Erfüllen Sie ESG-Anforderungen durch optimierte Reisestrategien und Emissionskontrolle

Effizienzgedanken treiben das Travel Management schon seit Jahren. Jetzt kommen weltweite ESG-Vorgaben wie auch der Wertewandel bei Mitarbeitern und Kunden hinzu. Nachhaltigkeitskonzepte, speziell auch für die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei Geschäftsreisen, werden erforderlich. Klimaneutrales Reisen und effektives Travel Management können nur durch CO2-Tracking und -Analyse erreicht werden.

Die Analyse von Reiseemissionen fördert die Entwicklung von Strategien zur Einsparung von CO2. Die Vorgaben durch eine nachhaltige Reiserichtlinie sind zudem für geringere Emissionen entscheidend. Durch eine durchgängige Betrachtung aller Reiseprozesse lässt sich Transparenz erhöhen und Optimierungspotenzial ausschöpfen.

Ihr Partner für die Implementierung 

Als Ihr zertifizierter SAP Concur Implementierungspartner bringen wir umfassendes Know-how und langjährige Erfahrung mit, um Ihr Reisemanagement effizient und effektiv zu gestalten. Unser Ziel ist es, Ihr Unternehmen mit einer nahtlosen und kosteneffizienten Reisemanagementlösung zu unterstützen, die den Arbeitsaufwand reduziert und gleichzeitig Transparenz und Kostenkontrolle verbessert.

"Nachhaltigkeits- und effizienzoptimiertes Travel Management ist möglich. Alles verbunden mit einem umfassenden End-to-End-Prozess, der dem User einen hohen Komfort bietet."

Thorsten Lorenzen

Dienstleistungen

  • Technische und fachliche Umsetzung von SAP-Concur-Lösungen
  • Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Concur-Lösungen
  • Aufbau von Reisekostenrichtlinien  
  • Schaffung effizienter und standardisierter Abläufe und Prozesse 
  • Sicherstellung des Datenschutzes  
  • Gewährleistung der Compliance 
  • Klärung (steuer-)rechtlicher Fragestellungen 
  • Erstellung von Verfahrens- / Prozessdokumentation  
  • Abschaffung von Papierbelegen  
  • Aufbau aussagekräftiger Reports  
  • Durchführung von Trainings 

Effizientes Reisemanagement mit SAP Concur

Mann nd Frauen arbeiten zusammen im Büro

Herausforderungen im Reisemanagement meistern

Ein effizientes Reisemanagement spielt eine zentrale Rolle in der Strategie moderner Unternehmen, um den Arbeitsaufwand zu minimieren und die Kostenkontrolle zu maximieren. Die herkömmliche Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen ist oft mit einem hohen Verwaltungsaufwand, mangelnder Transparenz und steuerlichen Risiken verbunden. Optimierungen in diesem Bereich bieten erhebliches Potenzial, um Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. 

Ihr Unternehmen steht vor der Herausforderung, den Austausch zwischen allen Stakeholdern wie Reisenden, Vorgesetzten, Reisebüros und der Finanzbuchhaltung zu optimieren. Ebenso wichtig ist die Integration verschiedener Systeme, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein effektives Reisemanagement erfordert daher innovative Lösungen, die einen nahtlosen Informationsfluss und eine effiziente Datenverarbeitung ermöglichen.

Frau sitzt am Laptop und ist positiv gestimmt

SAP Concur: Eine integrierte Lösung für Ihr Reisemanagement

SAP Concur bietet eine umfassende, cloudbasierte Plattform, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Buchung von Dienstreisen und die damit verbundene Kostenabrechnung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Diese Lösung unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Budgetvorgaben sicherzustellen. 

Vereinfachung der Reisebuchungen mit Concur Travel 
Concur Travel transformiert die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Dienstreisen bucht. Durch die direkte Anbindung an Ihr firmeneigenes Reisebüro und die Integration spezifischer Reiserichtlinien sowie Tarife unterstützt SAP Concur eine effiziente Planung und Buchung. Genehmigungsprozesse und Berichterstattung sind nahtlos integriert, was den Buchungsaufwand signifikant reduziert. 

Effiziente Abrechnung mit Concur Expense 
Nach Beendigung der Reise erleichtert Concur Expense die Abrechnung der angefallenen Kosten. Die Übernahme von Buchungsdetails in die Kostenabrechnung und die Integration von Zahlungsdaten der Firmenkreditkarten minimieren den Erfassungsaufwand erheblich. Die Möglichkeit, Belege digital zu erfassen und zu verarbeiten, beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess weiter. 

