Mit der neuen Fassung des Geldwäschegesetzes (GwG) besteht seit dem 01. Oktober 2017 eine Meldepflicht zum elektronischen Transparenzregister.
Gemäß § 20 Abs.1 GwG bestehen Transparenz- und Meldepflichten für:
- sämtliche juristische Personen des Privatrechts (GmbH, AG, SE, KGaA),
- für (in das Handelsregister) eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG, nicht GbR),
- für Verwalter von Trusts mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland und
- für Treuhänder mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland von
- nicht-rechtsfähigen Stiftungen, wenn der Stiftungszweck aus Sicht des Stifters eigennützig ist und
- Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.
Die Einhaltung dieser Transparenz- und Meldepflichten fällt als substanzieller Teil der sog. Compliance-Pflichten in den Verantwortungsbereich der Leitungsorgane nahezu aller Gesellschaften. Damit einhergehend besteht insbesondere die Verpflichtung der Leitungsorgane der jeweiligen Gesellschaft, geeignete Organisationsmaßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Pflichten zu ergreifen. Hierfür ist besonders die Etablierung eines Überwachungs- und Meldewesens bzw. einer Compliance-Management-Struktur von zentraler Bedeutung.
Die Institutionalisierung eines funktionierenden Systems zur Sicherstellung der Einhaltung von entsprechenden Meldepflichten zum Transparenzregister gewinnt - nicht zuletzt durch die verschärfte Sanktionierungs-Praxis des Bundesverwaltungsamts im Falle ihrer Nichteinhaltung - zunehmende Bedeutung. Nach lange nicht durchgehend erfolgter Sanktionierung der Nichteinhaltung von Transparenz- und Meldepflichten ist das zuständige Bundesverwaltungsamt nunmehr dazu übergegangen, intensiv nachzuforschen, ob Meldepflichten eingehalten wurden bzw. werden und in der Folge Bußgeldverfahren einzuleiten. Die dabei im Raum stehenden Bußgelder können existenzbedrohend sein und im schlimmsten Falle bis in den siebenstelligen Bereich reichen.
Aus diesen Gründen empfehlen wir dringend, nochmals eine Überprüfung vorzunehmen, ob alle Meldepflichten erfüllt wurden oder unverzüglich eine Nachmeldung vorzunehmen.
Was beinhalten die sog. Transparenz- und Meldepflichten?
Maßgebliches Ziel der Transparenz- und Meldepflichten ist es, die hinter einer Gesellschaft stehende natürliche Person offenzulegen. Diese natürliche Person wird als sog. „wirtschaftlich Berechtigter“ bezeichnet.
Dementsprechend haben die vorstehend genannten Gesellschaften und sonstigen Vereinigungen bestimmte Informationen zu den sog. „wirtschaftlich Berechtigten“ ihrer Gesellschaft/Vereinigung einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen. Die Erstmeldungen hatten bereits bis zum 01. Oktober 2017 zu erfolgen (§ 59 Abs.1 GwG). Spätere Änderungen müssen jedoch unverzüglich und unaufgefordert an die registerführende Stelle übermittelt werden.
Als Gegenstück zu den Transparenz- und Meldepflichten der Leitungsorgane der Gesellschaft trifft auch die „wirtschaftlich Berechtigten“ gemäß § 20 Abs.3 GwG eine sog. Mitteilungspflicht. Hiernach haben die „wirtschaftlich Berechtigten“ den meldepflichtigen juristischen Personen die notwendigen Informationen und Angaben mitzuteilen.
Wer ist „wirtschaftlich Berechtigter“?
Zur Bestimmung des jeweiligen „wirtschaftlich Berechtigten“ einer Gesellschaft sieht § 3 GwG entsprechende Konkretisierungen vor. Danach ist „wirtschaftlich Berechtigter“,
a. bei juristischen Personen und bei sonstigen Gesellschaften jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar (durch Zwischenschaltung einer Gesellschaft)
- mehr als 25% der Kapitalanteile hält oder
- mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert oder
- im weiteren Sinne auf vergleichbarer Weise Kontrolle ausübt (d.h. ein beherrschender Einfluss vorliegt, z.B. durch Absprachen zwischen mehreren Anteilseignern, insbesondere Treuhand-, Stimmbindungspool-, oder Konsortialvereinbarungen).
b. bei rechtsfähigen Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisches Vermögen verwaltet wird, sämtliche Personen,
- die als Treugeber, Verwalter des Trustes oder als Protektor handeln;
- jedes Mitglied des Vorstandes der Stiftung;
- jeder Begünstigte oder die Gruppe von Personen zu Gunsten derer das Vermögen verwaltet wird und
- sämtliche Personen, die einen unmittelbaren oder mittelbaren beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausüben.
