BAG-Urteil: Das Aus des Einwurf-Einschreibens?

Wann gilt eine Erklärung gegenüber Arbeitnehmern – wie z.B. Kündigungsschreiben – als zugegangen und wie lässt sich dieser Zugang rechtssicher nachweisen? Diese Fragen gehören zu den praktisch sensibelsten Problemen im Arbeitsrecht. Mit der Entscheidung vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Revision gegen ein Urteil des LAG Hamburg zurückgewiesen und damit die von der Vorinstanz vertretene restriktive Linie bestätigt. Das Signal ist deutlich: Das digitale Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post reicht nach Auffassung der Arbeitsgerichte nicht mehr aus, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang zu begründen. 

Hintergrund: Die Rechtsprechungsentwicklung seit 2024

Das Einwurf-Einschreiben diente Arbeitgebern lange Zeit als praktikabler und gängiger Zustellungsweg. Regelmäßig konnten Arbeitgeber durch Vorlage des Einlieferungsbelegs zusammen mit der Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor den Arbeitsgerichten einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen. Dieser musste sodann vom Empfänger durch substantiierten Gegenvortrag erschüttert werden. Voraussetzung war nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH), dass das damalige Zustellverfahren eingehalten wurde: Der Postangestellte zog unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte "Peel-off-Label" (Abziehetikett) von der Sendung ab, klebte es auf den Auslieferungsbeleg und bestätigte die Zustellung mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe. 

Noch im Oktober 2024 hatten wir über das BAG-Urteil vom 20. Juni 2024 (2 AZR 213/23) berichtet, in dem das Gericht den Anscheinsbeweis beim Einwurf-Einschreiben grundsätzlich bestätigte, sofern ein ordnungsgemäßer Auslieferungsbeleg vorgelegt werden konnte. In einem weiteren Urteil vom 30. Januar 2025 (2 AZR 68/24) stellte das BAG sodann klar, dass die bloße Vorlage des Einlieferungsbelegs zusammen mit dem online abrufbaren Sendungsstatus nicht genügt. Entscheidend war, dass der Arbeitgeber es versäumt hatte, den bei der Deutschen Post innerhalb von 15 Monaten anzufordernden Auslieferungsbeleg herunterzuladen oder zu bestellen. Das BAG betonte, dass der Sendungsstatus weder erkennen lasse, wer die Sendung zugestellt habe, noch unter welcher Adresse oder zu welcher Uhrzeit. Die Frage, ob die Vorlage des Auslieferungsbelegs nach dem neuen digitalen Verfahren der Deutschen Post grundsätzlich einen Anscheinsbeweis begründen könne, ließ das BAG damals allerdings ausdrücklich offen. 

Worum ging es in der aktuellen Entscheidung?

In dem vom BAG nun beurteilten Fall wurde um die Wirksamkeit einer personenbedingten Kündigung gestritten. Vorangegangen waren häufige Erkrankungen des Klägers in den Jahren 2020 bis 2023. Streitgegenständlich war allerdings nicht der Zugang der Kündigung selbst, sondern die Frage, ob die vor einer krankheitsbedingten Kündigung erforderliche Einladung zum Gespräch über ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) dem Kläger tatsächlich zugegangen war. Der Kläger bestritt den Zugang dieser Einladung. Die Arbeitgeberin legte Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und Auslieferungsbeleg vor und benannte den Zusteller als Zeugen. Dieser konnte sich jedoch nicht an die konkrete Zustellung erinnern. 

Das LAG Hamburg (Urteil vom 14. Juli 2025, Az. 4 SLa 26/24) entschied, dass die vorgelegten Nachweise für ein Einwurf-Einschreiben nicht ausreichen, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang der BEM-Einladung zu begründen. Das Gericht begründete dies maßgeblich mit der Umstellung des Zustellverfahrens durch die Deutsche Post. Während nach dem früheren Verfahren der Postangestellte unmittelbar vor dem Einwurf das Peel-off-Label abzog und auf den Auslieferungsbeleg klebte, läuft das Verfahren inzwischen vollständig digital ab: Der Zusteller scannt die Einlieferungsnummer mit einem Scanner, unterschreibt auf einem digitalen Eingabefeld und wirft den Brief anschließend in den Hausbriefkasten. Das Datum wird automatisch im System hinterlegt. Das LAG Hamburg sah darin erhebliche Schwächen für den Nachweis eines typischen Geschehensablaufs: 

Erstens dokumentiert die Reproduktion des digitalen Zustellbelegs weder die Adresse noch die Uhrzeit des Einwurfs. Zweitens ist das Abscannen des Strichcodes, anders als das frühere Abziehen des Peel-off-Etiketts, auch möglich, wenn der Postangestellte noch weitere Sendungen in der Hand hält, was die Gefahr eines Fehleinwurfs erhöht. Drittens hat der Postangestellte die Zustellung nach den Vorgaben der Deutschen Post zu bestätigen, bevor er die Sendung tatsächlich in den Briefkasten legt. Und viertens differenziert der Zustellbeleg nicht danach, ob der Brief tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen oder dem Empfänger persönlich übergeben wurde. 

