Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Erstellt von Baker Tilly | |  IT-Compliance

Bereits seit dem 01.01.2015 gelten die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Die Finanzverwaltung fordert in diesen für zahlreiche Bereiche der IT-gestützten Rechnungslegung Verfahrensdokumentationen von den Steuerpflichtigen.

Dieses betrifft u.a. auch die geordnete und sichere Belegablage. Dieses gilt insb. dann, wenn die Buchführung nicht täglich bzw. nicht zeitnah erfolgt ("10-Tagesregel"). Denn dann ist die Forderung seitens der Finanzverwaltung, das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichern und sie gegen Verlust schützten.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden sowie Fachexperten aus der Wirtschaf hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn) im Arbeitskreis 3.4 "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" eine Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage entwickelt, an der sich die Unternehmen orientieren können.

Die AWV stellt diese kostenfrei als Vorlage und mit Anwendungshinweisen als PDF-Version zur Verfügung:
http://www.awv-net.de/cms/upload/online-dokumente/Belegablage_V1_20151019.pdf und http://www.awv-net.de/cms/upload/online-dokumente/Belegablage_V1_20151019_Vorlage.zip

Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

Für Baker Tilly Roelfs habe ich mich in den letzten Jahren sehr im Arbeitskreis 3.4 "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" engagiert und freue mich auf Kommentare, Anregungen oder Fragen.