IT-Projekte prüferisch begleiten lassen – Effizienz heben, Compliance sicherstellen! 

Erstellt von Martin Uebelmann | |  BTadvice 03/2019

Viele IT-Projekte ziehen auch Anforderungen an den Nachweis der Sachgerechtigkeit des Projektes nach sich. Eine projektbegleitende Prüfung hilft, Probleme zu vermeiden, bevor sie entstehen, und effizient zum Projekterfolg zu steuern.

Die Anforderungen an und die Möglichkeiten der IT befinden sich in einem stetigen Wandel. Um diesen Herausforderungen angemessen zu begegnen, führen zahlreiche Unternehmen zurzeit größere Projekte im IT-Bereich durch, sei es der Wechsel in eine Cloud-Umgebung, die Implementierung von Dokumentenmanagement- oder Archivierungslösungen oder das Upgrade der vorhandenen ERP-Systeme (z. B. auf SAP HANA aufgrund der Ende 2025 auslaufenden Wartung für die bisherige SAP-Welt). 
Viele dieser Projekte berühren die Rechnungslegung und werfen daher Fragen zur IT-Compliance und Ordnungsmäßigkeit der Umstellung auf – sowohl für die Abschlussprüfer als auch für die Finanzverwaltung, da auch aus den GoBD Anforderungen an den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und Kontinuität der Buchführung resultieren! 

Aufgrund der Komplexität der handels- und steuerrechtlichen Regularien ist die frühzeitige Einbindung eines kompetenten Fachprüfers empfehlenswert; am besten von Anfang an im Rahmen einer prüferischen Begleitung des Projekts. Denn so können bereits wichtige Empfehlungen gegeben werden, bevor Probleme überhaupt entstehen oder wesentliche Aspekte übersehen werden. Auch als unabhängiger Dritter, der einen Blick auf das Vorgehen des mit der Implementierung betrauten Systemhauses wirft, leistet er einen wichtigen Beitrag zum Vertrauen in die neue Lösung und zum Erfolg des Projekts und kann auf Basis seiner Erfahrung aus ähnlichen Projekten wertvollen Input zur Effizienz liefern.

Der Prüfer beurteilt die sachliche Konzeption bereits in der Planungsphase und kommuniziert frühzeitig Anforderungen an Tests, Freigaben, Abnahmen und Dokumentation. In den jeweiligen Phasen (Entwicklungs- und Einrichtungsphase, Testphase sowie Produktivsetzungsphase) prüft er die vorhandenen Unterlagen einschließlich der vollständigen und korrekten Migration relevanter Daten. Gemeinsam mit dem Prüfungsbericht entsteht dadurch eine nachvollziehbare Projektdokumentation, mit der auch nach Jahren noch der ordnungsgemäße Ablauf des Projekts belegt werden kann. Abschließend steht er selbstverständlich auch zum korrekten Umgang mit dem Altsystem unter Berücksichtigung handels- und steuerrechtlicher Anforderungen mit fachkundigem Rat zur Seite.

Ggf. erkennt der Prüfer auch, dass sich durch neue Geschäftsmodelle im Projektkontext weitere regulatorische Anforderungen ergeben, wenn bspw. die neue Software auch zur Dienstleistungserbringung eingesetzt werden soll. Er unterstützt darin, die Weichen richtig zu stellen, und kann wertvolle Hinweise für notwendige Anpassungen liefern.

Wie wohl fühlen Sie sich dabei, dem Betriebsprüfer die Angemessenheit Ihres letzten IT-Projektes zu erklären – und das in drei Jahren?

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