo 100 in die falsche Richtung abbiegt. 

Und jetzt der Teil, der in der Praxis am häufigsten schiefgeht: Kz. 500 ist nicht der neue „Ich hänge zur Sicherheit alles an“-Button. Wer lediglich Belege oder Aufstellungen übermittelt, ohne eine steuerlich erhebliche Zusatzinformation zu liefern, verbessert die Bearbeitung in der Regel nicht – er erhöht nur die Datenmenge.  

Der Witz ist: Das Finanzamt möchte wohl mit Kz. 500 gerade nicht mehr „Unterlagenpakete“, sondern eine gezielte, inhaltliche Einordnung. Wer Kz. 500 setzt, sagt im Ergebnis: „Bitte schauen Sie personell hin“, und das sollte man nicht aus Reflex auslösen. 

2. Warum „kontroverser“ ab 2026 – und warum ist das nicht nur Bürokratie-Folklore? 

Bislang war die Botschaft oft binär: „Es gibt etwas zu beachten, Details in Anlage.“ Ab 2026 sollen Sie zusätzlich entscheiden, welcher Typ von „etwas“ vorliegt. Das ist nicht nur Kosmetik, sondern beeinflusst, wie ein Vorgang beim Finanzamt wahrgenommen wird: „Noch nicht vollständig erklärbar“ ist ein anderer Ton als „bewusst abweichende Rechtsauffassung“. Und „alles korrekt, aber ungewöhnlich“ ist wieder etwas anderes – eher Plausibilisierung als Streit. 

Das führt zu mehr „Kontroverse“ im Sinne von: Sie müssen sich festlegen, ob es sich um einen Schwebe-/Datenfall, einen Rechtspositionsfall oder einen Auffälligkeits-/Plausibilitätsfall handelt. Damit wird Kz. 500 zu einem Instrument, das Kommunikation steuert – nicht nur Information übermittelt. Wer das sauber nutzt, kann Rückfragen reduzieren; wer es unsauber nutzt, erzeugt im Zweifel genau die Prüfung, die er vermeiden wollte bzw. schafft steuerstrafrechtliche Risiken. 

Denn der Bundesgerichtshof (kurz „BGH“) hat bereits im Jahr 1999 Vorgaben entwickelt, wann ein Erklärungsverhalten der Steuerpflichtigen die Grenze des Zulässigen überschreitet. Die Tathandlung des § 370 Abs. 1 Nr. 1 AO besteht darin, dass gegenüber den Finanzbehörden unrichtige oder unvollständige Angaben zu steuerlich erheblichen Tatsachen gemacht werden. Hierbei war und ist es zulässig einen für sich günstigen Standpunkt einzunehmen, der auch von der Rechtsansicht der Finanzverwaltung abweichen darf. Allerdings geht mit einer abweichenden Rechtsauffassung oft auch eine Selektion der tatsächlichen Angaben in der Steuererklärung einher. Daher besteht nach Ansicht des BGH eine Offenbarungspflicht für solche Sachverhaltselemente, deren steuerliche Relevanz objektiv zweifelhaft ist. Dies ist der Fall, wenn die eigene Rechtsansicht von der Rechtsauffassung der Rechtsprechung, den Richtlinien der Finanzverwaltung oder der regelmäßigen Veranlagungspraxis abweicht (s. BGH, Urteil vom 10. November 1999, 5 StR 221/99). Vertritt man eine Rechtsauffassung, die von diesem Maßstab abweicht, dann muss der Steuerpflichtige der Finanzverwaltung die für eine abweichende Rechtsauffassung notwendigen Sachverhaltsangaben mitteilen. Daher ist gut zu überlegen, wann welche Angaben unter Kz. 500 gemacht werden (müssen).   

Kurz gesagt: Kz. 500 ist wie ein Türschild „Bitte klopfen“ – man sollte es aber nicht an jede Tür hängen, nur weil man Schilder mag. 

3. Die drei (plus eins) Kategorien – mit Beispielen zur Differenzierung 

Da eine Erläuterung des BMF fehlt, ist zu überlegen, welche Fallkonstellationen von der neu geschaffenen Kz. 500 erfasst werden. 