 

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Wichtige Vorteile eines nachhaltigen und digitalisierten Travel Managements

  1. Effizienzsteigerung in der Reiseplanung:
    Ein professionelles Reisemanagement beschleunigt den Planungsprozess, indem es zeitaufwendige Schritte automatisiert und optimiert. 
  2. Kosteneinsparungen durch optimierte Reisebuchungen:
    Strategische Buchungen und der Zugriff auf exklusive Angebote führen zu signifikanten Kosteneinsparungen bei Geschäftsreisen. 
  3. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: 
    Durch die Berücksichtigung individueller Präferenzen und die Bereitstellung von Support im Notfall steigert ein gutes Reisemanagement die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter auf Reisen. 
  4. Erhöhte Compliance und Risikomanagement: 
    Einheitliche Reiserichtlinien und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, wie die A1-Bescheinigung, minimieren das Risiko von Bußgeldern und fördern die Compliance. 
  5. Transparente und einfache Reisekostenabrechnung: 
    Automatisierte Prozesse und klare Richtlinien erleichtern die Abrechnung von Reisekosten und erhöhen die Transparenz finanzieller Transaktionen.
  6. Zugang zu umfassendem Reisesupport rund um die Uhr:
    Professionelle Reisemanagement-Services bieten ständige Unterstützung, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen während der Reise schnell reagieren zu können. 
  7. Stärkung der Mitarbeiterbindung:
    Ein effektives Reisemanagement zeigt die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern und fördert eine positive Unternehmenskultur. 

Alles, was Sie über Reisemanagement wissen müssen

Ein gut strukturiertes Reisemanagement hilft Unternehmen, Reisekosten transparent und kontrollierbar zu halten. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Planung von Dienstreisen, sorgt für die Einhaltung von Reiserichtlinien und optimiert die Reisekostenabrechnung. Zudem trägt es zur Sicherheit der reisenden Mitarbeiter bei, indem es Unterstützung in Notfällen bietet.

Das Reisemanagement ist ein umfangreicher Prozess, der darauf ausgerichtet ist, Geschäftsreisen von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung effizient und effektiv zu gestalten. Kernbestandteil dieses Prozesses ist die Planung und Buchung von Transportmitteln und Unterkünften, welche die Grundlage für jede Geschäftsreise bilden. Darüber hinaus spielt die Verwaltung von Reisekosten und Spesen eine wesentliche Rolle, um die Ausgaben nachvollziehbar und kontrollierbar zu halten. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Reisemanagements ist die Unterstützung der Reisenden während ihrer Abwesenheit. Diese Unterstützung kann vielfältig sein, von der Bereitstellung wichtiger Reiseinformationen bis hin zur Hilfe bei Notfällen. Die Analyse von Reisedaten zur Kostenoptimierung gehört ebenfalls zu den zentralen Elementen. Durch die Auswertung dieser Daten können Unternehmen Einsparpotenziale identifizieren und ihre Reiseprozesse kontinuierlich verbessern.

Die Auswahl der passenden Reisemanagement-Lösung ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihre Geschäftsreisen effizient und effektiv zu verwalten. Bei der Entscheidung für eine solche Lösung sollten mehrere Schlüsselkriterien berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die gewählte Software den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht. 

Zunächst ist es wichtig, dass die Reisemanagement-Lösung eine nahtlose Integration in bestehende Systeme des Unternehmens, wie HR- und ERP-Systeme, ermöglicht. Diese Integration ist entscheidend für die Automatisierung von Prozessen und die Vereinfachung der Datenübertragung zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen. Eine solche nahtlose Integration fördert die Effizienz und trägt dazu bei, manuelle Eingriffe und potenzielle Fehlerquellen zu reduzieren. 

Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer entscheidender Faktor. Die ideale Reisemanagement-Lösung sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es allen Nutzern – vom Reisenden bis zum Finanzverwalter – ermöglicht, die Software ohne umfangreiche Schulungen effektiv zu nutzen. Einfache Bedienung und Zugänglichkeit steigern die Akzeptanz bei den Anwendern und sorgen für eine reibungslose Handhabung der täglichen Reisemanagement-Aufgaben. 

Flexibilität ist ebenfalls von großer Bedeutung. Die ausgewählte Lösung muss flexibel genug sein, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen und -bedingungen anzupassen. Dies umfasst die Fähigkeit, neue Funktionen oder Anpassungen schnell zu implementieren, um auf veränderte Marktbedingungen oder unternehmensspezifische Anforderungen reagieren zu können.

