Beurkundungen: „Abkürzung“ durch § 378 Abs. 2 FamFG

Die grundsätzliche „Hürde“ liegt darin, dass jede Änderung des Gesellschaftsvertrages bzw. der Satzung durch die Geschäftsleitung in vertretungsberechtigter Anzahl zum Handelsregister anzumelden ist. Dazu ist erforderlich, dass die Unterschrift des Geschäftsführers bzw. der Vorstände zur Anmeldung in Gegen-wart eines Notars geleistet und beglaubigt wird. Sollten die Geschäftsleiter eine dritte Person als ihre Ver-tretung die Anmeldung vornehmen lassen, so muss diese Vollmachtserklärung ebenfalls notariell beglau-bigt werden.

In vielen Firmen sitzen die Leitungsorgane jedoch in ausländischen Konzernzentralen. Diese Organe wer-den häufig zur Erleichterung des Vorganges auf den Besuch eines deutschen Notars verzichten und einen ausländischen Notar aufsuchen. Je nachdem, in welchem Land die betrauten Notare ihren Sitz haben, ist das notarielle Dokument zusätzlich zu apostillieren bzw. legalisieren und in Deutschland ggf. beglaubigt zu übersetzen. Dies zieht einen erheblichen Aufwand an Kosten und Zeit nach sich.

§ 378 Abs. 2 FamFG sieht vor, dass der beurkundende Notar in Deutschland als ermächtigt gilt, Sat-zungsänderungen, die vor ihm beurkundet worden sind, zum Handelsregister anzumelden. Unter Anwen-dung dieser Norm bliebe der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand sämtlicher skizzierter Aufwand mit Blick auf die Anmeldung erspart.

Die § 378 FamFG-Norm muss dazu lediglich gekannt und konsequent umgesetzt werden. Im „Best-Case“, der Vornahme einer Satzungsänderung, hat daher lediglich eine Bevollmächtigung (für die keine notarielle Beurkundung bzw. Beglaubigung erforderlich ist) eines Vertreters der Gesellschafter (z. B. Rechtsanwalt) zu erfolgen, der vor einem Notar in Deutschland den entsprechenden Beschluss fasst. Dieser muss nur noch durch den Notar zum Handelsregister angemeldet werden.

So genutzt bringt § 378 FamFG erhebliche zeitliche und organisatorische Vorteile.