3.1 Kz. 500 = 1: „Steuererhebliche Sachverhalte konnten (noch) nicht erklärt werden“ 

Diese Kategorie ist nach unserer Einschätzung für Fälle gedacht, in denen der Vorgang im Meldezeitraum sicher relevant ist, aber die vollständige, endgültige Deklaration zum Abgabetermin objektiv nicht möglich ist. Das kann beispielsweise an fehlenden Endabrechnungen, nicht finalisierten Bemessungsgrundlagen oder technischen Zuordnungsproblemen liegen.  

Wichtig ist: Es geht nicht darum, dass „Unterlagen noch im Posteingang liegen“ und man keine Zeit gehabt hat, sie sich anzusehen, sondern darum, dass die zutreffende Steuererklärung derzeit inhaltlich noch nicht vollständig abbildbar ist. 

• Beispiel 1: Reverse-Charge (§ 13b UStG) – Leistung erbracht, aber keine Rechnung / Bemessungsgrundlage noch unklar 
  Sie wissen, dass die Leistung im Monat ausgeführt wurde und die Steuerschuld grundsätzlich entsteht. Sie wissen aber nicht, ob am Ende 10.000 EUR oder 14.500 EUR als Bemessungsgrundlage herauskommen. In der UStVA kann (und muss) man periodengerecht arbeiten, häufig auf Basis von Vertrag, Leistungsnachweis, Stunden-/Mengenaufstellung oder einer belastbaren Schätzung. Genau hier gehört Kz. 500 = 1 hin: Sie erklären, dass die finale Bemessungsgrundlage noch folgt und eine Berichtigung nach Rechnungseingang vorgenommen wird. Der (milde) Sarkasmus an der Stelle: Das Finanzamt liebt Überraschungen ungefähr so sehr wie ein Steuerpflichtiger verspätete Rückfragen – deshalb ist Transparenz hier tatsächlich Ihr Freund. Auch vor dem Hintergrund der Vermeidung steuerstrafrechtlicher Risiken. Denn wenn Sie in Kenntnis der Unvollständigkeit einer Steuererklärung diese abgeben, ohne darauf hinzuweisen, dass steuerlich erhebliche Sachverhalte fehlen und damit Vollständigkeit suggerieren, handeln sie regelmäßig vorsätzlich.  
   
• Beispiel 2: Massengutschriften/Retouren am Periodenende – Zuordnung zu Steuersätzen noch nicht final 
  Wenn zwar klar ist, dass Entgeltminderungen im Zeitraum entstanden sind, die saubere Aufteilung auf 19 %/7 %/steuerfreie Umsätze aber erst nach dem Abgabetermin technisch und inhaltlich abgeschlossen werden kann, ist die Erklärung noch nicht „fertig“. Eine pauschale Schätzung ohne Hinweis kann später wie ein Fehler wirken, obwohl es lediglich ein Abgrenzungsthema ist. Kz. 500 = 1 mit Anlage schafft die richtige Erwartungshaltung: „Die Zahlen sind vorläufig, Korrektur folgt strukturiert.“ Das ist keine Schwäche, sondern ein sauber dokumentierter Prozess. 
   
• Beispiel 3: System-/ERP-Umstellung – Steuerschlüssel nicht vollständig gemappt 
  Wenn ein Systemwechsel dazu führt, dass bestimmte USt-Sachverhalte (z. B. besondere Steuerschlüssel, Berichtigungslogiken, Sonderkennziffern) in der UStVA nicht korrekt abgebildet werden können, ist die Erklärung im Abgabezeitpunkt objektiv unvollständig. Dann ist Kz. 500 = 1 sachgerecht, weil Sie nicht „abweichend rechtlich“ handeln, sondern schlicht noch nicht vollständig erklären können. In der Anlage müssen dann Beträge, betroffene Kennziffern (soweit möglich) und der Plan zur zeitnahen Korrektur genannt werden. Der Vorteil: Sie nehmen der Erklärung den Anschein eines „Zahlensalat-Events“ und geben stattdessen eine nachvollziehbare Ursache. 

Wichtiges Abgrenzungskriterium: 

Wenn Sie eigentlich alle Daten haben und nur „die Rechnung noch nicht hübsch aussieht“, ist das kein Fall für (1). (1) ist für echte Deklarationsunvollständigkeit, nicht für Ästhetik oder Beleglaufzeiten. Im Gegenteil, wenn Sie (1) hierfür nutzen, schaffen Sie sich im schlechtesten Fall ein steuerstrafrechtliches Risiko.  

