Für deutsche Unternehmensgruppen mit Beteiligungsgesellschaften im EU-Ausland empfiehlt sich dennoch eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema. Denn in einigen anderen Ländern ist das entsprechende Umsetzungsgesetz entweder bereits beschlossen, wie beispielsweise in Schweden und Dänemark, oder kurz vor dem Entstehen.
Eine gruppenweit konsistente und abgestimmte Lösung zur Hand zu haben, sollte für die Obergesellschaft das Ziel sein. Dies kann durch ein einheitliches Konzept der Obergesellschaft auch für ihre Beteiligungsgesellschaften ermöglicht werden. Dieses Konzept besteht im Kern aus drei Elementen:
- Whistleblowing-Hotline: Bestellung von neutralen und unabhängigen Ombudspersonen für die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen (telefonisch, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch). Erforderlichenfalls unterstützt durch digitale Hinweisgebersysteme.
- Case-handling: Berufung und Training von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in der Beteiligungsgesellschaft die eingehenden Hinweise, unterstützt durch die Ombudsperson, bearbeiten.
- Information: Klare Kommunikation im Unternehmen sowie Training und Sensibilisierung der Belegschaft.
Das Konzept sollte vom Mutterunternehmen ausgehen und gemeinsam mit den Beteiligungsgesellschaften entwickelt werden. Damit gelingt ein koordiniertes Vorgehen und es entsteht ein gemeinsames Verständnis.
Jedes EU-Land wird in dem von der EU-Richtlinie vorgegeben Rahmen diese Richtlinie ein wenig anders umsetzen. Darauf ist bei der Entwicklung des Konzeptes und auch in der weiteren Folge zu achten.
Schließlich kann bei der Befassung mit der Einführung oder Weiterentwicklung einer Hinweisgebermöglichkeit das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verknüpft werden.