Kann sich im Rahmen einer Gesellschaft/Vereinigung kein „wirtschaftlich Berechtigter“ bestimmen lassen, so gilt der gesetzliche Vertreter als „wirtschaftlich Berechtigter“.
Welche Informationen über die „wirtschaftlich Berechtigten“ müssen dem Transparenzregister übermittelt werden?
Nach § 19 GwG sind dem Transparenzregister folgende Angaben über die „wirtschaftlich Berechtigten“ zu übermitteln:
- Vor- und Nachname,
- Geburtsdatum,
- Wohnort und
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses
Die Darlegung des wirtschaftlichen Interesses kann dabei insbesondere erfolgen,
- durch Angaben zur Beteiligung, insbesondere die Höhe der Kapitalanteile oder Stimmrechte;
- durch Angaben zur Ausübung der Kontrolle auf sonstige Weise, insbesondere Pool- oder Stimmbindungsvereinbarungen, oder
- hilfsweise durch Angaben zur Funktion des gesetzlichen Vertreters.
Wann gelten die Transparenz- und Meldepflichten als erfüllt?
Die gemäß § 20 Abs. 1 GwG für Leitungsorgane von Gesellschaften bestehenden Transparenz- und Meldepflichten werden grundsätzlich durch Übermittlung obiger Informationen über die „wirtschaftlich Berechtigten“ zum Transparenzregister erfüllt.
Eine solche Übermittlung ist jedoch im Falle einer sog. „Meldefiktion“ entbehrlich. Danach gelten die Meldepflichten auch ohne Angaben zum Transparenzregister als erfüllt, soweit sich alle erforderlichen Angaben zu den „wirtschaftlich Berechtigten“ bereits aus bestimmten öffentlichen Registern (elektronisches Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts-, Vereins- oder Unternehmensregister) (in Summe) ergeben.
Voraussetzung für die Einschlägigkeit der „Meldefiktion“ ist jedoch, dass,
- keine Stimmbindungsvereinbarungen existieren;
- alle erforderlichen Angaben aus öffentlichen Registern (in Summe) ersichtlich und
- alle Gesellschafterlisten, Beteiligungsmitteilungen o.ä. elektronisch abrufbar sowie aktuell sind.
Die den „wirtschaftlich Berechtigten“ nach § 20 Abs.3 GwG obliegende Meldepflicht wird durch die Mitteilung der entsprechenden Informationen und Angaben gegenüber den meldepflichtigen juristischen Personen erfüllt.
Verschärfte Meldepflicht und Einschränkung der „Meldefiktion“ für KG und GmbH & Co.
Aufgrund der für eingetragene Personalgesellschaften - im Vergleich zu den für Kapitalgesellschaften - abgeschwächten Eintragungspflichten, vertritt das Bundesverwaltungsamt für die KG und GmbH & Co. KG (trotz ordnungsgemäßer Eintragungen im entsprechenden öffentlichen Register) einen einschränkenden Ansatz zur Auslegung der „Meldefiktion“, wodurch eine Meldung zum Transparenzregister im Einzelfall erforderlich sein kann. Diesbezüglich hat das Bundesverwaltungsamt seine Ansichten geändert.
So können etwa die im Handelsregister eingetragenen Informationen zu den Gesellschaftern nicht immer als ausreichend für die Qualifikation eines Gesellschafters als „wirtschaftlich Berechtigtem“ angesehen werden: Für Kommanditisten ist nur die Haftsumme im Handelsregister einzutragen, nicht die Pflichteinlage (Kapitalanteile). Das Handelsregister gibt somit keine Auskunft über den Umfang der Beteiligung an einer Gesellschaft, da es keine Informationen über die nach dem Gesellschaftsvertrag geleisteten oder zu leistenden Pflichteinlagen beinhaltet (diese sind grundsätzlich anhand des Gesellschaftsvertrages ersichtlich, der für eine KG oder GmbH & Co. KG im Handelsregister nicht einsehbar ist). Die prozentuale Kapitalbeteiligung ist für die Bestimmung des „wirtschaftlich Berechtigten“ nach § 3 Abs. 1, Abs. 2 GwG jedoch maßgeblich, weswegen regelmäßig eine Meldepflicht an das Transparenzregister vorliegt.
