E-Rechnung: BMF konkretisiert Vorgaben und klärt Praxisfragen

Ein Jahrestag mit Tradition 

Manche Termine trägt man nicht in den Kalender ein und trotzdem stehen sie dort: In der Umsatzsteuer gehört der 15. Oktober inzwischen dazu. So hat das BMF am 15.10.2026 im dritten Jahr in Folge ein Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Damit ist der Termin zum festen Datum der E-Rechnungs-Regulatorik geworden. Das Schreiben ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). Neu ist auch der Stil: Erstmals benennt die Finanzverwaltung ausdrücklich einzelne Business Terms.  

Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen. 

Anzahlungs- und Endrechnungen 

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen müssen erst dann als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn für den Rechnungsaussteller selbst die Pflicht zur E-Rechnung gilt. Dies ist grundsätzlich ab dem 01.01.2027 der Fall, bei einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro ab dem 01.01.2028. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst später an oder nach dem jeweiligen Stichtag erfolgen.  

In der Endrechnung können die abgesetzten Teilentgelte jetzt als Summe in BT-113 („Paid amount“) erscheinen, die Details zu bereits in Rechnung gestellten Netto- und Umsatzsteuerbeträgen dazu im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“). Alternativ bleibt ein eingebetteter Anhang zum offenen Absetzen der Netto- und Umsatzsteuerbeträge weiterhin zulässig, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist. Beide Wege werden bis zum 30.06.2030 nicht beanstandet. Das bisherige Fristende bis 31.12.2027 entfällt damit.  

Unternehmereigenschaft im Massengeschäft 

Grundsätzlich ist eine E-Rechnung für in Deutschland steuerbare Leistungen auszustellen, wenn der Empfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und beide Unternehmer im Inland ansässig sind. Dabei darf sich laut Auffassung des BMF der Rechnungsaussteller mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die notwendigen Angaben des Empfängers verlassen, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Die Verwendung einer USt-IdNr. beispielsweise kann ein Indiz für die Unternehmereigenschaft sein. Ein Verstoß wird nicht beanstandet, wenn der Aussteller nicht erkennen konnte, dass er an einen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet.  

Bei Dauersachverhalten mit gemischter Kundenstruktur, etwa bei Energieversorgern, genügt es laut dem aktuellen BMF-Schreiben vom 15.10.2026 nun, die Unternehmereigenschaft bei Vertragsbeginn oder bei einer Vertragsänderung einmalig zu klären. Eine laufende Überwachung ist nicht notwendig.  

Für den Vorsteuerabzug des Empfängers gelten weiterhin die Rn. 55 bis 59 des Schreibens vom 15.10.2024. Dies betrifft insbesondere die Berichtigungsmöglichkeiten und die unter gewissen Umständen gewährte Nichtbeanstandung des Vorsteuerabzugs bei sonstigen Rechnungen im Jahr 2027.  

Leistungsbeschreibung und E-Rechnungen über Bauleistungen 

Das Thema Leistungsbeschreibung in der E-Rechnung, das in der Praxis bei der Umstellung viel Unsicherheit verursacht, wird weiter präzisiert. Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass sich daraus die übrigen Besteuerungsgrundlagen bestimmen lassen. Weitere Details, etwa Stundennachweise, dürfen weiterhin in einen eingebetteten Anhang aufgenommen werden. Zusätzliche Details, Beispiele oder Erleichterungen bietet das neue BMF-Schreiben jedoch nicht. 

Bei Bauleistungen reichen im strukturierten Teil die Gewerke mit ihren Summen. Das Leistungsverzeichnis gehört dann in eine menschenlesbare, eingebettete Anlage, auf die der strukturierte Teil eindeutig verweisen muss. Daneben kann das Leistungsverzeichnis auch zusätzlich als strukturierte Datei (z. B. nach dem GAEB-Standard) übermittelt werden.  

Rabatte und Bruttopreise 

Bei schriftlichen Vereinbarungen über Entgeltminderungen genügt ein allgemeiner Hinweis, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung später, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.  

XRechnung und ZUGFeRD bieten noch kein Format für Bruttopreisrechnungen, wie sie etwa bei preisgebundenen Büchern anfallen. Bis 31.12.2027 genügen deshalb im strukturierten Teil die Gesamtsummen je Steuersatz, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden. Die Einzelpositionen müssen dann in einer eingebetteten Anlage stehen.  

Berichtigung und Geschäftsregelfehler 

Berichtigungen sind ebenfalls als E-Rechnung zu erstellen. Jede taugliche Korrekturform ist zulässig, solange sich aus der Gesamtschau der Rechnungen die zutreffenden Angaben eindeutig ergeben. Welche Variante am besten passt, etwa kaufmännische Gutschrift (UNTDID 100 "381") und Neuausstellung oder eine Korrekturrechnung (UNTDID 100 "384"), ist im Einzelfall zu prüfen. Nach einer vorherigen Vereinbarung und spezifischer und eindeutiger Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung kann die Berichtigung einer E-Rechnung laut dem nun vorliegenden BMF-Schreiben vom 15.10.2026 auch über eine umsatzsteuerliche Gutschrift (UNTDID 100 "389") durch den Leistungsempfänger erfolgen. Trotz der Ermächtigung des BMF zur Fakturierung von umsatzsteuerlichen Gutschriften zur Korrektur von Eingangsrechnungen dürfte dieser Vorgang in der Praxis problembehaftet sein. Wir empfehlen daher dieses Vorgehen nur mit Vorsicht zu wählen und im Vorhinein die ausdrückliche Zustimmung des Leistungserbringers einzuholen.  

