Weihnachtsfeier 2021: Gutschein anstatt Weihnachtsfeier - Sachzuwendungen als Kostensurrogat & Anwendbarkeit des 110 Euro Freibetrags

1. Grundsatz

Betriebsveranstaltungen dienen vor allem dem Zusammenhalt von einzelnen Teams oder ganzen Belegschaften. Für die Betriebsveranstaltungen kann bei Vorliegen der Üblichkeit der Veranstaltung ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer von den zuvor ermittelten Gesamtkosten abgezogen werden.

Ausgehend von § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG ist bei Geschenken, deren Wert 60 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigt, davon auszugehen, dass es sich um Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung handelt (Vereinfachungsregel). Bei höherwertigen Geschenken ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.

Hinweisend sei bemerkt, dass bei Betriebsveranstaltungen somit keine generelle 60 Euro Grenze vorgegeben wird. Vielmehr wird lediglich erläuternd eine Einzelfallprüfung für hochpreisige Individualzuwendungen angezeigt.

2. Kostensurrogat statt normalerweise tatsächlich entstehender Kosten der Betriebsveranstaltung

Aufbauend auf der steuerlichen Erläuterung der Finanzverwaltung betreffend virtuelle Weihnachtsfeiern stellt sich die Frage, was als tatsächliche Kosten für eine Weihnachtsfeier als übliche Betriebsveranstaltung zu qualifizieren ist.

Im Rahmen der historischen pandemischen Lage 2021 zeigt sich die Finanzverwaltung großzügig bei der Auslegung der Grundsätze bei Betriebsveranstaltung. Dies führt dazu, dass Sachzuwendungen anstatt originärer Veranstaltungskosten dennoch unter die Regelungen des § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 i. V. m. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG gefasst werden können. Beispiel ist hier, dass der zu verkostende Wein, die Nudeln und/oder Pralinen den virtuellen Teilnehmern nach Hause geschickt werden. Es handelt sich also um ein konkretes Kostensurrogat in Form einer Sachzuwendung, da die normalerweise entstehenden Aufwendungen (z.B. Musik, Buffet, Getränke, Lokalität) tatsächlich nicht entstehen können. Die Annahme von in Tz. 1 beschriebenen Geschenken anlässlich einer Betriebsveranstaltung sieht die Finanzverwaltung hier nicht vor.

3. Auslegung und Bedeutung für die Unternehmen

Nach unserer Auffassung sowie einer unverbindlichen Erstabstimmung mit Vertretern der Finanzverwaltung haben Arbeitgeber nur in diesem Jahr aufgrund der besonderen pandemischen Lage die Möglichkeit, normalerweise vorhandene Veranstaltungskosten (Organisation, Bewirtung, Künstler u.ä.) in Form von Kostensurrogaten unter Berücksichtigung des 110 Euro Freibetrags an die Mitarbeiter abzugeben.

Arbeitgeber können nun nicht nur Weinflaschen oder Nudeln, sondern auch Gutschein-Codes von Drittanbietern (z.B. Wunschgutschein) bis zu 110 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei an Mitarbeiter abgeben. Insoweit bildet der jeweilige Gutschein als Kostensurrogat die normalerweise anfallenden Kosten je Mitarbeiter bei einer Präsenz-Weihnachtsfeier ab.

Ungeachtet der hier dargestellten Argumentation kann selbstverständlich für die Annahme der sog. “Geselligkeit“ ein (wenn auch kostenfreier) virtueller Eventteil vorgesehen werden. Hierdurch ergäbe sich in etwaigen Fällen ggf. eine weitestgehende Minimierung von Abstimmungsthematiken in kommenden Betriebsprüfungen. Unseres Erachtens ist dies für die Umsetzung der dargestellten Auslegung nicht Voraussetzung.

Zusammenfassend bedeutet dies für die betriebliche Praxis,

• dass in Fällen, in denen keine anderen Kosten für eine Betriebsveranstaltung entstehen, die u. E. mögliche Kostensurrogate (Gutschein-Codes, Weinflaschen, Spezialitäten, Süßwaren) als originäre Kosten der Betriebsveranstaltung qualifiziert und entsprechend unter Berücksichtigung des 110 Euro Freibetrags ggf. steuer- & sozialversicherungsfrei behandelt werden können,
• dass es sich bei diesen insoweit nicht um Geschenke anlässlich einer Betriebsveranstaltung handelt,
• die begünstigten Mitarbeiter als tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter zu betrachten wären.

4. Praxishinweise

In der betrieblichen Praxis empfiehlt sich u. E.

• die Kommunikation seitens Geschäftsleitung / Vorstands entsprechend vorzubereiten und
• die Liste der Empfänger der Kostensurrogate sowie die Kostenkalkulation zur Dokumentation zu nehmen.