Im Zeitalter der Digitalisierung spielt Technologie eine entscheidende Rolle im Reisemanagement. Moderne Technologien haben die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen planen, durchführen und verwalten, grundlegend verändert. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil des Reisemanagements, da sie die Automatisierung von Buchungsprozessen, die digitale Abrechnung von Reisekosten und die Bereitstellung aktueller Reiseinformationen ermöglichen. Durch den Einsatz solcher Technologien können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, während sie gleichzeitig die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern. 

Tools für das Reisemanagement unterstützen nicht nur die Einhaltung von Reiserichtlinien, indem sie sicherstellen, dass Buchungen innerhalb der vorgegebenen Parameter erfolgen, sondern bieten auch Analysefunktionen zur Optimierung der Reiseprozesse. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, Muster und Trends in ihren Reisedaten zu erkennen, wodurch sie fundierte Entscheidungen über zukünftige Reisepolitiken und -strategien treffen können. Die Analyse kann Aufschluss über Möglichkeiten zur Kostensenkung geben, beispielsweise durch die Identifizierung von Sparpotenzialen bei Flügen oder Hotels.  

Darüber hinaus ermöglichen mobile Anwendungen und Plattformen den Reisenden, ihre Reisepläne unterwegs zu verwalten, Flüge und Unterkünfte zu buchen, ihre Reisekosten zu erfassen und auf wichtige Reiseinformationen zuzugreifen. Diese Mobilität und Flexibilität tragen erheblich zur Verbesserung der Reiseerfahrung bei, indem sie den Reisenden ermöglichen, effektiver zu planen und auf unvorhergesehene Ereignisse während ihrer Reise zu reagieren. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Technologie im Reisemanagement ist die Verbesserung der Kommunikation und Sicherheit. Moderne Lösungen bieten Echtzeit-Updates zu Flugstatus, Wetterbedingungen und potenziellen Sicherheitsrisiken. Zudem können Unternehmen dank Technologie in Notfällen schnell mit ihren Mitarbeitern kommunizieren und Unterstützung anbieten. Dies stärkt das Sicherheitsgefühl der Reisenden und gewährleistet, dass Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen können.

Um die Reisekosten effektiv zu kontrollieren, ist es entscheidend, einen strukturierten und durchdachten Ansatz zu verfolgen. Ein zentraler Schritt in diesem Prozess ist die Festlegung klarer Reiserichtlinien. Diese Richtlinien sollten detailliert definieren, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, Präferenzen für Transportmittel und Unterkünfte festlegen und Tageslimits für Verpflegung und andere Nebenkosten vorgeben. Indem klare Grenzen gesetzt werden, können Unternehmen unnötige Ausgaben vermeiden und eine Kultur des Kostenbewusstseins fördern. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nutzung von Verhandlungsraten mit Anbietern. Unternehmen können erheblich profitieren, indem sie Sonderkonditionen mit Fluggesellschaften, Hotelketten und Mietwagenanbietern aushandeln. Diese Verhandlungen basieren oft auf dem Volumen der Geschäftsreisen und können zu signifikanten Einsparungen führen. 

Die Implementierung von Genehmigungsprozessen vor der Buchung von Reisen ist eine weitere effektive Methode zur Kontrolle der Reisekosten. Durch die Einrichtung eines Systems, in dem Reisen vorab genehmigt werden müssen, können Unternehmen sicherstellen, dass jede Reise gerechtfertigt ist und den Richtlinien entspricht. Dies hilft, spontane oder unnötige Buchungen zu vermeiden und fördert eine disziplinierte Planung. 

Regelmäßige Analysen und Berichte über Reiseausgaben bieten zudem wertvolle Einblicke in Sparpotenziale. Durch die Auswertung dieser Daten können Unternehmen Muster und Trends erkennen, die auf ineffiziente Ausgaben hinweisen. Dies kann Bereiche aufzeigen, in denen Richtlinien angepasst werden müssen, oder Möglichkeiten, die Verhandlungsstrategie mit Anbietern zu verbessern. 

Darüber hinaus können Unternehmen Technologien und Tools für das Reisemanagement einsetzen, um Buchungsprozesse zu vereinfachen und die Einhaltung von Reiserichtlinien zu gewährleisten. Moderne Lösungen ermöglichen es, Reisen effizient zu planen und zu buchen, während sie gleichzeitig Compliance sicherstellen und die Kostenüberwachung in Echtzeit ermöglichen.