Zudem bekräftigt das BMF in seinem Schreiben vom 15.10.2026 nochmals seine Sichtweise bzgl. des Unterschieds von Format- und Geschäftsregelfehler. Wenn kein Formatfehler vorliegt, bleibt die Datei auch beim vorliegendem Geschäftsregelfehler eine umsatzsteuerliche E-Rechnung. Im Gegensatz zum Formatfehler ist der Geschäftsregelfehler dann nur umsatzsteuerlich relevant, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe der Rechnung betrifft. Die abweichende technische Sicht ist für die Umsatzsteuer nicht maßgebend, womit auch bei umsatzsteuerlich nicht relevanten Geschäftsregelfehlern der Vorsteuerabzug möglich ist. 

Aus praktischer Sicht ist in diesem Zusammenhang jedoch weiterhin empfohlen, für die Fakturierung eines technisch vollständig korrekten Dokuments zu sorgen, um eventuellen Diskussionen über die konkrete umsatzsteuerliche Bedeutung des jeweiligen Geschäftsregelfehlers zu vermeiden. 

Öffentliche Hand, Sanktionen und weitere Änderungen im UStAE 

Die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur E-Rechnung und die Vorgaben aus anderen E-Rechnungsvorschriften für die öffentliche Verwaltung, etwa der ERechV, gelten nebeneinander. Im Zweifel ist die strengere Regel maßgeblich. Gebührenbescheide können zudem allgemein zugleich umsatzsteuerliche Rechnungen sein. Bis 30.06.2030 dürfen diese aber als sonstige Rechnung ergehen.  

Für Rechnungsaussteller besonders erfreulich: Wer statt der vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG und muss insoweit kein Bußgeld befürchten. Ohne Konsequenzen bleibt die Fakturierung einer sonstigen Rechnung bei bestehender E-Rechnungspflicht jedoch nicht. Während beim Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug aus einer solchen Rechnung grundsätzlich gefährdet bleibt, können sich auch für den Rechnungsaussteller praktische Nachteile ergeben, etwa durch notwendige Rechnungskorrekturen, die Zurückweisung der Rechnung durch den Kunden und daraus resultierende Verzögerungen beim Zahlungseingang.  

Etwas unscheinbar, aber ggf. mit Tragweite ist eine redaktionelle Anpassung des UStAE: In Abschn. 14.1 Abs. 17 und 19 sowie Abschn. 14.5 Abs. 9 und 17 UStAE wird das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“ ersetzt. Die Finanzverwaltung stellt damit klar, dass ergänzende Dokumente wie Verträge, Leistungsverzeichnisse oder Stundennachweise technisch in die strukturierte XML-Datei selbst eingebettet sein müssen. Ein separater E-Mail-Anhang oder eine bloß im hybriden PDF-Dokument beigefügte Datei genügt nicht. Besonders relevant ist dies bei Dauerschuldverhältnissen, bei denen der zugrunde liegende Vertrag als Anhang der erstmaligen E-Rechnung dienen soll. Ein bloßer Link auf ein externes Ziel reicht auch laut bisheriger Auffassung des BMF ohnehin nicht aus.  

Wichtig ist die Anwendungsregelung am Ende des Schreibens. Bis 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den beiden Vorgängerschreiben entsprechen, werden auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht beanstandet.  

Praxishinweis: Von der Pflichtangabe zum BT-Feld 

Wer E-Rechnungen ausstellt oder prüft, steht vor einer Übersetzungsaufgabe: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ergeben sich aus §§ 14, 14a UStG, technisch abgebildet werden sie aber in den Business Terms (BT) und Business Groups (BG) der EN 16931. Als Hilfestellung für diese Zuordnung haben KoSIT und FeRD eine Zuordnungstabelle („Mapping-Tabelle“) erstellt, die festhält, welche Pflichtangabe in welches BT-Feld gehört. Mit dem aktuellen Schreiben empfiehlt die Finanzverwaltung erstmals ausdrücklich, diese Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD in der jeweils aktuellen Version zu verwenden. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob Ihnen der neueste Stand vorliegt. Wir empfehlen in diesem Zusammenhang, die PDF-Fassung heranzuziehen und nicht die Online-Version der KoSIT. In der Online-Version wird beispielsweise bei der umsatzsteuerlichen Gutschrift unzutreffend auf den Code für eine kaufmännische Gutschrift (UNTDID 1001 „381“) verwiesen statt auf die umsatzsteuerlichen Gutschriften („389“). Beachten Sie außerdem: Die Angabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6a UStG, welche die Mapping-Tabelle bereits enthält, ist erst ab 01.01.2027 verpflichtend.  

Was bedeutet das in der Praxis? 

Das dritte BMF-Schreiben schafft vor allem Rechtssicherheit in Detailfragen, die in der Praxis bislang offen waren. Für Unternehmen bedeutet das: Die verbleibende Zeit bis zum Beginn der Ausstellungspflicht am 01.01.2027 sollte genutzt werden, um bestehende Fakturierungs- und Eingangsprozesse gezielt an den neuen Vorgaben auszurichten.  

Im Mittelpunkt steht dabei die korrekte technische Abbildung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung – von der Feldzuordnung anhand der aktuellen Zuordnungstabelle über eine für die Kontrollfunktion ausreichende Leistungsbeschreibung bis hin zur Einbettung ergänzender Dokumente. Ebenso sollten Sonderkonstellationen wie Schlussrechnungen, Rechnungsberichtigungen und Gutschriften in klar definierten Prozessen verankert werden. Auf Empfängerseite empfiehlt sich ein abgestimmtes Prüfverfahren, das Validierungsergebnisse umsatzsteuerlich einordnet und so den Vorsteuerabzug absichert.  

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