XRechnung auf der Zielgeraden: Finale Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern steht unmittelbar bevor

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  Baker Tilly Digital

Ab dem 27.11.2020 gilt es gegenüber allen öffentlichen Auftraggebern, wie Bundesbehörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen des Bundes, sämtliche Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten Datenformat zu stellen. Papier- bzw. PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert. Der nationale Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist dann XRechnung. Jedoch sind auch andere Rechnungsformate wie bspw. ZUGFeRD 2.1.1 legitim, sofern diese konform zur europäischen Norm EN 16931-1 sind.

Mit der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) setzt der Bund die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments vom 26. Mai 2014 fristgerecht um. Die Ziele des Europäischen Parlaments wurden mit dem Abbau von Marktzutrittsschranken, der Förderung der elektronischen Rechnungsstellung sowie der Herstellung einer Interoperabilität der vorhandenen Systeme definiert.  

Unterschiede in der Umsetzung auf Bundes- und Landesebene 

Die Umsetzung der EU-Richtlinie auf Landesebene erfolgt, aufgrund des föderalen Systems in Deutschland, allerdings eigenständig durch die Länder. Hier unterscheiden sich Umsetzung, Intensität sowie Fristen stark voneinander, sodass keine einheitliche, deutschlandweit gleiche Regelung definiert werden kann. Daher muss von Bundesland zu Bundesland individuell geprüft werden, inwiefern ein öffentlicher Auftraggeber im jeweiligen Bundesland verpflichtet ist, die EU-Richtlinie umzusetzen. Für einen Lieferanten, der Geschäfte mit dem Bund und öffentlichen Auftraggebern in unterschiedlichen Bundesländern macht, wird die Rechnungsstellung unter Umständen zu einer echten Herausforderung. 

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie erfüllen Bund und Länder somit ihre Pflicht als Mitgliedstaat der EU – die Chance, dies zum Anlass für einen umfangreichen Digitalisierungs-Schub im Rechnungsaustausch zu nehmen, wurde jedoch nicht genutzt.  

Großteil der Rechnungen in Deutschland nicht konform zur europäischen Norm EN 16931-1  

In Deutschland würden laut einer Studie zum E-Invoicing von Fraunhofer IAO und Comarch immer noch etwa 32 % der auszustellenden Rechnungen auf Papier gedruckt und postalisch versendet. Ca. 33 % der Rechnungen würden demnach im PDF-Format erstellt und zumindest elektronisch übermittelt. Weitere 30 % würden per EDI oder einer Portallösung übermittelt. Der Anteil von strukturierten elektronischen Rechnungen im XML-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) schätze man auf maximal 5 %.   

Im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern ist dies fortan zum einen nicht konform zu den EU-Vorgaben und bringt zum anderen aufwendige Folgetätigkeiten mit sich, wie bspw. die manuelle Übertragung der Rechnungsinhalte oder die Übertragung per Texterkennung (OCR). Eine elektronische Rechnung wie die XRechnung hingegen bildet die Rechnung in einem strukturierten Datensatz ab, sodass die Weiterverarbeitung in ERP-Systemen automatisiert erfolgen kann. 

Deutschland hinkt im europäischen Vergleich in der elektronischen Rechnungsstellung hinterher 

Zusammenfassend hinkt Deutschland im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung im internationalen Vergleich weiter hinterher. Viele Länder haben die Umsetzungspflichten zum Anlass genommen, um deutlich weitgehendere Anordnungen in ihrer nationalen Rechnungsstellung umzusetzen. Italien hat, als europäischer Vorreiter, hinsichtlich des Umsetzungsgrads die ganzheitliche E-Rechnungspflicht im gesamten B2B-, B2C- und B2G-Markt zum 01.01.2019 eingeführt und verpflichtet alle Unternehmen zum Stellen von E-Rechnungen. Die Folge daraus ist ein deutlich erhöhter Digitalisierungsgrad in der Rechnungslegung im Vergleich zu Deutschland.  

Das Potenzial von XRechnung und elektronischer Rechnungsstellung im Allgemeinen für einzelne Unternehmen – sowohl auf der Seite des Rechnungsstellers als auch des -empfängers – ist enorm. Nur mit einer elektronischen Rechnung können wesentliche Prozesseffizienzen gehoben werden. Die Einführung der XRechnung sollte daher nicht nur aus dem Blickwinkel der Anforderungserfüllung gesehen werden. 

XRechnung und elektronische Rechnungsstellung: Was wir für Sie tun können 

Um für die Zukunft gerüstet zu sein, sollten Unternehmen in Bezug auf die Rechnungslegung bereits jetzt ihren gesamten End-to-End Prozess der Rechnungseingangs- sowie Rechnungsausgangsverarbeitung betrachten und durch eine systemseitige Integration der elektronischen Rechnung ihre Rechnungslegung digitalisieren.  

Wenn Sie Fragen zum Thema XRechnung oder Digitalisierung der Rechnungslegung haben, sprechen Sie uns an. Gerne unterstützen wir Sie auch dabei, Ihr Unternehmen fit für die elektronische Rechnung zu machen: von der Analyse und Prozessvorbereitung bis hin zur Lösung.  Vielen Dank an den Co-Autoren dieses Textes Julian Glatter. 

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