Einberufung von Hauptversammlungen − Empfehlungen für den Mittelstand

Bei der Wahl von Datum und Uhrzeit ist darauf zu achten, dass der gewählte Zeitpunkt auch zumutbar für die Aktionäre ist (als Beginn hat sich eine Zeit um 10 bis 11 Uhr etabliert).

Gemäß § 121 Abs. 4 Satz 1 AktG ist die Einberufung in den Gesellschaftsblättern bekannt zu machen, was entsprechend § 25 Abs. 1 AktG durch Einstellung in den Bundesanzeiger erfolgt. Insbesondere bei kleineren Aktiengesellschaften kann, soweit alle Aktionäre per Namensaktien namentlich bekannt sind, die Einberufung auch durch eingeschriebenen Brief erfolgen.

Die Einberufung muss dabei insbesondere Zeit, Ort inklusive genauer Anschrift und die Tagesordnung enthalten. Die Tagesordnung muss so gefasst sein, dass bezüglich der einzelnen Beschlussgegenstände jeder Aktionär ohne weitere Rückfragen erkennen kann, worüber verhandelt wird und was beschlossen werden soll (Beschlussvorschläge).

Zugleich müssen mit der Einberufung zur ordentlichen Hauptversammlung der Jahres- bzw. Konzernabschluss, der Lagebericht, der Bericht des Aufsichtsrates sowie der Vorschlag zur Verwendung des Bilanzgewinns in den Gesellschaftsräumen zur Möglichkeit der Einsichtnahme auf der Internetseite des Unternehmens zugänglich gemacht werden.

In jedem Falle sollte besondere Sorgfalt an eine finale Abstimmung der bekanntzugebenden Beschlussgegenstände und –vorschläge bis ca. 40 Tage vor der Hauptversammlung gelegt werden. Ein in der Einladung bekanntgegebener Beschlussvorschlag kann in aller Regel nicht oder nur sehr schwerlich wieder "aus der Welt" geschafft werden. Fehler bei der Einberufung, gerade bei der Bekanntmachung der Beschlussvorschläge, können zur Anfechtbarkeit - im schlimmsten Fall zur Nichtigkeit - der Beschlussfassung führen.

Bereits parallel zur Durchführung der Einberufung sollte der die HV begleitende Notar kontaktiert werden, um weitere Themen und Aufgabenverteilungen abzustimmen. Hierzu zählen u.a. ein Hauptversammlungsleitfaden, das Protokoll (Vorbereitung) sowie die erforderlichen Handelsregisteranmeldungen.

Auch ohne "lästige" Aktionäre lauern demnach schon bei der Vorbereitung zahlreiche "Fallstricke" für eine ordnungsgemäße Einberufung der HV, die enorme zusätzliche Kosten und Mühen nach sich ziehen können. Gerade deshalb sollte einer der ersten Vorbereitungsschritte für die Abhaltung der ordentlichen Hauptversammlung ein Telefonat mit Ihrem erfahrenen Anwalt sein um zu klären, ob und in welcher Form eine Unterstützung durch ihn sinnvoll sein kann.