Travel Management

Die Verwaltung von Reisebuchungen, Spesen und Abrechnungen bedeutet sowohl für Mitarbeiter, als auch für das Finanzwesen einen erheblichen Arbeitsaufwand und bildet zeitgleich einen großen Kostenfaktor. Die geringe Kostentransparenz und die oftmals wenig effizienten Prozesse, beginnend mit der Reisebuchung über die Reisekostenerfassung bis hin zur Genehmigung, Prüfung und Erstattung sind sehr zeitaufwändig und mit hohen (steuerlichen) Risiken verbunden. Aus diesen Gründen bietet der Reisemanagementprozess in der Regel erhebliche Optimierungspotenziale, um ein effizientes Reisemanagement zu realisieren. Dies stellt Unternehmen insofern vor große Herausforderungen, als dass hierfür entsprechende Prozesse und Technologien benötigt werden, die für einen reibungslosen Daten- und Informationsaustausch zwischen den beteiligten Stakeholdern (z. B. Reisender, Vorgesetzter, Reisebüro und Finanzbuchhaltung) und Systemen (z. B. HR, ERP, Reisebuchungsportal) sorgen.  

Insbesondere für die Bewältigung dieser Herausforderungen bietet SAP Concur eine modular aufgebaute, integrierte und individualisierbare Lösung an. Kern der cloudbasierten Lösung bilden zwei Module. Das Modul Concur Travel, welches in der Regel mit dem firmeneigenen Reisebüro verknüpft wird, bietet eine komfortable Möglichkeit Dienstreisen einfach und schnell zu buchen. Hier helfen eine Vielzahl von Funktionen und Integrationen, den Aufwand der buchenden Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. So können bspw. die Reiserichtlinien und Raten des Unternehmens im System hinterlegt werden, um für die notwendige Compliance und Kostenkontrolle zu sorgen. Auch erforderliche Vertreterregelungen, Genehmigungsprozesse oder Reports sind einfach zu integrieren. Nach erfolgter Reise werden die angefallenen Reisekosten über das Modul Concur Expense abgerechnet. Hierzu können die Informationen der Reisebuchungen aus Concur Travel der jeweiligen Reisekostenabrechnung einfach zugeordnet werden, sodass keine Informationen verloren gehen und sich der Erfassungsaufwand erheblich reduziert. Parallel besteht die Möglichkeit die Zahlungsinformationen der Firmenkreditkarten zu integrieren, um so eine noch einfachere und schnellere Erfassung zu gewährleisten. Auch ist die Umsetzung eines komplett digitalen Prozesses möglich, denn mithilfe der Concur App können nicht nur Reisen gebucht und Abrechnung erstellt werden, sondern zusätzlich Papierbelege fotografiert und gesetzeskonform digitalisiert werden. Dies hat den Vorteil, dass die so erfassten Belege automatisch ausgelesen werden und der Mitarbeiter kaum noch Zeit für deren Erfassung aufwenden muss. Die auf diese Weise schnell und standardisiert erstellten Reisekostenabrechnung können anschließend mit geringem Aufwand geprüft, bearbeitet und über eine automatische Schnittstelle direkt im jeweiligen ERP-System verbucht werden. Neben den beschriebenen Funktionen bietet SAP Concur unter anderem über das integrierte App-Center oder hinzubuchbare Funktionen eine Vielzahl weiterer Optimierungsmöglichkeiten an. Das Spektrum reicht hierbei von Dienstleistungen zur Rückerstattung von im Ausland gezahlter Umsatzsteuern bis hin zu Warnfunktionen für Mitarbeiter auf Dienstreisen.

Mit unserer langjährigen Implementierungsexpertise und mit dem Know-how als zertifizierter SAP Concur Implementierungspartner begleiten wir Sie gerne vollumfänglich in allen fachlichen und technischen Belangen zur Einführung und Optimierung Ihrer Reisemanagementlösung.

Gründe für die Optimierung und Digitalisierung des Reisemanagements

• Hoher Aufwand und Unzufriedenheit mit dem Reisebuchungsprozess
• Umständliche und zeitaufwändige Prozesse zur Erstellung der Reisekostenabrechnungen
• Hohe Anzahl unvollständiger Reisekostenabrechnungen und erforderlicher Korrekturschleifen
• Regelmäßige Verstöße gegen die Reiserichtlinie 
• Hoher Aufwand im Rahmen Prüfung und Verbuchung von Reisekostenabrechnung
• Stark papierbasierte Prozesse und geringer Digitalisierungsgrad
• Unzureichende Flexibilität und Transparenz 

Wichtige Vorteile

• Schaffung stabiler und kosteneffizienter Prozesse durch Standardisierung und Automatisierung
• Vereinfachung der Prozesse und Steigerung der Nutzerfreundlichkeit
• Verringerung von Fehlern und Risiken (z. B. in den Bereichen Reisebuchung, Kostenerfassung, Erstattung und Steuern)
• Verbesserung der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Reportingfähigkeit von Reiseprozessen und -ausgaben
• Erreichung eines hohen ROI und geringen Amortisationszeiten

Unsere Kompetenzen

• Technische und fachliche Umsetzung von SAP-Concur-Lösungen
• Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Concur-Lösungen
• Aufbau von Reisekostenrichtlinien 
• Schaffung effizienter und standardisierter Abläufe und Prozesse
• Sicherstellung des Datenschutzes 
• Gewährleistung der Compliance
• Klärung (steuer-)rechtlicher Fragestellungen
• Erstellung von Verfahrens- / Prozessdokumentation 
• Abschaffung von Papierbelegen 
• Aufbau aussagekräftiger Reports 
• Durchführung von Trainings