The New Normal im Homeoffice? – Für Unternehmen auch in puncto Steuer- und Sozialversicherungspflichten eine neue Herausforderung

Steuern

Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter aufgrund der COVID-19-Pandemie ins Homeoffice geschickt. Nach anfänglicher breiter Skepsis wird nun sogar darüber nachgedacht, dies dauerhaft zu ermöglichen bzw. zu nutzen. Für Unternehmen mit grenzüberschreitend tätigen Mitarbeitern könnte dies eine echte Herausforderung in Bezug auf Steuer- und Sozialversicherungspflichten bedeuten.

Höhere Effizienz bei der Arbeit verbunden mit einer besseren Work-Life-Balance für den einzelnen Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, sind nur einige der positiven Erfahrungen, die während der COVID-19-Pandemie mit dem Thema Homeoffice gemacht wurden. Daher liegt die Überlegung nahe, aus der Notlösung ein  „New Normal“ zu machen und Mitarbeitern künftig dauerhaft die Möglichkeit zu bieten, von außerhalb des Büros zu arbeiten – grundsätzlich oder auch nur einige Tage pro Woche. So hat beispielsweise die Siemens AG bereits beschlossen, ihre 140.000 Mitarbeitern weltweit für zwei oder drei Tage in der Woche „von wo auch immer sie wollen“, arbeiten zu lassen. Abgesehen von Fragen des Arbeitsrechts, der Produktivität und des Managements, existieren jedoch auch einige wesentliche Aspekte in puncto Steuern und Sozialabgaben, die es beim Thema Homeoffice für Unternehmen zu beachten gilt.

Schaffung einer Betriebsstätte – Permanent Establishment (PE)

Während der COVID-19-Pandemie ist es vielen „berufliche Grenzgänger“ nicht möglich, ihre Aufgaben in dem Land zu erfüllen, in dem sie üblicherweise physisch tätig werden. Aufgrund der außergewöhnlichen Umstände, häufig als Folge COVID-19-bedingter Reisebeschränkungen, müssen sie von zu Hause aus arbeiten. 
Kann man die Zeit der COVID-19-Pandemie noch als vorübergehende Phase betrachten, stellt sich im Falle einer Dauerlösung steuerrechtlich die Frage, ob durch die Arbeit im Homeoffice in einem anderen Land als dem, in dem der Arbeitgeber beheimatet ist, eine eigene (ausländische) Betriebsstätte geschaffen wird. 
Im Allgemeinen muss eine Betriebsstätte eine gewisse Dauerhaftigkeit aufweisen und dem Arbeitgeber die Verfügungsmacht darüber zustehen, damit der betreffende Ort als feste Geschäftseinrichtung betrachtet werden kann, in dem die Geschäfte des Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt werden. Allein, dass ein Teil der Geschäftstätigkeit am Heimatstandort des Arbeitnehmers ausgeübt werden kann, sollte nicht automatisch bedeuten, dass dem Arbeitgeber die Verfügungsmacht darüber zusteht.

Laut OECD muss ein Homeoffice, damit es als Betriebsstätte für ein Unternehmen gelten kann, kontinuierlich für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens genutzt werden. Das Unternehmen muss im Allgemeinen von der Person verlangen, dass sie diesen Standort einzig für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens nutzt.
Daher hat die OECD erklärt, dass ein außergewöhnlicher und vorübergehender Wechsel des Standorts, an dem die Arbeitnehmer aufgrund der COVID-19-Krise arbeiten, einschließlich der Arbeit oder des Abschlusses von Verträgen von zu Hause aus, keine neuen Betriebsstätten für den Arbeitgeber schaffen sollten; dies ist als höhere Gewalt und nicht als eine Anforderung des Arbeitgebers zu sehen.
Dementsprechend haben verschiedene europäische Länder Sonderregelungen eingeführt, um die Steuerthemen abzumildern, die durch den unfreiwilligen Aufenthalt in den betreffenden Ländern aufgrund der Umstände höherer Gewalt entstehen.

Permanent Establishment nach COVID-19: Wann entsteht eine Betriebsstätte?

Die Argumentation der OECD mag in der aktuellen Situation (noch) helfen. Doch was passiert, wenn der Corona-bedingte Zwang der Homeoffice-Arbeit wegfällt und zum oft zitierten „New Normal“ wird? Die bislang praktizierte Herangehensweise, die auf dem Verweis auf höhere Gewalt basiert, wird dann nicht automatisch aufrecht zu halten sein.