3.2 Kz. 500 = 2: Bewusst abweichende Rechtsauffassung 

Hier liegt der Schwerpunkt nicht auf fehlenden Zahlen, sondern auf einer bewussten rechtlichen Einordnung, die von der typischen Verwaltungslesart abweichen kann oder jedenfalls konfliktträchtig ist. Das kann eine andere Qualifikation (Lieferung/sonstige Leistung), eine Steuerbefreiung, ein Leistungsort, ein Steuersatz oder eine Vorsteueraufteilung sein.  

Der Kern ist: Sie sagen nicht „wir wissen es noch nicht“, sondern „wir wissen es – und begründen es so.“ Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen, die der BGH an das Erklärungsverhalten der Steuerpflichtigen gestellt hat und machen sich nicht angreifbar.  

• Beispiel 1: Innergemeinschaftliche Lieferung – Steuerfreiheit wird bereits erklärt, obwohl die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung (noch) nicht vorlag. 
  Wenn Sie trotz fehlender USt-IdNr. die Steuerfreiheit bereits in der UStVA ziehen, ist das regelmäßig eine bewusste Risikoposition. Sie stützen sich dann auf den Unternehmerstatus und weitere Indizien/Nachweise, obwohl formale Anforderungen noch nicht vollständig erfüllt sind oder erst nachgereicht werden. Das kann vertretbar sein – aber es ist eben nicht „nur ein Datenproblem“, sondern eine rechtliche Entscheidung, die erklärungsbedürftig ist. Kz. 500 = 2 ist dann die korrekte Einordnung, weil Sie dem Finanzamt offen mitteilen: „Wir erklären steuerfrei und reichen die formalen Nachweise nach; wir sehen die materielle Voraussetzung als für erfüllt an.“ 
   
• Beispiel 2: Abgrenzung Lieferung vs. sonstige Leistung bei Projektgeschäft / Anlagenbau / IT-Komplexleistungen. 
  Gerade bei Bündelleistungen führt die Qualifikation zu unterschiedlichen Konsequenzen (Leistungsort, Steuerpflicht, ggf. Reverse Charge). Wenn Sie sich bewusst auf eine einheitliche Leistung oder eine bestimmte Qualifikation festlegen, obwohl eine andere Einordnung naheliegen könnte, ist das ein klassischer Fall für Kz. 500 = 2. In der Anlage sollte kurz erläutert werden, warum die gewählte Sichtweise zutrifft (z. B. Hauptleistung, Nebenleistungen, Vertrags- und Abrechnungsstruktur). Ohne diese Erläuterung erscheint die Deklaration oft „ungewöhnlich“, obwohl sie fachlich gut begründet ist. Wichtig ist, dass Sie dem Finanzamt sämtliche steuerlich relevanten Tatsachen mitteilen, damit es die Möglichkeit hat eine ggf. abweichende Einschätzung zu treffen.  
   
• Beispiel 3: Vorsteueraufteilung (§ 15 Abs. 4 UStG) – bewusst gewählte Methode. 
  Wenn Vorsteuerbeträge nach einem bestimmten Maßstab aufgeteilt werden (Umsatzschlüssel, Flächenschlüssel, Nutzungsstunden, ggf. objektbezogene Zuordnung) und dies nicht die „Standarderwartung“ der Verwaltung ist, ist das eine Rechts-/Methodenposition. Kz. 500 = 2 ist dann sinnvoll, weil Sie nicht um Zahlen ringen, sondern eine bewusste Zuordnungslogik vertreten. In der Anlage sollte die Methode knapp beschrieben und der Einfluss auf die geltend gemachte Vorsteuer quantifiziert werden. Das reduziert das Risiko, dass die Verwaltung schlicht unterstellt, es handele sich um eine fehlerhafte oder willkürliche Schätzung. 

