Felix Weidenbach
Rechtsanwalt
Partner

Dr. Ingo Bäcker
CIA, CRMA, Anerkannter Prüfer für Interne Revisionssysteme (DIIR)
Partner

Michael Schwarz
Rechtsanwalt, CIA, CCSA, CRMA, CFE, Anerkannter Prüfer für Interne Revisionssysteme (DIIR)
Senior Manager

Hinweisgebersystem und Ombudsperson (Vertrauensanwalt)

Optimal abgestimmte Compliance-Instrumente können Unternehmen effektiv schützen und eindeutige Präventionseffekte gegenüber Gesetzes- und Regelverstößen erzeugen. Von zentraler Bedeutung ist dabei ein Hinweisgebersystem, das für Mitarbeiter und Dritte ein kontrolliertes Instrument schafft, um zufällige Entdeckung von Verstößen in geregelte Wege zu leiten.

Die Installation eines externen, unabhängigen Ombudsmanns ist die optimale Lösung, um Kompetenz, Neutralität und Anonymität bei der Aufnahme von Hinweisen zu gewährleisten. Als externer Ansprechpartner gewährleistet er durch berufsrechtliche Privilegien die Anonymität potenzieller Hinweisgeber und gilt daher auch als Vertrauensanwalt.

Unsere Dienstleistungen im Überblick

  • Konzeption und Einrichtung von datenschutzkonformen Hinweisgebersystemen
  • Stellung des Ombudsmanns bzw. Vertrauensanwalts
  • Durchführung eines effizienten Case-Managements:
    • Entgegennahme von Hinweisen über Verstöße gegen die Compliance Richtlinie
    • Durchführung qualifizierter Analyse - insbesondere bei anonymen Hinweisen - zur Glaubhaftigkeit der Hinweise und Prüfung der Rechtslage
    • Information und Berichterstattung an die Compliance-Verantwortlichen im Unternehmen
    • Beratung des Unternehmens bei Maßnahmen zur weiteren Vorgehensweise und Begleitung bei der Prüfung von Verdachtsfällen, der Umsetzung von Prozessoptimierungen und bei Konfliktfällen z. B. über Mediation
    • Qualifizierte Rückmeldung vom Ombudsmann an den Hinweisgeber
    • Erstellung einer fortlaufenden Dokumentation und Archivierung

Sofern die Verdachts- und Rechtslage dies erfordert, unterstützen optional die Aufklärungsexperten des Competence Centers Fraud • Risk • Compliance die Unternehmen effizient bei der forensischen Sonderuntersuchung von Verdachtsmomenten.

Mit unserem Know-how unterstützen wir auch andere Ombudsmänner, insbesondere bei der Aufklärung von Verdachtsfällen. Alle notwendigen Daten können an Baker Tilly im Rahmen aller einschlägigen gesetzlichen Vorschriften übergeben werden. Dabei gilt: alle relevanten, rechtlichen Bestimmungen durch Absprache mit den Datenschutzbeauftragten und ggf. den Betroffenen bzw. den Organen der Arbeitnehmervertretung werden strikt eingehalten.