Spätestens wenn die Tätigkeit im Homeoffice ein ausreichendes Maß an Dauerhaftigkeit oder Kontinuität aufweist, könnte das Unternehmen so angesehen werden, als habe es direkt oder stillschweigend Zugang zum oder Kontrolle über die Heimbüros seiner Mitarbeiter.

Vorsicht vor Doppelbesteuerung

Hier gilt es zu beachten, dass einige Länder sowohl die innerstaatlichen Vorschriften als auch die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen dahingehend auslegen und anwenden, dass von zu Hause aus arbeitende Mitarbeiter eine Betriebsstätte begründen, wenn die vom Homeoffice aus geleistete Arbeit den Kernbereich der Beschäftigung darstellt und die Arbeit nicht nur vorbereitender bzw. unterstützender Natur ist. Dies gilt, obwohl der Arbeitgeber keine Miete für das Büro zahlt, nicht an der Heimatadresse registriert ist und nach außen hin keine Präsenz zeigt. Dabei gilt es zu bedenken, dass nur wenige Arbeitstage zu Hause ausreichen können, solange es sich um ein wiederkehrendes Ereignis handelt und nach vorheriger Vereinbarung geschieht.

Das Risiko der Schaffung einer Betriebsstätte hängt damit in hohem Maße vom jeweiligen nationalen Steuerrecht ab und muss von Fall zu Fall beurteilt werden – einschließlich der Frage, ob eine Betriebsstätte wegen des möglichen vorbereitenden bzw. unterstützenden Charakters der geleisteten Arbeit ausgeschlossen werden kann.

Auswirkungen von Betriebsstätten auf den Arbeitgeber

Abhängig von der nationalen Gesetzgebung und dem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen kann die Schaffung einer Betriebsstätte folgendes mit sich bringen:

  • Steuererklärungs- und -zahlungspflichten im Land der Betriebsstätte
  • errechnungspreisverpflichtungen in Bezug auf Betriebsstätte und Stammhaus inkl. der Beachtung der Gewinnabgrenzungs- bzw. aufteilungsgrundsätze
  • Verpflichtungen als Arbeitgeber zur Einhaltung der Steuervorschriften, ähnlich den Verpflichtungen, die für inländische Unternehmen gelten. Hier kann der Arbeitgeber mit einigen Herausforderungen konfrontiert werden, insbesondere wenn die nationale Gesetzgebung die Möglichkeit vorsieht, dass nicht alle Gehälter dem Lohnsteuerabzug im Tätigkeitsstaat unterliegen. 

Unabhängig von der steuerlichen Verpflichtung sollte der zusätzliche Verwaltungsaufwand nicht unterschätzt werden.

Steuerliche Auswirkungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Zusammen mit der Betriebsstätten-Frage sind die Aspekte zu betrachten, die sich für die jeweiligen Arbeitgeber und Mitarbeiter ergeben, die dauerhaft teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten.

Normalerweise sehen die Regelungen der Doppelbesteuerungsabkommen vor, dass das während der Arbeit im Land des Arbeitgebers verdiente Gehalt dort (lohn-)steuerpflichtig ist, während das außerhalb des Arbeitgeberlandes verdiente Gehalt ausschließlich im Heimatland des Arbeitnehmers zu versteuern ist. Eine Änderung des Arbeitsverhaltens könnte daher auch erhebliche Auswirkungen auf die Besteuerung haben.

In manchen Situationen kann sich diese Änderung nur geringfügig auf das Nettogehalt nach Steuern auswirken. In Situationen, in denen der Steuersatz des Heimatlandes erheblich vom Steuersatz des Arbeitgeberlandes abweicht, oder wenn das Doppelbesteuerungsabkommen die Freistellungsmethode anwendet, könnte die Änderung jedoch spürbare Veränderungen des Nettogehalts implizieren. Dies könnte auch der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer besonderen Regelungen für Grenzgänger unterliegt bzw. unterlag. 

Die (vermehrte) Tätigkeit im Homeoffice kann dazu führen, dass der Arbeitgeber im Heimatland des Arbeitnehmers zum Lohnsteuerabzug verpflichtet wird, was zur Einrichtung einer Lohnbuchhaltung im Heimatland führen kann. Unterbleibt dies, kann das Finanzamt den Arbeitgeber möglicherweise für nicht einbehaltene Lohnsteuer haftbar machen.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher vor der Aufnahme einer dauerhaften Tätigkeit vom Wohnort des Arbeitnehmers aus, die steuerlichen Folgen klären und sich darüber einigen, wer die mit einer solchen Änderung des Arbeitsrhythmus verbundenen Steuereffekte trägt. 

