Hersteller von Kassensystemen haften für Steuerschulden ihrer Kunden

Die technologische Entwicklung bei der Erfassung von Bargeschäften mittels Registrierkassen macht nicht nur eine Anpassung der bisherigen Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung bei ihrer Kontrolle erforderlich. Auf diesem Grund bestimmt die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 26.11.2010, das wenn ein Kassensystem den Vorgaben nicht entsprechen sollte, sein Einsatz nur bis zum 31.12.2016 nicht beanstandet wird. Demnach müssen alle Kasseneinzeldaten für die Dauer von zehn Jahren lesbar und maschinell auswertbar (unveränderbar) gespeichert werden. Die Betroffenen sollten sich somit ab dem Veranlagungszeitraum 2017 auf häufigere und effizientere Kassenprüfungen einstellen.

Bereits in der Vergangenheit hat es häufig "Vorfälle" im Bereich von computergestützten Kassensystemen geben. Daher hat Baker Tilly Roelfs entsprechende Verfahren entwickelt, die eine kostengünstige und gesetzeskonforme Umsetzung der Anforderungen an Kassensysteme sowie an die GoBD ermöglichen.

Wir haben fünf Fragen entwickelt, mithilfe eine Vorabeinschätzung der Kassenfunktionalitäten mit den neuen Anforderungen abgeglichen werden kann. Können Nutzen von Kassensystemen nur eine einzige nicht mit "ja" beantworten, sollten Sie über entsprechende Anpassungen in ihrem System nachdenken:

  • Können Geschäftsvorfälle als separate Datensätze gespeichert und anschließend in einem maschinell lesbaren Format exportiert werden?
  • Liegen Protokolle nach jeder Änderung der Programmierung sowie Protokolle über die Einrichtung von Bediener (Verkäufer, Kellner usw.)- und Trainingsspeichern vor?
  • Liegt eine Verfahrensdokumentation (hierunter ist nicht die Bedienungsanleitung zu verstehen) aus welcher der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der IT-gestützten kassenrelevanten Verfahren hervorgeht?
  • Welche Berichte mit welchen Bestandteilen werden beim Tagesabschluss generiert? Als Pflichtbestandteile können bspw. folgende Angaben aufgeführt werden:
    - Name und Anschrift des Betriebsfortlaufende ZählernummerDatum und Uhrzeit des Geschäftsvorfalls und des Berichtsabrufs
    - Übersicht über die programmierbaren Stornobuchungen
    - Übersicht über die Retouren und Rücknahmen
    - Tagesumsatz
    - Zahlungswege (Bar, Scheck, EC-, Kreditkarte)
    - Umsätze des Trainingskellners
    - Entnahmen
  • Werden die Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen der GoBD erfüllt?
    - Sachlicher und zeitlicher Nachweis sämtlicher Geschäftsvorfälle
    - Lückenlos Nachvollziehbarkeit (z.B. Zeitpunkt und Uhrzeit der Bonierung, Angaben zu Beträgen und Werten)
    - Nachweis über die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung und Wiedergabe der Geschäftsvorfälle
    - Nachweis über die vorgenommenen Korrekturen, Umbuchungen und Stornierungen
    - Nachweis über den Schutz des Kassensystems vor Manipulationen