Rückkehr des Einwurf-Einschreibens? DHL ändert Zustellverfahren

Jahrzehntelang galt das Einwurf-Einschreiben als sicherer Weg, um wichtige Schriftstücke wie Kündigungen und Einladungen zu BEM-Gesprächen zu übermitteln und für deren Zugang eine belastbare Beweisgrundlage zu schaffen. Dies galt zumindest bis zur Umstellung des Zustellverfahrens im Jahr 2025, mit welcher die DHL Group den Nachweis der Zustellung vollständig digitalisierte. 

Diese Änderung blieb nicht ohne Auswirkungen: Am 07.05.2026 hat das Bundesarbeitsgericht – 2 AZR 184/25 – dem Einwurf-Einschreiben im Hinblick auf die Beweisbarkeit der Zustellung eine Absage erteilt.  

Neues DHL-Zustellverfahren für das Einwurf-Einschreiben 

Um der gerichtlich festgestellten fehlenden Dokumentationskraft des Einwurf-Einschreibens entgegenzuwirken hat die DHL Group ihr Verfahren am 15.07.2026 angepasst. Dem Zustellungsprozess wurde ein weiterer Dokumentationsschritt hinzugefügt. Der Zusteller bestätigt nach dem Scan der Sendung und dem Einwurf nochmals digital mit Checkbox und Unterschrift im Handscanner, dass er die Sendung in den Briefkasten des Empfängers eingelegt hat.  

Das ursprüngliche Zustellverfahren sah vor, dass der Postangestellte unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel-off-Label“ (Abziehetikett) von der Sendung abzog, es auf den Auslieferungsbeleg klebte und die Zustellung mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe bestätigte. 

Bei Einhaltung dieses Verfahrens hatte die Rechtsprechung dem Einwurf-Einschreiben grundsätzlich einen Anscheinsbeweis für den Zugang zugesprochen.  

Mit fortschreitender Digitalisierung entwickelte sich der Zustellungsprozess fort. Seit etwa 2025 erfolgt die Dokumentation ausschließlich digital: Die Zusteller scannen die Sendungen und unterschreiben dann in einem Eingabefeld. Zustellzeitpunkt sowie -orte werden automatisch elektronisch erfasst und im System hinterlegt. Diese Entwicklung sollte die Nachvollziehbarkeit verbessern und die Beweissituation stärken. Jedoch wird der zuzustellende Brief erst im Anschluss an dieses Vorgehen in den entsprechenden Briefkasten eingeworfen. Mehrere Gerichte warfen infolgedessen die Frage auf, ob rein digitale Erfassungen ausreichen, um gerichtsfesten Nachweis zu gewährleisten.  

BAG-Urteil: Warum der Anscheinsbeweis beim Einwurf-Einschreiben entfällt 

Insbesondere das BAG sieht in seiner Entscheidung vom Mai 2026 durch die bloße vorherige elektronische Dokumentation ohne zusätzliche Sicherungen die Zweifel am tatsächlichen Einwurf nicht vollständig ausgeräumt. Das Abscannen des Strichcodes ist, anders als das frühere Abziehen des Peel-off-Etiketts, auch möglich, wenn der Postangestellte noch weitere Sendungen in der Hand hält, was die Gefahr eines Fehleinwurfs erhöht. Die Zustellung ist durch den Mitarbeiter außerdem vor Einwurf zu bestätigen. Darüber hinaus differenziert der Zustellbeleg nicht danach, ob der Brief tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen oder dem Empfänger persönlich übergeben wurde.  

Das BAG gestand deshalb dem neuen „Scan-Verfahren“ nicht den gewohnten Anscheinsbeweis zu, welcher bei dem „Peel-off-Label-Verfahren“ angenommen wird. Insbesondere wurde der Zeitpunkt der Dokumentation im Urteil beanstandet, da Zeit und Ort schon vor der tatsächlichen Zustellung elektronisch hinterlegt werden. Das Gericht sieht darin die Aufmerksamkeit des Zustellers hinsichtlich des eigentlichen Zustellvorgangs gemindert. Nach Durchführen des „Scan-Verfahrens“ könnte der Zusteller noch getäuscht oder abgelenkt werden. Der für einen Anscheinsbeweis erforderliche Anknüpfungspunkt des Einwurfes fällt damit weg, so dass sich ein Einwurf-Einschreiben von einem normalen Brief nicht mehr signifikant unterscheidet. 

Die DHL Group hat aktuell ihr Produkt wegen der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts angepasst: Der Einwurf der Sendung nach dem Scan wird durch den Zusteller zusätzlich nochmals digital bestätigt und mit Unterschrift sowie einer Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert. Der zusätzliche Bestätigungsschritt fördere die Aufmerksamkeit des Zustellers für den ordnungsgemäßen Abschluss der Zustellung und stärke die Nachvollziehbarkeit des dokumentierten Zustellvorgangs. Ob dies ausreichen wird, werden die Gerichte entscheiden müssen. Unklar ist weiterhin, ob im jetzigen Verfahren eine Unterscheidung zwischen Briefkastenzustellung und persönlicher Übergabe vorgesehen ist. Darüber hinaus ist das Einscannen des falschen Briefes weiterhin wahrscheinlicher als das Abziehen des falschen Peel-off-Labels.  

Schon jetzt wird Kritik von Juristen und Personalverantwortlichen geäußert. Eine Veränderung am Auslieferungsbeleg sei nicht zu erkennen, auch seien bei Versuchszustellungen die Namen der Zusteller nicht zu erkennen. Ob auch am Auslieferungsbeleg bereits etwas geändert wurde, ist nicht bekannt. 

Praxisempfehlung für Arbeitgeber: Kündigungen weiterhin persönlich oder durch Boten zustellen 

Es ist auch nach Änderung des digitalen Verfahrens bei der DHL Group unsicher, ob eine rechtswirksame Zustellung mit dem Einwurf-Einschreiben erreicht werden kann. Insbesondere Kündigungsschreiben sollten persönlich im Unternehmen übergeben oder von einem Boten zugestellt werden, der den Einwurf in den Briefkasten mit Protokoll und Foto dokumentiert. Wichtig dabei ist, dass der eingesetzte Bote den Inhalt des Schreibens kennt, er also beim Verpacken des Briefes anwesend ist. Auch wenn dieses Vorgehen mit einem höheren Aufwand verbunden ist, bietet es derzeit die verlässlichere Grundlage für den Nachweis einer wirksamen Zustellung.