3.3 Kz. 500 = 3: Personell vertiefte Prüfung erwünscht / erforderlich 

Diese Kategorie ist die „Alles ist korrekt, aber sieht ohne Erklärung aus wie ein Unfall“-Schublade. Hier geht es nach unserer Ansicht vor allem um auffällige Abweichungen, Sondereffekte oder strukturelle Sprünge, die zwar vollständig erklärt wurden, aber ohne Kontext typischerweise Rückfragen oder Prüfvermerke auslösen. Man nutzt Kz. 500 = 3, um die Bearbeitung zu beschleunigen, weil man die naheliegenden Fragen vorweg beantwortet. 

• Beispiel 1: Hoher Vorsteuerüberhang wegen einmaliger Investition.  
  Ein großes Anlagegut, eine Immobilie oder eine umfangreiche Projektleistung kann einen Vorsteuerüberhang erzeugen, der im Vergleich zu den Vorperioden „aus dem Rahmen fällt“. Die UStVA ist korrekt, aber ohne Erklärung wirkt der Erstattungsbetrag wie ein Warnsignal. Kz. 500 = 3 und eine kurze Anlage („Einmalinvestition, Lieferant/Leistungszeitraum, geplante unternehmerische Nutzung, keine Dauerwiederholung“) kann Rückfragen reduzieren. Das ist weniger „Bitte prüfen Sie mich!“ und mehr „Bitte prüfen Sie kurz und verstehen Sie sofort, warum es so ist.“ 
   
• Beispiel 2: Ungewöhnlicher Umsatzsprung durch Einmalauftrag / Schlussrechnung / Nachbelastung. 
  Wenn ein Monat plötzlich Umsätze hat, die sonst ein Quartal füllen, möchte die Verwaltung wissen, ob es sich um eine Besonderheit oder um einen Strukturwandel handelt. Sie können mit Kz. 500 = 3 kurz erläutern, dass es sich um einen Einmaleffekt handelt (z. B. Projektabschluss, Sonderlieferung, Schlussrechnung). Das ist kein Rechtsstreit und keine Unvollständigkeit – es ist Plausibilität. Der sarkastische Teil: Man erklärt nicht, weil man etwas falsch gemacht hat, sondern weil Zahlen ohne Geschichte manchmal so wirken, als hätten sie eine. 
   
• Beispiel 3: Korrekturwellen / Sammelkorrekturen, die das Zahlenbild „schief“ wirken lassen.  
  Wenn viele Berichtigungen, Rechnungskorrekturen oder Periodenbereinigungen in einem Zeitraum zusammenlaufen, kann die UStVA rein rechnerisch stimmig sein, aber aus Sicht der Bearbeitung „unplausibel“ aussehen. Kz. 500 = 3 ist dann eine pragmatische Entscheidung, um die Ursache zu erklären (z. B. systematischer Fehler erkannt und bereinigt, Sammelgutschriften, nachträgliche Abgrenzung). Damit vermeiden Sie, dass die Verwaltung erst über mehrere Rückfragen herausfinden muss, was Sie bereits in zwei Absätzen klar sagen könnten. Das ist oft die wirtschaftlichste Form der Kommunikation und Sie stellen maximale Transparenz her, so dass Ihre Erklärung im worst case auch selbstanzeigefest ist.  

4. Praktische Entscheidungsregel – damit Kz. 500 nicht zum „Dauerhaken“ wird 

Wenn Ihnen eine schnelle Leitlinie hilft, kann man es so zusammenfassen: 

(1) wenn Sie objektiv noch nicht vollständig erklären können,  

(2) wenn Sie bewusst eine Rechtsposition einnehmen,  

(3) wenn alles korrekt ist, aber ohne Kontext auffällig wirkt.  

Diese Einordnung sollte möglichst einheitlich gehandhabt werden, weil inkonsistente Nutzung (mal ja, mal nein, mal falsche Kategorie) eher Rückfragen erzeugt. Wichtig ist auch, dass die Anlage stets die gleiche Struktur hat: Sachverhalt – Beträge – betroffene Kennziffern – Einordnung – Folgehandlung. 

Und ja: Wer Kz. 500 „zur Sicherheit immer setzt“, erreicht am Ende genau das Gegenteil von Sicherheit. Denn das Signal lautet dann nicht „hier ist etwas Besonderes“, sondern „hier ist immer alles besonders“ – und das ist ungefähr so überzeugend wie ein Feueralarm, der jeden Dienstag um 11 Uhr testweise losgeht. 

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