Zertifizierung für QIs: Haben Sie schon Ihr Prüfungsjahr gewählt?

Erstellt von Frank Außendahl | |  BTadvice 2020-Q1

Für das kommende Jahr 2021 steht für die Mehrzahl der Qualified Intermediaries (QIs) die Zertifizierung effektiver interner Kontrollen an. Es empfiehlt sich, die hierfür erforderlichen Vorbereitungen bereits jetzt anzustoßen und so wichtige Weichen für eine erfolgreiche Zertifizierung zu stellen.

Sofern Sie in den Jahren 2018, 2019 und voraussichtlich für das Jahr 2020 die Voraussetzungen für einen Prüfungsbefreiungsantrag (Waiver) erfüllen, stellt sich die Frage, ob Sie erfolgreich einen Prüfungsbefreiungsantrag stellen können. Die Erfahrung aus der vergangenen Zertifizierungsperiode zeigen, dass Prüfungsbefreiungsanträge durch den IRS oftmals abgelehnt wurden, weil die im Antrag ausgewiesene Anzahl der undokumentierten Konten zu hoch war. Dementsprechend erscheint es sinnvoll, den Antrag sorgfältig vorzubereiten.

Sollten Sie zu dem Ergebnis gekommen sein, dass Sie einen Periodic Review durchführen lassen müssen, ist es sinnvoll, bereits jetzt Entscheidungen zu treffen.

Vielleicht haben Sie sich in diesem Zusammenhang auch schon mit der Wahl des Prüfungsjahres für den Periodic Review beschäftigt. Die Wahl des Prüfungsjahres ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt, der Auswirkungen auf Ihre Ressourcen- und Budgetplanung haben kann. Von der Wahl des Prüfungsjahres hängt auch die Frist zur Abgabe der Zertifizierung ab. Entscheiden Sie sich beispielsweise für das Prüfungsjahr 2019, so müssten Sie Ihre Zertifizierung bis zum 1. Juli 2021 abgeben. Wählen Sie das Jahr 2020 aus, so verlängert sich die Abgabefrist auf den 31. Dezember 2021. 

Bei der Überlegung, welches Prüfungsjahr auszuwählen ist, stellen sich auch weitere Fragen. Eine der Fragen ist beispielsweise, in welchem Umfang mit einer Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts gerechnet werden muss oder welche Ressourcen in 2021 aufgrund von anstehenden Projekten gebunden sind.

Sollten Sie sich bereits für das Jahr 2020 als Prüfungsjahr entschieden haben oder eine Prüfungsbefreiung beantragen wollen, ist es empfehlenswert, jetzt schon eventuell vorhandene Dokumentationsmängel zu identifizieren und zu beheben. Ein probates Mittel hierzu ist, im laufenden Jahr zunächst aufgrund von Stichproben zu evaluieren, ob die Einhaltung der Verpflichtung zur Kundendokumentation, zum Quellensteuerabzug und zur Quellensteuerabführung ordnungsgemäß erfolgt. Sind hier Anpassungen erforderlich, so können die notwendigen Schritte noch vor Beginn der Prüfung bzw. vor Stellung des Prüfungsbefreiungsantrags umgesetzt werden.
 

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