Grüne Mobilität: Dokumentationsanspruch des BMF hebelt Steuerbefreiungsnorm aus

Ist der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber steuerfrei?     

Ab 2019 können Arbeitgeber über § 3 Nr. 15 EStG steuer- & sozialversicherungsfrei Zuschüsse (Geld oder Fahrkarten) ausgeben. Beides wird über § 3 Nr. 15 EStG ohne Einschränkung der Höhe nach freigestellt. In Zeiten der Klimakrise und des gesellschaftlichen Wandels eine echte Konkurrenz zum Firmenwagen und damit ein wirklicher Schritt in eine grüne Zukunft, auch für Menschen mit kleinen Einkommen.

Leider hatte der Gesetzgeber nicht mit dem Bundesfinanzministerium (BMF) gerechnet. Dieses reagierte mit Schreiben vom 15. August 2019 (BStBl. I S. 875) auf die sich zeigende Gefahrensituation und definierte in insgesamt 45 Textziffern mannigfaltige Anwendungsanforderungen, Beispiele sowie die aus BMF-Sicht notwendigen Dokumentationsanforderungen. 

Beispielhaft definiert dabei das BMF in Tz. 7 des Schreibens als Personenfernverkehr Züge des ICE/IC/EC, alles Übrige sei sodann als Personennahverkehr zu sehen. 

In Tz. 41 fordert das BMF sodann folgende Dokumentation für z.B. Bahncards:

„Überlässt oder bezuschusst der Arbeitgeber eine Fahrberechtigung für den Personenfernverkehr, die über die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG) hinausgeht oder auch zu Fahrten im Sinne des § 3 Nummer 13 oder 16 EStG genutzt wird, hat er den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen des § 3 Nummer 15 EStG (vgl. Rz. 13) oder den entsprechenden Nachweis zu der von ihm durchgeführten Prognoseberechnung (prognostizierte Voll- bzw. Teilamortisierung, vgl. Rz. 15 ff.) neben dem Beleg für die erworbene Fahrberechtigung ebenfalls zum Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzubewahren. Entsprechendes gilt in den Fällen der Rz. 22 f. (Verzicht auf Amortisationsprognose).“

Nach unseren Erfahrungen aus vielen Projekten führt diese Vorschrift zu großer Unsicherheit in der Praxis. Hier gesellt sich BMF-Anwendungslogik zu überbordenden Dokumentationsanforderungen und führt am Ende dazu, dass diese doch sehr positive gemeinte Steuerbefreiungsnorm dadurch stark in den Hintergrund tritt.

Diskussionspotential für Steuerprüfungen aber keine rechtliche Verbindlichkeit

Wie bereits in anderen Mandanteninformationen ausgeführt, stellen Lohnsteuerrichtlinienhinweise sowie auch BMF-Schreiben und andere interne Erlasse der Länderfinanzverwaltungen lediglich individuelle Meinungsäußerungen ohne allgemeine rechtliche Verbindlichkeit dar. Maßgebend war und bleibt der Gesetzestext.

Wesentlich ist dabei die Feststellung, dass der Gesetzgeber in § 3 Nr. 15 EStG keine Dokumentationsanforderungen für die Arbeitgeber definiert hat. Somit sind nach dem gesetzlichen Wortlaut die durch das BMF geforderten Dokumentationen sowie Anwendungsvorgaben nicht für Sie bindend. Sie stellen lediglich das Diskussionspotential in Steuerprüfungen in Aussicht, welches sich ergeben kann. 

Die Unterscheidung des Gesetzgebers in Nahverkehr für alle und Fernverkehr nur bei Fahrten Wohnung und Arbeit ist nach meiner Einschätzung nicht nachvollziehbar. Schaut man doch auf das “49 Euro-Ticket“, welches wiederum als mögliche lohnsteuer-/sozialversicherungsfreie Leistung des Arbeitgebers genutzt werden kann. Wie dieses sodann durch den Mitarbeiter genutzt wird, spielt als sogenannte Lohnverwendung keine steuerliche Rolle.

Positiv sei dennoch erwähnt, dass das BMF für den Personennahverkehr eine erleichterte Dokumentation für überlassene Fahrkarten zulässt. So reicht hier der Kaufbeleg als Nachweis aus. Im Regelfall wird dieser bereits in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens dokumentiert.

In Summe kann man festhalten, dass der Gesetzgeber hier nicht weit aber dennoch offen genug gestaltet hat. Die Auslegung des BMF ist meines Erachtens an vielen Stellen zu eng erfolgt. Dies verhindert oftmals in der Praxis eine aktive Nutzung, begründet mit der Furcht, in kommenden Betriebsprüfungen Angriffspunkte zu liefern.  

Handlungsempfehlungen für die Praxis 

Als Handlungsempfehlung können wir Ihnen nachfolgende konkrete Punkte mitgeben:

1. Nutzen Sie die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 15 EStG aktiv. 
2. Gehen Sie aktiv mit der Meinungsäußerung des BMF um und nutzen Sie diese flexibel.
3. Nutzen Sie die Steuerbefreiung insbesondere in Verbindung mit Bahncards, um hier eine etwaig notwendige Versteuerung zu begrenzen.
4. In Verbindung mit anderen Normen wie der Inflationsprämie des § 3 Nr. 11b EStG oder der Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG erhalten Sie hier ein attraktives Paket an Möglichkeiten für Ihre Arbeitnehmer.

Sprechen Sie uns gerne in dieser Thematik sowie einer möglichen Umsetzung in Ihrem Unternehmen direkt an.