Betriebsveranstaltungen: Steuerfallen erkennen und vermeiden

Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug – gemeinsame Veranstaltungen stärken den Teamgeist und sorgen für gute Stimmung. Doch steuerlich kann die Feier schnell zum kostspieligen Vergnügen werden. Besonders aufgepasst: Für das Jahr 2026 gilt eine wichtige Spielregel.

1. Was gilt steuerlich als Betriebsveranstaltung?

Betriebsveranstaltungen gibt es zu jeder Jahreszeit und in jeder Größe, ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum oder der Wiesn-Besuch mit dem Team: Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie dienen insbesondere der Förderung des Betriebsklimas und des Zusammenhalts der Beschäftigten.

Steuerlich relevant sind dabei sämtliche Zuwendungen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen der Veranstaltung gewährt. Dazu zählen beispielsweise:

• Speisen und Getränke,
• Raummiete und Dekoration,
• Musik und Unterhaltungsprogramm,
• Fahrt- und Übernachtungskosten,
• Kosten für Eventagenturen.

2. Der 110-Euro-Freibetrag: Was ist zu beachten?

Eine gute Nachricht für Arbeitgeber: Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro brutto je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung steuerfrei. Die Gesamtkosten werden hierbei durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt, wobei die auf Begleitpersonen entfallenden Kosten anschließend dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden. Für Begleitpersonen gibt es keinen zusätzlichen Freibetrag von 110 Euro.

Wichtig ist dabei, dass es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze handelt. Wird der Freibetrag überschritten, ist lediglich der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Allerdings kann der Freibetrag leider nicht für beliebig viele Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewandt werden: So unterliegen lediglich maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr der Steuerbefreiung. Welche beiden Veranstaltungen begünstigt werden, kann der Arbeitgeber auswählen.

Achtung: Der Freibetrag gilt nur, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

3. Die wichtige Rechtsänderung seit 2026

Bis zum 31. Dezember 2025 konnten Arbeitgeber den steuerpflichtigen Arbeitslohn aus einer Betriebsveranstaltung unter bestimmten Voraussetzungen auch dann mit 25 Prozent pauschal versteuern, wenn die Veranstaltung nur einem begrenzten Teilnehmerkreis offenstand. Das hat sich zum 1. Januar 2026 geändert, so dass die 25-prozentige Pauschalversteuerung nun ebenfalls daran geknüpft ist, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Was bedeutet das konkret?

Veranstaltet ein Unternehmen beispielsweise ein exklusives Führungskräfte-Event, an dem nicht alle Angehörigen des Betriebs oder des betreffenden Betriebsteils teilnehmen können, ist nicht nur der Freibetrag nicht anwendbar, sondern auch die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent ausgeschlossen. Der daraus entstehende geldwerte Vorteil muss dann individuell über die Lohnabrechnung versteuert werden. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann alternativ eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG mit 30 Prozent in Betracht kommen.

Somit also nur eine geringe Erhöhung des Steuersatzes um fünf Prozentpunkte und Anwendung einer anderen Pauschalversteuerungsvorschrift? Mitnichten: Besonders relevant sind auch die sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen: Wo die 25-prozentige Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung geführt hat, unterliegen nach § 37b EStG pauschal versteuerte Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht.  

4. Und was ist, wenn der ausländische Kollege eingeladen ist?

Die Arbeitswelt wird zunehmend internationaler. In vielen Unternehmen gehören im Ausland angestellte und wohnhafte Arbeitnehmer im Rahmen von Matrixorganisationen oder hybriden Arbeitsmodellen längst zum Team. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass auch der britische Kollege an der deutschen Weihnachtsfeier oder dem gemeinsamen Wiesn-Besuch teilnimmt – insbesondere dann, wenn internationale Meetings zeitlich mit solchen Veranstaltungen verbunden werden.

Doch stellt sich dabei eine wichtige steuerliche Frage: Muss der britische Kollege allein aufgrund seiner Teilnahme an der Betriebsveranstaltung nun auch in Deutschland Steuern zahlen?

Die gute Nachricht: In vielen Fällen lautet die Antwort nein! Sofern ein anwendbares Doppelbesteuerungsabkommen besteht, kann dieses eine Besteuerung in Deutschland verhindern. Entscheidend ist dabei, welchem Staat das Besteuerungsrecht für den geldwerten Vorteil aus der Betriebsveranstaltung zusteht.

Auch eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist in diesen Fällen nicht automatisch erforderlich. Denn nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs begründet § 37b EStG keinen eigenständigen Steuertatbestand. Fehlt es bei einem ausländischen Empfänger bereits an einer inländischen Steuerpflicht, scheidet somit auch eine Pauschalversteuerung nach dieser Vorschrift aus.  

Zudem gilt: Der 110-Euro-Freibetrag kann nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen angewendet werden, die an der Betriebsveranstaltung teilnehmen. Häufig entsteht daher bereits gar kein steuerpflichtiger Vorteil.

Fazit: Die Teilnahme ausländischer Kollegen an einer deutschen Betriebsveranstaltung führt nicht automatisch zu einer deutschen Steuerpflicht. Eine Prüfung des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens und der individuellen steuerlichen Situation bleibt jedoch unerlässlich.

5. Fazit: Gute Planung schützt vor bösen Überraschungen

Betriebsveranstaltungen sind ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterbindung. Steuerlich sollten Arbeitgeber jedoch nichts dem Zufall überlassen. Insbesondere die seit 2026 geltende Einschränkung der 25-prozentigen Pauschalversteuerung verlangt eine sorgfältige Planung des Teilnehmerkreises. Wer den 110-Euro-Freibetrag nutzen oder eine Pauschalversteuerung vornehmen möchte, sollte die gesetzlichen Voraussetzungen bereits im Vorfeld prüfen. Auch ein „Wrap-up“ aller Betriebsveranstaltungen im Rahmen der Jahresendarbeiten kann sich lohnen, um vor der Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen die korrekte Zuordnung und Versteuerung von Betriebsveranstaltungen sicherzustellen.  

Unser Tipp: Prüfen Sie vor jeder Betriebsveranstaltung die Einladungskriterien, kalkulieren Sie die Kosten pro Teilnehmer und stimmen Sie die steuerliche Behandlung rechtzeitig mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater ab. Bewahren Sie zudem sämtliche Rechnungen und Teilnehmerlisten sorgfältig auf. So bleibt die Betriebsfeier ein Grund zur Freude – und wird nicht zur steuerlichen Überraschung!