Beurkundungen: „Abkürzung“ durch § 378 Abs. 2 FamFG

Erstellt von Andreas Metzner, LL. M. | |  Legal & Tax

Wer kennt das nicht? Das Beurkunden und Anmelden von Vorgängen bedeutet meist zeitlichen Aufwand und organisatorische Hürden. Die werden ganz besonders groß, wenn Geschäftsführer oder Vorstände involviert sind, die ihren Sitz im Ausland haben. So werden oftmals Beurkundungsvorgänge wie Firmen- oder Sitzänderung oder Änderung des Geschäftsjahres bei Kapitalgesellschaften, deren Eintragung im Handelsregister Wirksamkeitsvoraussetzung ist, zu einem organisatorischen Kraftakt. Dabei ist insbesondere die Beibringung von Unterlagen und Dokumenten – immer im Original, und gerne mit Apostille - ein nicht zu unterschätzender zeitraubender Faktor. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und mit § 378 Abs. 2 FamFG den Beurkundenden enorme Erleichterungen im Hinblick auf die registerrechtliche Umsetzung gewährt. Erleichterungen, die trotz ihres erheblichen Komforts kaum genutzt werden – oder sogar noch gänzlich unbekannt sind, wie ich in der täglichen Arbeit immer wieder feststelle.

Die grundsätzliche „Hürde“ liegt darin, dass jede Änderung des Gesellschaftsvertrages bzw. der Satzung durch die Geschäftsleitung in vertretungsberechtigter Anzahl zum Handelsregister anzumelden ist. Dazu ist erforderlich, dass die Unterschrift des Geschäftsführers bzw. der Vorstände zur Anmeldung in Gegen-wart eines Notars geleistet und beglaubigt wird. Sollten die Geschäftsleiter eine dritte Person als ihre Ver-tretung die Anmeldung vornehmen lassen, so muss diese Vollmachtserklärung ebenfalls notariell beglau-bigt werden.

In vielen Firmen sitzen die Leitungsorgane jedoch in ausländischen Konzernzentralen. Diese Organe wer-den häufig zur Erleichterung des Vorganges auf den Besuch eines deutschen Notars verzichten und einen ausländischen Notar aufsuchen. Je nachdem, in welchem Land die betrauten Notare ihren Sitz haben, ist das notarielle Dokument zusätzlich zu apostillieren bzw. legalisieren und in Deutschland ggf. beglaubigt zu übersetzen. Dies zieht einen erheblichen Aufwand an Kosten und Zeit nach sich.

§ 378 Abs. 2 FamFG sieht vor, dass der beurkundende Notar in Deutschland als ermächtigt gilt, Sat-zungsänderungen, die vor ihm beurkundet worden sind, zum Handelsregister anzumelden. Unter Anwen-dung dieser Norm bliebe der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand sämtlicher skizzierter Aufwand mit Blick auf die Anmeldung erspart.

Die § 378 FamFG-Norm muss dazu lediglich gekannt und konsequent umgesetzt werden. Im „Best-Case“, der Vornahme einer Satzungsänderung, hat daher lediglich eine Bevollmächtigung (für die keine notarielle Beurkundung bzw. Beglaubigung erforderlich ist) eines Vertreters der Gesellschafter (z. B. Rechtsanwalt) zu erfolgen, der vor einem Notar in Deutschland den entsprechenden Beschluss fasst. Dieser muss nur noch durch den Notar zum Handelsregister angemeldet werden.

So genutzt bringt § 378 FamFG erhebliche zeitliche und organisatorische Vorteile.