Ausnahmen von dieser Meldepflicht und somit das Eingreifen der uneingeschränkten „Meldefiktion“ nach § 20 Abs. 2 GwG liegen jedoch, insbesondere für nachstehende, durch das Bundesverwaltungsamt veröffentlichten Ausnahmefälle, vor:
- Einheits-GmbH & Co. KG mit nur einem Kommanditisten
- Ein-Personen-GmbH & Co. KG
- kein Kommanditist oder Komplementär ist tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH & Co. KG
- Komplementär ist der einzige wirtschaftlich Berechtigte einer GmbH & Co. KG
Der Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamtes
Verstöße gegen die genannten Meldepflichten sind eine Ordnungswidrigkeit und werden mittels Bußgeldverfahrens geahndet.
Es gilt hierbei ein dreistufiges Bußgeldsystem:
- Auf der ersten Stufe besteht ein oberer Bußgeldrahmen von einhunderttausend Euro.
- Auf der zweiten Stufe wird der Bußgeldrahmen für schwerwiegende, wiederholte und systematische Verstöße deutlich angehoben. Somit kann das angesetzte Bußgeld auf eine Million Euro oder das Zweifache des durch den Verstoß erlangten „wirtschaftlichen Vorteils“ erhöht sein.
Bestimmte Verpflichtete (insbesondere Kredit- und Finanzinstitute) müssen (auf der dritten Stufe) sogar mit einer Strafe von maximal fünf Millionen Euro oder bis zu zehn Prozent des Umsatzes rechnen. - Auf der dritten Stufe kann die letztendliche Höhe der Bußgeldbemessung im Rahmen einer Ermessensausübung durch die Behörde noch modifiziert werden. Dabei sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
- Fahrlässige oder vorsätzliche Handlung;
- Beachtung der wirtschaftlichen Verhältnisse;
- einfacher oder schwerwiegender, systematischer und wiederholter Verstoß.
Die nach dem Bußgeldsystem schon auf erster beziehungsweise zweiter Stufe angesetzten Bußgelder stellen bereits per se ein erhebliches Haftungsrisiko für Unternehmen dar, welches jedoch durch die auf dritter Stufe vorgesehene, im Ermessen der Behörde stehende Modifikationsmöglichkeit noch drastisch erhöht werden und sich damit mitunter als existenzgefährdend für das jeweilige Unternehmen auswirken kann.
Die Höhe der konkret drohenden Bußgelder kann sich anhand des vom Bundesverwaltungsamt im Jahre 2018 veröffentlichten Bußgeldkatalogs ablesen lassen.
Daneben geht mit einer Sanktionierung wegen Nichteinhaltung der Transparenz- und Meldepflichten auch nicht selten ein unmittelbares persönliches Haftungsrisiko der verantwortlichen Unternehmensleiter einher.
Als mitunter rufschädigend kann sich im Falle eines Bußgeldverfahrens auch das gemäß § 57 GwG zusätzlich zu der Bußgeldstrafe einschlägige sog. „Naming-and-Shaming“-Verfahren auswirken. Danach haben die Aufsichtsbehörden bestandskräftige Maßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen, die sie wegen eines Verstoßes gegen dieses Gesetz verhängt haben, nach Unterrichtung des Adressaten der Maßnahme oder Bußgeldentscheidung auf ihrer Internetseite bekannt zu machen. Erst nach Ablauf von 5 Jahren werden die Namen von der offiziellen Website gelöscht.
Unsere Handlungsempfehlungen
Aufgrund vorstehender Haftungsrisiken empfehlen wir dringend, die Einhaltung der Transparenz- und Meldepflichten zum Transparenzregister (nochmals) in Ihrem konkreten Fall zu überprüfen und gegebenenfalls unverzüglich entsprechende Nachmeldungen vorzunehmen – dies auch dann, wenn sich zwischenzeitlich nach einer vorangegangenen Meldung Änderungen ergeben haben könnten.
Darüber hinaus empfehlen wir, entsprechende organisatorische Vorkehrungen in Ihrem Unternehmen zu treffen, um auch künftig das Risiko von Bußgeldern sowie persönliche Haftungsrisiken der Unternehmensleiter zu minimieren.
Bei etwaigen Fragen steht Ihnen RA Stephan Zuber sehr gerne zur Verfügung.
