So machen Sie Ihre Prozesse fit für die Krise

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  Corona

In der Organisations- und Prozessoptimierung ist die Zentralisierung von Funktionen und Prozessen seit Jahren das Credo. Shared Services oder Center of Competence stehen für die unterschiedlichsten Funktionen im Mittelpunkt der Aktivitäten, mit Fokussierung auf die Unterstützungsfunktionen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen, HR und Kundenservice. Economies of Scale und Standardisierung sind die Ansätze zur Erhöhung der Effizienz. Die Automatisierung bzw. Digitalisierung findet nach und nach Eingang in diese Organisationen und Prozesse. 

Insbesondere das Zusammenspiel aus der etablierten Zentralisierung und der noch unzureichenden Digitalisierung führt jetzt zu Problemen. Aufgrund der Corona-Pandemie müssen Teams, Prozessabläufe und Organisationsstrukturen auseinandergerissen werden. Wenn der Prozess die Verarbeitung von physischen Medien/Dokumenten erfordert, ist Homeoffice nur bedingt eine Lösung. Der Betrieb kann nur durch Schichtbetrieb und räumliche Trennung sichergestellt werden. Die Effizienz der Prozesse leidet erheblich.

Die Zusammenarbeit kann durch moderne Collaborationslösungen unterstützt werden, löst jedoch nicht die grundsätzlichen Herausforderungen. Es erfolgt nur eine Lösung für die betroffenen, handelnden Personen, nicht aber für die Qualität. Das schlimmste Szenario ist, wenn in einem Shared Service Center ein Corona-Fall auftritt und die Quarantäne-Maßnahmen ganze Teams bis zu wesentlichen Bereichen eines Shared Service Centers außer Kraft setzt.

Zunächst hoffen wir alle, dass wir das Problem und das Risiko in den nächsten drei bis vier Wochen überstanden haben und wieder zu unserem alten Status quo zurückkehren können. Es zeigt sich aber jetzt schon, dass wir im weiteren Verlauf des Jahres 2020 mit Einschränkungen aufgrund des Coronavirus rechnen müssen. Corona ist keine kurzfristige Einschränkung, nach der wir zu den bisher gelebten Organisationen und Prozessen zurückkehren können. Neue Ansätze, wie bspw. verstärktes Homeoffice, werden gerade von vielen ausprobiert. Diese Formen der Zusammenarbeit werden zukünftig „Standard“ sein. 

Um die Prozesse und die Organisationen für die Zukunft fit zu machen, müssen die Inhalte digitalisiert werden. Einen Vorteil haben die Unternehmen, bei denen alle Informationen bereits digital vorliegen und durch die Mitarbeitenden an jedem Ort der Welt über elektronisch Workflows bearbeitet werden können. Noch besser ist es, wenn die Prozesse überwiegend automatisiert sind oder aber Prozessschritte und Prozessbrüche durch RPA automatisiert werden.

Auch wenn bei dem starken Einfluss von Corona auf die wirtschaftliche Entwicklung gerade nicht die beste Zeit für Investitionen ist, sollten Sie jetzt Ihre Organisations- und Prozessstruktur überprüfen und nach Möglichkeit weiter automatisieren und digitalisieren. 

Wir sind erfahrene Organisations- und Prozessberater und können Sie auf Ihrem Weg der digitalen Transformation begleiten. Wenn Sie die digitale Transformation abgeschlossen haben, sind Sie für die aktuelle und zukünftige Krisen besser gewappnet.
 

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