Entsendung, Lohnsteuer und Sozialversicherung

Für internationale Unternehmen kann ein Austausch von Arbeitskräften einerseits äußerst wertvoll sein, andererseits aber auch hohe Kosten und einen immensen Verwaltungsaufwand verursachen. Beim Management von weltweit tätigen Mitarbeitern treten zahlreiche Fragen auf, die es sowohl im Hinblick auf Compliance und Risikomanagement zu beantworten gilt.

Eine Entsendung wirkt sich nicht nur auf die Steuern des Mitarbeiters, sondern auch auf die Vergütung, Sozialversicherungsstellung und Vorsorgeplanung aus. Der Mitarbeiter muss wissen, auf wessen Gehaltsliste er steht, ob das Unternehmen verpflichtet ist, sein Gehalt an die Behörden zu melden, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten oder ob dies durch den Mitarbeiter selbst erfolgen muss.

Wir unterstützen Sie umfassend bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland. Wir agieren dabei als zentrale Anlaufstelle, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen alle weltweiten steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen und mit der Einwanderung verbundenen Vorschriften einhält.

Durch unsere enge Zusammenarbeit mit den Expat Tax-Experten unserer Partner aus unserem Baker Tilly International-Netzwerk bieten wir Ihnen weltweit ein Full-Service-Angebot, egal wo Ihre Mitarbeiter tätig sind.

Tax Compliance

Für einen ins Ausland entsandten Mitarbeiter können die Feinheiten eines für ihn fremden Steuersystems ziemlich herausfordernd sein. Die wichtigsten Fragen umfassen:

  • Wozu bin ich verpflichtet?
  • Wie zahle ich meine Steuern?
  • Ist meine gesamte Vergütung steuerpflichtig oder gibt es Steuerbefreiungen?
  • Wann ist die Frist zur Abgabe meiner Steuererklärung?
  • Welche Abzüge kann ich geltend machen?
  • Werde ich gemeinsam mit meinem Ehegatten veranlagt?

Für den Arbeitgeber besteht ebenfalls ein potenzielles Risiko der Verletzung von Vorschriften, wenn einer Verpflichtung zur Meldung von Einkünften oder zum Einbehalt von Steuern nicht nachgekommen wird. Darüber hinaus gilt es Überlegungen im Hinblick auf Unternehmenssteuern, indirekten Steuern wie Umsatzsteuern sowie Verrechnungspreise zu berücksichtigen.

Mit der Hilfe unserer Expat Tax-Experten können sich sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber sicher sein, alle steuerrechtlich relevanten Vorschriften einzuhalten.

Die steuerlichen Beratungsleistungen unserer Expat Tax-Bereiche für Arbeitnehmer umfassen:

  • Einstiegsgespräche für Mitarbeiter, um über die Steuer- und Sozialversicherungssysteme im Zielland zu informieren
  • Klärung der aus diesen Systemen entstehenden persönlichen Konsequenzen
  • Beratung im Hinblick auf die für den Mitarbeiter vorteilhaften persönlichen steuerlichen Planungsmaßnahmen
  • Steuerliche Anmeldung als Arbeitnehmer und Kommunikation mit den Steuerbehörden
  • Erstellung von Steuererklärungen für die entsendeten Mitarbeiter während der Dauer der Entsendung
  • Abgabe sonstiger während des Aufenthalts erforderlicher Erklärungen
  • Austrittsgespräche am Ende der Entsendung zur Klärung sämtlicher offener Fragen

Unsere Experten bieten auch Arbeitgebern fachkundige Beratung im Hinblick auf die mit einer Entsendung zusammenhängenden Fragestellungen, zum Beispiel:

  • Erstellung von Entsendungsverträgen oder lokalen Arbeitsverträgen für die entsandten Mitarbeiter. Dabei können wir zum Beispiel in Deutschland bei Bedarf auf unsere hauseigenen Fachanwälte für Arbeitsrecht zurückgreifen.
  • Anpassung von Aktienoptionsplänen, um die Zeiträume der Auslandstätigkeit zu berücksichtigen
  • Entsprechende Anpassung von betrieblichen Altersvorsorgeplänen
  • Auswirkung auf die Gehaltsabrechnung für die ins Ausland ziehenden Mitarbeiter
  • Steuerliche Anmeldungen als Arbeitgeber und Kommunikation mit den Steuerbehörden im Gastland
  • Beratung rund um die Begründung bzw. Vermeidung einer Betriebsstätte
  • Erstellung von Gehaltsabrechnungen (Brutto-Netto oder Netto-Brutto)
  • Kalkulation eines Steuerausgleichs (sog. Tax Protection bzw. Tax Equalization-Berechnungen)

Sozialversicherung

Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Position ist im Entsendungs- und im Ursprungsland nicht immer identisch. Darüber hinaus sind die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen von Land zu Land unterschiedlich und können einen immensen Kostenfaktor für den Arbeitgeber darstellen. Wir empfehlen daher, dies bei einer geplanten Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland so früh wie möglich zu berücksichtigen.

Wenn die Entsendung innerhalb Europas stattfindet, ist ein Entsendungsvertrag oftmals einem lokalen Arbeitsvertrag vorzuziehen, da eine Entsendung es ermöglicht, dass der Mitarbeiter weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes gemeldet bleibt. Dies erfolgt z.B. durch Beantragung des A1-Formulars.

Unsere Expat Tax-Experten haben nicht nur langjährige Erfahrung was die Steuergesetzgebung betrifft, sondern beraten seit Jahren auch im effizienten Umgang mit den sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen und Beantragungen des A1-Formulars.

Payroll

Wenn ein Mitarbeiter entsendet wird, stellt sich oftmals die Frage, auf wessen Gehaltsliste dieser Mitarbeiter stehen wird. Wenn für den entsandten Mitarbeiter ein Nettogehalt vereinbart wurde, ist die lokale Lohnbuchhaltung oftmals nicht in der Lage, die erforderlichen Berechnungen zur Ermittlung des Bruttogehalts sowie zum Einbehalt der korrekten Steuer- und Sozialversicherungsbeträge durchzuführen. In manchen Entsendungsländern sind eventuell noch nicht einmal Gehaltsabrechnungssysteme eingerichtet.

Insbesondere für den Mitarbeiter ist es entscheidend, dass alle mit der Lohnabrechnung zusammenhängenden Vorgänge jeden Monat professional abgewickelt werden und die Zahlung wie vereinbart überwiesen wird.

Die Baker Tilly Expat Tax-Experten verfügen nicht nur über langjährige Erfahrung in der Lohnabrechnung sondern auch in der Lohnabrechnung bei Mitarbeiterentsendungen sowohl bei Netto- als auch Bruttogehaltssystemen.

Unsere Expat- und Payroll-Teams wissen auch, wie Vergünstigungen insbesondere im Hinblick auf Steuerbefreiungen effizient anzuwenden sind. Wir haben bei unserer Beratung stets im Auge, welche Vergünstigungen für den Arbeitgeber am kosteneffizientesten sind und für den Mitarbeiter den größten Wert haben.

Ihr Team Expat Tax

Christian Eisele

Partner
Steuerberater

Vera Hennemann-Raschke, LL.M.

Senior Manager
Steuerberaterin, Rechtsanwältin, Fachberaterin für Internationales Steuerrecht

Diane Lück

Managerin
Steuerberaterin, Rechtsanwältin

Jan Prutti

Senior Manager
Steuerberater

Michael Raabe

Partner
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Sabine Sailer

Manager

Ansprechpartner

Christian Eisele

Partner
Steuerberater

Büro München+49 89 55066-382 , Kontakt