E-Rechnung: Countdown bis Januar 2027

Bereits seit dem 1. Januar 2025 besteht die Verpflichtung, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich für im Inland steuerbare Umsätze empfangen zu können. Die nachfolgend dargestellten Übergangsregelungen beziehen sich auf die Ausstellung von Rechnungen. 

Für Umsätze, die bis einschließlich 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, bleibt die Verwendung anderer Rechnungsformen weiterhin zulässig. Hierunter fallen sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen, die nicht den Anforderungen der vorgeschriebenen Norm EN 16931 entsprechen oder nicht interoperabel ausgestaltet sind. Wird ein solches elektronisches Format verwendet, ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wobei hierfür keine besondere Form vorgeschrieben ist. Papierrechnungen können während dieses Zeitraums hingegen ohne Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden. 

Überschreitet der Gesamtumsatz des leistenden Unternehmens im Jahr 2026 EUR 800.000 nicht, verlängert sich für ihn zudem die Möglichkeit zur Nutzung anderer Rechnungsformate unter den vorgenannten Bestimmungen bis zum 31. Dezember 2027. 

Unabhängig davon dürfen Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin im EDI-Verfahren erstellt und übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger diesem Vorgehen zustimmt. 

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft Lieferungen und sonstige Leistungen im Inland. Voraussetzung ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig sind.  

Eine solche Ansässigkeit kann sich insbesondere aus dem Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit, der Geschäftsleitung, einer am jeweiligen Umsatz beteiligten umsatzsteuerlichen Betriebsstätte oder dem Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt ergeben. Die bloße umsatzsteuerliche Registrierung oder eine reine Postanschrift ohne Mitarbeitende und technische Infrastruktur in Deutschland reicht für sich genommen nicht aus, um eine Ansässigkeit zu begründen. 

Der Anwendungsbereich umfasst neben Lieferungen und sonstigen Leistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungserbringers auch Sachverhalte, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Verfahren), sowie Reiseleistungen und Umsätze, die der Durchschnittssatz- oder Differenzbesteuerung unterliegen. Ausgenommen sind jedoch Umsätze, die unter die Steuerbefreiungen des § 4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen (z. B. gewisse Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Vermietung). Ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 sowie Fahrausweise. 

Für Kleinunternehmer besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Sie müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 ebenfalls in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu empfangen. 

Für den Übermittlungsweg von E-Rechnungen bestehen derzeit keine gesetzlichen Vorgaben. Dies bedeutet, dass Unternehmen selbst sicherstellen müssen, auf welchem Weg E-Rechnungen versendet und empfangen werden und welche technischen Prozesse hierfür eingerichtet werden. Da bislang weder zentrale Portale noch verpflichtende Routing-Systeme oder Clearing-Stellen vorgesehen sind, planen viele Unternehmen, E-Rechnungen zunächst weiterhin überwiegend per E-Mail auszutauschen. Alternativ können auch andere elektronische Übermittlungswege, beispielsweise PEPPOL, EDI-Verfahren oder Downloadportale, genutzt werden. 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein strukturiertes elektronisches Format erfordert grundsätzlich die Konformität mit dem europäischen Standard EN 16931. Das Format kann jedoch auch zwischen den Parteien frei vereinbart werden. Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG (z. B. Leistungsdatum bzw. -zeitraum, Steuersatz, Entgelt, Umsatzsteuerbetrag und Leistungsbeschreibung) müssen dabei maschinell lesbar im XML-Datensatz enthalten sein. Bei hybriden Rechnungen (z. B. ZUGFeRD-Dateien mit PDF-Darstellung und eingebettetem XML-Datensatz) ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. 

In Deutschland haben sich bislang insbesondere die zulässigen Formate XRechnung und ZUGFeRD etabliert. Daneben können jedoch auch andere der EN 16931 entsprechende Rechnungsformate verwendet werden, beispielsweise PEPPOL BIS Billing 3.0 oder Umsetzungsstandards des europäischen Normformats. Entscheidend ist, dass das verwendete Format die Anforderungen der EN 16931 erfüllt und eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. 

Um die Ordnungsmäßigkeit von E-Rechnungen sicherzustellen und den Vorsteuerabzug zu gewährleisten, treffen Rechnungsempfänger bestimmte Prüfpflichten. Dabei ist insbesondere zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern zu unterscheiden: 

• Formatfehler: Verstoß gegen die Syntaxanforderungen der EN 16931 (UBL/CII) oder fehlerhafte bzw. unvollständige Extraktion der strukturierten Rechnungsdaten bei frei vereinbarten Formaten. In diesem Fall liegt grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben vor. Soweit für den jeweiligen Sachverhalt eine E-Rechnung erforderlich ist, ist ein Vorsteuerabzug regelmäßig nicht möglich. 

• Geschäftsregelfehler: Verstoß gegen die in der EN 16931 definierten Prüf- und Plausibilitätsregeln (z. B. fehlender Code der Umsatzsteuerkategorie). Betrifft der Fehler ein umsatzsteuerlich relevantes Pflichtfeld, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch eine rückwirkende Korrektur der Rechnung möglich sein. 

• Inhaltsfehler: Fehlerhafte oder unvollständige umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. eine unzureichende Leistungsbeschreibung). Auch in diesen Fällen ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht möglich. Eine rückwirkende Berichtigung kann unter Umständen zulässig sein. 

Rechnungsaussteller sollten daher ebenfalls sicherstellen, dass E-Rechnungen sowohl technisch valide als auch umsatzsteuerlich korrekt fakturiert werden. Andernfalls ist mit Rückfragen, Ablehnungen durch den Rechnungsempfänger, zusätzlichem administrativem Aufwand im Korrekturprozess und verspätetem Zahlungseingang zu rechnen.