Elektronische Entgeltunterlagen: Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026

Entgeltunterlagen sind seit dem 1. Januar 2022 grundsätzlich elektronisch zu führen. Bis zum 31.12.2026 können Arbeitgeber sich von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag beim für Betriebsprüfung zuständigen Rentenversicherungsträger befreien lassen. Mit dem Ende der Übergangsfrist gewinnt der Umgang mit unterschriftspflichtigen Dokumenten an Bedeutung.

Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Welche Dokumente elektronisch zu führen sind, ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV):

Sozialversicherungsrechtliche Nachweise und Bescheide

• Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel beziehungsweise Arbeitserlaubnis bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz
• Nachweise und Bescheide zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, beispielsweise für Mitglieder berufsständischer Versorgungswerke. Hierzu zählen auch Unterlagen zur Prüfung der Berufsmäßigkeit bei kurzfristig Beschäftigten sowie Nachweise über den Bezug einer Altersvollrente bei weiterbeschäftigten Rentnern.
• Daten der DEÜV-Meldungen sowie von Krankenkassen übermittelte Meldungen mit Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers
• Bescheide der Einzugsstellen über Versicherungspflicht und Beitragshöhe nach § 28h Abs. 2 SGB IV
• Nachweise über Elterneigenschaft und Kinder vor Vollendung des 25. Lebensjahres für die Pflegeversicherung, soweit kein Abruf über das digitale Verfahren DaBPV möglich ist
• Veranlagungs-, Änderungs- und Nachtragsbescheide der gesetzlichen Unfallversicherung

Erklärungen zu geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigungen

• Erklärungen über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit bei geringfügig Beschäftigten und Altersvollrentnern sowie Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht einschließlich möglicher Widerrufe und dokumentierter Eingangszeitpunkte
• Erklärungen über weitere kurzfristige oder geringfügige Beschäftigungen im Kalenderjahr und die Verpflichtung, diese dem Arbeitgeber anzuzeigen
• Nachweise über einen Krankenversicherungsschutz bei kurzfristig Beschäftigten

Arbeitsvertragliche und beschäftigungsbezogene Unterlagen

• Kopie der Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG
• Statusfeststellungsanträge nach § 7a SGB IV einschließlich erforderlicher Unterlagen, Bescheid und gegebenenfalls gutachterlicher Äußerungen zum Erwerbsstatus sowie Dokumentation der Weitergabe des Gutachtens an Auftragnehmer
• Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten
• Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen

Unterlagen zu Pflegezeit und Familienpflegezeit

• Bescheinigungen über eine Unterbrechung der Beschäftigung wegen des Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld
• Erklärungen zur Inanspruchnahme von Pflegezeit oder Familienpflegezeit

Unterlagen zu grenzüberschreitenden Beschäftigungen

• Entsendebescheinigungen, beispielsweise A1-Bescheinigungen, und Nachweise über die bei grenzüberschreitenden Beschäftigungen geltenden Rechtsvorschriften
• Bei Anträgen auf eine Ausnahmevereinbarung für einen Auslandseinsatz: die Erklärung des Beschäftigten, dass die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften in seinem Interesse liegt

Weitere steuer- und arbeitszeitrelevante Unterlagen

• Entscheidungen der Finanzbehörden, wonach vom Arbeitgeber getragene oder übernommene Studiengebühren keinen Arbeitslohn darstellen
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 19 Abs. 1 AEntG
• Besatzungslisten, Seetagebücher, Schiffsatteste und Rheinschiffszugehörigkeitsurkunden

Für Nachweise zur Elterneigenschaft und zu Kindern erfolgt der Abruf seit dem 1. Juli 2025 grundsätzlich über das digitale Verfahren DaBPV. Papiernachweise können für frühere Zeiträume und für Fälle erforderlich bleiben, die das Verfahren nicht abbildet, etwa bei Stief- oder Pflegekindern.

Unterschriftspflichtige Entgeltunterlagen: Welche Form gilt?

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ändert nichts an bestehenden Formvorschriften. Für bestimmte Erklärungen und Anträge ist weiterhin die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform einzuhalten:

• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI einschließlich des dokumentierten Eingangsdatums
• Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen
• Erklärungen zur Inanspruchnahme von Pflegezeit nach § 3 PflegeZG
• Erklärungen über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI einschließlich des dokumentierten Eingangsdatums

Für die elektronische Ablage gelten folgende Anforderungen:

• Qualifiziert elektronisch signierte Dokumente: Werden Erklärungen oder Anträge von Beschäftigten mit qualifizierter elektronischer Signatur bereitgestellt, sind sie in dieser Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
• Papierdokumente: Liegt keine qualifiziert elektronisch signierte Erklärung vor, muss der Arbeitgeber das Original in Papierform entgegennehmen.
• Digitalisierung durch den Arbeitgeber: Bei der Überführung des Papieroriginals in elektronische Form ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur des Arbeitgebers erforderlich. Fehlt diese, muss das Original zusätzlich aufbewahrt werden.

Nicht ausreichend ist es, nicht unterschriebene Erklärungen oder Anträge mit Schriftformerfordernis lediglich als PDF- oder Bilddatei zu speichern. Papieroriginale sind außerdem bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung beziehungsweise entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren (§ 9 Abs. 5 BVV).