Das BAG hat mit seiner Entscheidung vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) die Revision der Beklagten gegen das Urteil des LAG Hamburg zurückgewiesen. Obwohl die schriftlichen Entscheidungsgründe zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vorliegen, wird die Zurückweisung der Revision in der arbeitsrechtlichen Fachwelt als starkes Indiz dafür gewertet, dass auch das BAG das neue digitale Einwurf-Einschreiben nicht für ausreichend erachtet, um einen Anscheinsbeweis zu begründen, selbst bei Vorlage des Auslieferungsbelegs. Diese Einschätzung steht allerdings unter dem Vorbehalt der noch ausstehenden schriftlichen Urteilsbegründung.

Wie kann man aktuell in der Praxis auf Nummer sicher gehen?

Vor dem Hintergrund dieser Rechtsprechungsentwicklung sollten Arbeitgeber ihre Zustellungspraxis überprüfen und anpassen. Die folgenden Alternativen bieten ein deutlich höheres Maß an Rechtssicherheit:

Weiterhin rechtssicher ist insbesondere die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung. Wird eine schriftliche Erklärung persönlich übergeben, geht sie grundsätzlich sofort zu. Entscheidend ist, dass sie dem Empfänger zum dauerhaften Verbleib übergeben wird. Die Übergabe sollte durch einen Zeugen begleitet und dokumentiert werden. 

Eine weitere bewährte Option ist die Botenzustellung mit detaillierter Dokumentation. Der Bote kann ein zuverlässiger Mitarbeiter oder ein professioneller Kurierdienst sein. Wichtig ist, dass der Bote vom Inhalt des Schreibens Kenntnis hat, die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung durchführt oder das Schreiben in den Briefkasten einwirft und diesen Vorgang schriftlich, idealerweise auch fotografisch, protokolliert, einschließlich Einwurf, Zeitpunkt und Inhalt. 

Ferner ist die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher regelmäßig rechtssicher. Der Gerichtsvollzieher erstellt eine öffentliche Urkunde über die Zustellung, die ein besonders hohes Beweismaß bietet. Ein weiterer Vorteil: Wird der Empfänger nicht angetroffen, kann der Gerichtsvollzieher das Schriftstück im Wege der Ersatzzustellung durch Niederlegung zustellen, die Zustellung gilt dann gleichwohl als bewirkt. Arbeitgeber sollten allerdings den zeitlichen Vorlauf einplanen: Die tatsächliche Zustellung hängt vom Terminkalender und der Arbeitsbelastung des Gerichtsvollziehers ab, sodass insbesondere bei knappen Kündigungsfristen ein gewisses Verzögerungsrisiko besteht. Es empfiehlt sich daher, dem Gerichtsvollzieher bei Beauftragung konkret mitzuteilen, bis wann der Zugang spätestens erfolgt sein muss, um die gewünschte Frist einzuhalten.

Beim Übergabe-Einschreiben ist eher abzuraten, da der Empfänger die Annahme verweigern oder nicht angetroffen werden kann. In diesem Fall muss er die Sendung innerhalb von sieben Werktagen bei der Post abholen. Dadurch kann sich die Zustellung verzögern oder scheitern, was bei fristgebundenen Erklärungen ein erhebliches Risiko darstellt. 

Das Einwurf-Einschreiben kann aus unserer Sicht derzeit nur noch ergänzend neben einem anderen rechtssicheren Zustellungsverfahren eingesetzt werden, sollte jedoch nicht mehr als tragende Säule des Zugangsnachweises angesehen werden. 

Eine Zustellung per E-Mail wahrt die für Kündigungen erforderliche Schriftform nicht. Unabhängig von der Frage eines Zugangsnachweises ist die Kündigung per E-Mail daher keine zulässige Option.

Ausblick: Abschied vom Einwurf-Einschreiben als Standardverfahren?

Die Arbeitsgerichte stellen aufgrund der veränderten Zustellpraxis der Deutschen Post immer höhere Anforderungen an die Nachweisführung und lösen sich zunehmend von der Vorstellung, das Einwurf-Einschreiben begründe ohne Weiteres einen Anscheinsbeweis für den Zugang. Sollte das BAG in seiner noch ausstehenden schriftlichen Begründung die Argumentation des LAG Hamburg vollumfänglich übernehmen, wäre dies gleichbedeutend mit dem faktischen Ende des Einwurf-Einschreibens als beweissicheres Zustellmittel im Arbeitsrecht.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, bereits jetzt auf bewährte Alternativen wie die persönliche Übergabe mit Zeuge oder die Botenzustellung mit Protokoll umzustellen. Gerade bei zugangsbedürftigen Erklärungen wie Kündigungen, BEM-Einladungen oder Abmahnungen sollte der Zugangsbeweis nicht dem Zufall überlassen werden.