BRUBEG: Mehr Verantwortung für Schlüsselfunktionen im KWG

In unseren vergangenen Beiträgen zu den Neuerungen des BRUBEG sind wir bereits auf Änderungen in Bezug auf ESG-Risiken sowie den Drittstaatenzweigstellen eingegangen. In dieser Episode unserer Beitragsserie werden wir auf die Neuerungen in Bezug auf die Fit & Proper Regelungen eingehen. Während sich bankaufsichtliche Eignungs- und Zuverlässigkeitsanforderungen bislang primär auf Geschäftsleiter und Mitglieder von Aufsichtsorganen konzentrierten, werden nun erstmals auch wesentliche Führungskräfte unterhalb der Vorstandsebene ausdrücklich in das aufsichtsrechtliche Fit-&-Proper-Regime einbezogen.  

Das BRUBEG ist dabei nicht isoliert zu betrachten. Vielmehr bildet es den gesetzlichen Rahmen für Anforderungen, die die Europäische Bankenaufsichtsbehörde (EBA) und die Bafin bereits seit mehreren Jahren durch Leitlinien und aufsichtliche Verwaltungspraxis vorgeben, wie beispielsweise die EBA-Leitlinien zur internen Governance und die EBA-Leitlinien zur Eignungsbeurteilung. 

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Änderungen durch das BRUBEG in diesem Themenbereich vor. 

Schlüsselfunktionen rücken ins Zentrum der Regulierung 

Das BRUBEG mit § 25e KWG führt Anforderungen bei Inhaber von Schlüsselfunktionen ein. Gemäß § 1 Abs. 2b KWG sind Inhaber von Schlüsselfunktionen Personen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Leitung des Instituts haben, die jedoch weder Mitglied der Geschäftsleitung noch des Aufsichts- oder Verwaltungsrats sind. Zudem werden Inhaber besonderer Schlüsselfunktionen gem. § 25e Abs. 3 KWG unterschieden. Diese sind laut § 1 Abs. 2d KWG „Inhaber von Schlüsselfunktionen, die besondere Funktionen wahrnehmen. Hierzu zählen die Leiter der internen Kontrollfunktionen sowie der Leiter Finanzen, soweit sie nicht Geschäftsleiter sind.“ Dabei handelt es sich um eine Besonderheit der nationalen Umsetzung, da die Unterscheidung zwischen Schlüsselfunktionen und besonderen Schlüsselfunktionen nicht in der CRD VI enthalten ist.  

Um zu identifizieren, welche Schlüsselfunktionen es im Institut gibt, muss im ersten Schritt eine Dokumentation über Schlüsselfunktionen, deren Inhaber und Fähigkeiten erstellt werden. Dazu ist gemäß § 25c Abs. 4a Nr. 8 KWG künftig eine schriftliche Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten von Geschäftsleitern, der Führungsebene unterhalb der Geschäftsleitung sowie der Inhaber von Schlüsselfunktionen zu führen. 

Die Fit & Proper Anforderungen für Geschäftsleiter und Mitglieder der Aufsichtsorgane wurden nun auch auf die Schlüsselfunktionen ausgeweitet. So müssen die Inhaber von Schlüsselfunktionen laut § 25e Abs .1 KWG „fachlich geeignet und zuverlässig“ sein. Dafür sind laut § 25e Abs. 2 KWG erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um die ordnungsgemäße Ausübung der Schlüsselfunktionen sicherzustellen. In der Praxis bedeutet dies entsprechend den Vorgaben des Bafin-Rundschreiben 11/2025, Eignungsrichtlinien für die Auswahl und Ernennung von Inhabern von Schlüsselfunktionen aufzustellen, sowie auf die Grundsätze der Zuverlässigkeits- und Eignungsbewertung von Geschäftsleitern zurückzugreifen. Sollte eine Eignung nicht gegeben sein, ist die entsprechende Person gemäß § 25e Abs. 2 KWG zu ersetzen. Gerade in komplexen oder risikobehafteten Instituten wird die Aufsicht zunehmend darauf achten, ob die fachliche Expertise tatsächlich dem Risikoprofil und Geschäftsmodell des Instituts entspricht.   