Grundsätzlich wird in Zukunft verstärkt geprüft, ob alle Unterlagen zentral und digital gespeichert werden, auffindbar sind und im Rahmen der Betriebsprüfung unmittelbar elektronisch bereitgestellt werden können. Dokumente müssen eindeutig, aktuell und einer Person sowie einem Zeitraum zugeordnet werden können.

Arbeitsrechtliche Dokumente: Welche Originale müssen aufbewahrt werden?

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ändert nichts an den Formvorschriften im Arbeitsrecht. Manche Verträge und Erklärungen sind nur wirksam, wenn sie eigenhändig unterschrieben sind. Im Streitfall müssen Sie als Arbeitgeber oft beweisen, dass die Form eingehalten wurde. Fehlen Unterlagen oder sind sie nicht prüfbar, kann dies zu zusätzlichem Aufwand, Beitragsschätzungen und finanziellen Risiken führen. Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten können Bußgelder von bis zu 50.000 Euro anfallen.

Bitte bewahren Sie deshalb folgende Dokumente zusätzlich zur digitalen Akte im unterschriebenen Original auf: 

• Kündigungen und Aufhebungsverträge: Sie müssen auf Papier unterschrieben sein. Eine elektronische Form ist gesetzlich ausgeschlossen, auch mit elektronischer Signatur (§ 623 BGB). Das gilt auch, wenn ein Mitarbeiter nach Abschluss eines Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrags erklärt, dass er vorzeitig ausscheidet. 
  • Befristete Arbeitsverträge: Eine Befristung muss schriftlich vereinbart werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Fehlt die Unterschrift, gilt der Vertrag als unbefristet. Wichtig: Der beidseitig unterschriebene Vertrag muss beim Mitarbeiter ankommen, bevor er die Arbeit aufnimmt.
  • Eine Erleichterung gilt bei der Altersgrenze: Endet ein sonst unbefristeter Vertrag mit Erreichen der Regelaltersgrenze, genügt seit dem 01.01.2025 die Textform, z. B. per E-Mail (§ 41 Abs. 3 SGB VI). Soll der Vertrag über die Regelaltersgrenze hinaus verlängert werden, empfehlen wir sicherheitshalber weiterhin die Unterschrift auf Papier. Ob hier die Textform reicht, ist noch nicht geklärt.
• Nachweis der Arbeitsbedingungen (Nachweisgesetz): Seit dem 01.01.2025 können Sie Ihren Mitarbeitern die wesentlichen Arbeitsbedingungen auch elektronisch übermitteln. Ein unterschriebenes Papierdokument brauchen Sie nur noch, wenn Ihr Mitarbeiter es ausdrücklich verlangt oder Ihr Betrieb zu bestimmten Branchen gehört, etwa Bau, Gastronomie oder Logistik.
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot: Es muss schriftlich vereinbart werden. Ihr Mitarbeiter muss außerdem ein von Ihnen unterschriebenes Exemplar erhalten (§ 74 HGB).
• Arbeitszeugnis: Ein elektronisches Zeugnis ist nur zulässig, wenn Ihr Mitarbeiter zustimmt. Es muss dann qualifiziert elektronisch signiert sein.

Gehaltsabrechnungen im digitalen Mitarbeiterpostfach

Gehaltsabrechnungen dürfen in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Möglichkeit bestätigt. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser bei der Einführung zu beteiligen. Beschäftigte ohne eigenen Internetzugang müssen ihre Dokumente im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Checkliste: Vorbereitung auf die elektronische Führung ab 2027

Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit bis zum Ende der Übergangsfrist nutzen, um ihre Prozesse zu überprüfen:

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen bereits digital vor, welche noch in Papierform?
2. Vollständigkeit: Entspricht der Bestand den Anforderungen nach § 8 BVV?
3. Digitalisierung: Sind Erfassung, Ablage, Zuordnung und Aktualisierung geregelt?
4. Signaturen und Originale: Werden unterschriftspflichtige Dokumente korrekt verarbeitet und Papieroriginale aufbewahrt?
5. Arbeitsrechtliche Dokumente: Liegen die weiterhin erforderlichen Originale vor?
6. Prüfungsfähigkeit: Können Unterlagen bei einer Betriebsprüfung vollständig und kurzfristig elektronisch bereitgestellt werden?
7. euBP separat prüfen: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist eine eigenständige Pflicht mit eigener Übergangsregelung und Befreiungsmöglichkeit.

Ende der Übergangsfrist: Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die nach § 8 Abs. 2 BVV erfassten Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Arbeitgeber sollten daher rechtzeitig prüfen, ob ihre digitalen Personal- und Abrechnungssysteme die Anforderungen erfüllen und die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung vollständig verfügbar sind.

Baker Tilly unterstützt Sie bei der Umstellung auf die elektronische Führung der Entgeltunterlagen und beantwortet Ihre Fragen zu den geltenden Anforderungen. Sprechen Sie uns an, um den Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen zu klären und die erforderlichen Prozesse rechtzeitig vorzubereiten.