Auswirkungen auf die Sozialversicherung

Die Änderung des Arbeitsrhythmus kann auch erhebliche Auswirkungen auf fällige Sozialversicherungsbeiträge haben.

Nach der EU-Verordnung 883/2004 sind Arbeitnehmer, die grenzüberschreitend im EU-Raum arbeiten, in der Regel im Land des Arbeitgebers sozialversichert. Wenn jedoch ein "erheblicher" Teil der Arbeitszeit (mindestens 25 %) im Heimatland verbracht wird, ist stattdessen das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes anwendbar.

Ändert sich das Arbeitsmuster von ausschließlich Präsenztagen oder nur gelegentlichen Homeoffice-Tagen zu häufigem und wiederkehrendem mobilem Arbeiten/Homeoffice, unterliegt der Arbeitnehmer daher dann möglicherweise dem Sozialversicherungssystem des Heimatlandes. Unterbleibt ein Wechsel des Sozialversicherungssystems, kann dies dazu führen, dass kein Sozialversicherungsschutz besteht, was insbesondere bei Krankheit und Arbeitsunfällen schnell sehr kostspielig und unangenehm werden kann. 

Der Wechsel des Sozialversicherungssystems kann auch dazu führen, dass der Arbeitgeber im Heimatland des Arbeitnehmers eine Lohnbuchhaltung einzurichten hat, über die er die Sozialversicherungsbeiträge des Heimatlandes berechnet, meldet und abführt.

Darüber hinaus wurde durch eine kürzlich ergangene Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (C 610/18) der "Ansatz des wirtschaftlichen Arbeitgebers" bei der Auslegung der Verordnung 883/2004 eingeführt, was bedeuten könnte, dass die Gründung einer Betriebsstätte die Frage aufwirft, ob der Ort des Arbeitgebers standardmäßig als im Gastland gelegen zu betrachten ist. In beiden Fällen könnte sich die Sozialversicherungspflicht vom Arbeitgeberland in das Arbeitnehmerland verlagern.

In Anbetracht des gravierenden Unterschieds bei den Beitragssätzen zur Sozialversicherung (im Jahr 2020 liegt der EU-Durchschnitt bei ca. 21 % - von nahezu keinen Beiträgen in Dänemark bis zu 45 % in Frankreich) könnte dies zu einigen unangenehmen Kostensteigerungen führen.

Arbeitsrecht

Zusätzlich zu den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Erwägungen ist zu beachten, dass wesentliche Arbeiten, die von einem Homeoffice aus durchgeführt werden, Verpflichtungen in Bezug auf das inländische Arbeitsrecht, die Arbeitsumgebung und andere Vorschriften auslösen können, die für im Heimatland beschäftigte Personen gelten.

Daher sollte der Arbeitgeber – je nach rechtlicher Situation im Land des Arbeitnehmers –  im Einzelfall klären, ob er die geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält.

Vorsorgliche Abklärung 

Eine Änderung des Arbeitsverhaltens, nach dem die Beschäftigten dauerhaft oder zu wesentlichen Teilen von zu Hause aus arbeiten, kann sowohl für die Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter von Vorteil sein. Bei grenzüberschreitenden Beschäftigungsverhältnissen können die sich daraus ergebenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen jedoch sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer zu unerwünschten steuerlichen und (sozialversicherungs-)rechtlichen Auswirkungen führen.

Wir empfehlen daher, dass Unternehmen, die die Einführung neuer Arbeitsmuster bei grenzüberschreitenden Beschäftigungsverhältnissen in Erwägung ziehen, im Vorfeld alle relevanten Länder in Bezug auf die Auswirkungen auf Steuern und Sozialversicherung mit in die Überlegungen einbeziehen, da sich hier landesspezifischen Besonderheiten ergeben können.

Ines Paucksch
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin
Partner

Büro München
+49 89 55066-116

Christian Eisele
Steuerberater
Partner

Büro München
+49 89 55066-382

Vielen Dank auch an unseren Co-Autor und Kollegen Poul Landergren, Tax Partner bei Baker Tilly Dänemark.

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 Frank Schröder

Frank Schröder
Director Marketing & Communications

Büro Düsseldorf
+49 211 6901-1200

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