Zukünftig muss zudem sichergestellt sein, dass die Leiter der internen Kontrollfunktionen (beispielsweise Risikocontrolling-, Compliance-, Interne Revision-Funktion) bei Bedarf direkt an das Verwaltungs- und Aufsichtsorgan berichten. Dies erweitert die bisherigen MaRisk Anforderungen des AT 4.4. MaRisk a.F., in dem diese besonderen Kontrollfunktionen organisatorisch an die Geschäftsleitung berichteten und nur eine Weiterleitung dieser Berichte an das Aufsichtsorgan gefordert war. Des Weiteren ist eine Entbindung dieser nur mit Zustimmung des Verwaltungs- und Aufsichtsorgans möglich. Die bisherigen MaRisk Anforderungen des AT 4.4. MaRisk a.F. sahen hier bei Wechsel der besonderen Funktionen nur eine rechtzeitige Vorab-Information unter Angabe der Gründe des Aufsichtsorgan vor. 

Neu ist auch, dass Inhaber von Schlüsselfunktionen gemäß § 6 Abs. 3 KWG, die für einen Verstoß verantwortlich sind, direkt von der Aufsicht Anordnungen erhalten können. Damit ändert sich die Bedeutung von Schlüsselfunktionen, die internen Funktionsträger werden zukünftig bei Verstößen von der Aufsicht persönlich in die Verantwortung genommen. 

Neue Anzeigepflichten für große Institute 

Das BRUBEG enthält außerdem Änderungen der Anzeigepflichten gemäß § 24 KWG, welche große Institute betreffen.  

Bei großen Instituten sind die Ernennung und Abberufung von Inhabern von Schlüsselfunktionen der Aufsicht anzuzeigen. Bei der Ernennung sind dabei Angaben zur Beurteilung der Eignung und Zuverlässigkeit mitzuliefern.  

Zudem wurde für große Institute ein frühzeitiges Anzeigeverfahren eingeführt. Während bei kleineren Instituten die Anzeige der Bestellung eines Geschäftsleiters oder eines Vorsitzenden des Verwaltungs- und Aufsichtsorgans zeitnah erfolgen konnte, gilt für große Institute eine strikte Vorlauffrist von mindestens 30 Arbeitstagen vor der geplanten Funktionsübernahme. Die 30-Arbeitstage-Frist soll sicherstellen, dass die Aufsicht im Falle von Bedenken (z. B. hinsichtlich ausreichender zeitlicher Verfügbarkeit oder fachlicher Eignung) einschreiten kann, bevor die Person das Amt tatsächlich antritt. Zudem wurde in § 24 Abs. 2a KWG die Pflicht zur anlassbezogenen Anzeige eingeführt. Sobald das Institut Kenntnis von neuen Tatsachen erlangt, die die ursprüngliche Beurteilung der Zuverlässigkeit, der fachlichen Eignung oder der Sachkunde trüben könnten, greift eine unverzügliche Meldepflicht gegenüber der Bafin und der Deutschen Bundesbank. 

Was ist jetzt zu tun? 

Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Unternehmenssteuerung endet künftig nicht mehr bei Vorstand und Aufsichtsrat. Vielmehr werden die Leiter zentraler Steuerungs- und Kontrollfunktionen (zweite Führungsebene) regulatorisch zu eigenständigen Verantwortungsträgern und Adressaten der Bankenaufsicht.  

In einem ersten Schritt gilt es, die zweite Führungsebene zu analysieren und Inhaber von Schlüsselfunktionen und besonderen Schlüsselfunktionen zu identifizieren. In einem zweiten Schritt ist die fachliche Eignung und Zuverlässigkeit der entsprechenden Personen zu prüfen und ein schriftlich dokumentierter Prozess zur regelmäßigen Eignungs- und Zuverlässigkeitsprüfung zu implementieren. Ebenfalls sind die Stellenbeschreibungen, Prozesse und schriftlich fixierten Ordnungen hinsichtlich der Berichtswege und Zustimmungspflichten zu ergänzen. Es ist ein Fortbildungskonzept für die Schlüsselfunktionen zu erarbeiten bzw. sicherzustellen, dass die Schlüsselfunktionen jährlich fachrelevante Schulungen besuchen, um die Sachkunde laufend auf dem aktuellen Stand zu halten. Für große Institute ist außerdem die Aufnahme der zusätzlichen Anzeigen in die bestehenden Meldeprozesse zu prüfen.