Shared Service Center im Mittelstand: Struktur für mehr Effizienz

Was in Konzernen längst etabliert ist, wird im gehobenen Mittelstand zunehmend zum strategischen Thema: der gezielte Aufbau zentraler Dienstleistungsfunktionen in Form eines Shared Service Centers (SSC).

Insbesondere bei wachsenden Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften oder Standorten geht es nicht nur um Effizienzgewinne, sondern um Struktur, Verantwortlichkeit und eine verlässliche betriebswirtschaftliche Grundlage für interne Leistungsverhältnisse.

Ein Shared Service Center schafft Transparenz, stärkt die Steuerungsfähigkeit und hilft dabei, personelle und finanzielle Ressourcen sinnvoll zu bündeln.

Strukturelle Entwicklung macht zentrale Dienste notwendig

Viele mittelständische Unternehmen beginnen mit einer operativen Gesellschaft – wachsen jedoch im Laufe der Zeit zu einer Unternehmensgruppe mit mehreren Einheiten, Beteiligungen oder Auslandsstandorten.

Was dabei oft unbemerkt bleibt: Zentrale Leistungen – etwa Buchhaltung, Personalverwaltung, IT oder Einkauf – werden weiterhin informell aus dem Haupthaus erbracht, ohne organisatorische oder vertragliche Trennung.

In der Folge: Leistungen fließen in Tochtergesellschaften ein, ohne dass sie verrechnet werden. Die betriebswirtschaftliche Ergebnisdarstellung einzelner Gesellschaften wird verzerrt. Gleichzeitig bleiben Aufwand und Verantwortung an zentralen Stellen zurück – ohne kostenmäßige Entlastung oder organisatorische Sichtbarkeit.

Typische Funktionen im Shared Service Center

Ein Shared Service Center ist kein starres Modell, sondern bildet diejenigen Leistungen ab, die zentral erbracht und für mehrere Gesellschaften genutzt werden. Häufig zählen dazu:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Personaladministration und Lohnabrechnung
• IT-Basisdienste und Support
• Einkauf und Vertragsmanagement
• Datenschutzkoordination, interne Compliance
• Rechtliche Grundsatzthemen oder Steuerkoordination
• Reisekosten- und Fuhrparkverwaltung

Entscheidend ist nicht die Zahl der Funktionen, sondern die klare Abgrenzung, Verantwortung und Abrechnung – gegenüber den nutzenden Einheiten und im Sinne der Gesamtgruppe.

Transparente Umlagen und steuerliche Anerkennung

Ein wesentliches Ziel des Shared Service Centers ist die transparente Verrechnung interner Leistungen – sowohl aus betriebswirtschaftlicher als auch aus steuerlicher Sicht.

Eine saubere Leistungsverrechnung zeigt auf, welche Einheiten welche Dienste in Anspruch nehmen, macht deren Kosten sichtbar und hilft dabei, die Profitabilität der einzelnen Gesellschaften realistisch zu bewerten.

Steuerlich ist es entscheidend, dass die Verrechnung auf Grundlage klarer, schriftlicher Verträge erfolgt und die Vergütung dem Fremdvergleich standhält. Fehlt es an Dokumentation oder ist die Bemessung wirtschaftlich nicht nachvollziehbar, kann es bei Betriebsprüfungen oder in internationalen Strukturen zu Korrekturen kommen – insbesondere im Kontext konzerninterner Verrechnungspreise.

Bessere Nutzung personeller Ressourcen

Neben der Kosten- und Leistungstransparenz trägt ein Shared Service Center auch zur besseren Nutzung personeller Ressourcen bei.

Gerade in Zeiten begrenzter Fachkräftekapazitäten ist es für viele Unternehmen nicht realistisch, jede Gesellschaft mit eigenem HR- oder Rechnungswesenpersonal auszustatten.

Durch die Bündelung lassen sich Tätigkeiten bündeln, Fachlichkeit steigern und Vertretungsregelungen besser abbilden. Mitarbeitende können gezielter entwickelt und eingesetzt werden, Prozesse werden effizienter, die Qualität steigt messbar – ohne dass operative Einheiten an Flexibilität verlieren.

Organisatorische und rechtliche Umsetzung

In der Praxis wird ein Shared Service Center im Mittelstand häufig als eigene GmbH innerhalb der Unternehmensgruppe aufgebaut – insbesondere dann, wenn mehrere operative GmbHs bestehen oder eine Holdingstruktur vorhanden ist.

Diese rechtliche Selbstständigkeit bietet Vorteile: Sie schafft klare vertragliche Beziehungen, ermöglicht eine steuerlich saubere Leistungsverrechnung und reduziert das Haftungsrisiko.

Alternativ kann das Shared Service Center auch als zentrale Abteilung innerhalb einer bestehenden Gesellschaft geführt werden. Entscheidend ist in jedem Fall: Leistungen, Zuständigkeiten und Abrechnungsregeln müssen verbindlich geregelt sein. Verträge, interne Service Level Agreements (SLA) und eine laufende wirtschaftliche Überprüfung sind dabei unerlässlich.

Fazit

Ein Shared Service Center ist kein rein administratives Modell, sondern ein strategischer Baustein für unternehmerische Steuerung.

Es schafft Klarheit über Leistungen, fördert die betriebswirtschaftliche Vergleichbarkeit innerhalb der Gruppe, nutzt personelle Ressourcen gezielter und reduziert steuerliche Risiken.

Besonders in wachsenden Unternehmensgruppen bietet es die Möglichkeit, Struktur und Effizienz in Einklang zu bringen – ohne operative Einheiten zu überfrachten oder zentrale Funktionen im Hintergrund verschwinden zu lassen.

Ein strukturierter Aufbau, rechtlich sauber geregelt und wirtschaftlich tragfähig ausgestaltet, ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Gerade an der Schnittstelle zwischen steuerlicher Anerkennung, interner Leistungsverrechnung und Vertragsgestaltung ist eine enge Verbindung von steuerlicher und rechtlicher Expertise entscheidend.