GoBD 2.0 - „Erweiterte Anforderungen an die beleglose Datenverarbeitung im In- und Ausland“

Erstellt von Markus Selg | |  BTadvice 2020-Q1

Auf dem Weg in eine fortschreitend digitale Ökonomie sind etablierte Geschäftsprozesse einer fort-währenden Veränderung unterworfen. Neben einer zunehmenden Abkehr der Unternehmen von papierbasierten Prozessen und Verfahren, hin zu digitalen Prozessen, gewinnen auch grenzüberschreitende Funktionsverlagerungen bzw. die Sicherung und Archivierung von Daten in Cloud-Umgebungen im In- und Ausland zunehmend an Bedeutung. Um diesen Veränderungen zu begegnen bzw. die regulatorischen Anforderungen an die steuerlichen Aufzeichnungspflichten an digitalisierte Prozesse in den Unternehmen anzupassen, wurden seitens des Bundesministeriums der Finanzen zum Ende des Jahres 2019 die „GoBD 2.0“ erlassen.

Neben einer verbesserten Rechtssicherheit der Steuerpflichtigen u.a. bei digitaler Erfassung von Belegen im In- und Ausland stehen die Unternehmen auch vor der Herausforderung, die rechnungslegungs- und steuerrelevanten Prozesse und Verfahren in Übereinstimmung mit den modifizierten GoBD auszugestalten. Nachfolgend gehen wir kursorisch auf die wesentlichsten Änderungen ein.

Was hat sich in den GoBD des Jahres 2019 geändert?

  • Nutzung von Cloud-Systemen: 
    Eine ordnungsgemäße Datenspeicherung und Archivierung kann künftig auch bei Nutzung von Cloud-Systemen erfüllt sein. Nach Auffassung der Finanzbehörden stellt bereits die Speicherung von Daten im Ausland eine vorab genehmigungspflichtige Verlagerung von Teilen der Buchführung (hier insbesondere Aufbewahrung der relevanten – digitalen – Unterlagen) dar.
  • Mobiles Scannen im In- und Ausland: 
    Die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten wird dem stationären Scanverfahren gleichgestellt. Die Digitalisierung ist auch im Ausland zulässig, sofern die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden.
  • Verbringen und Aufbewahrung von Papierbelegen im Ausland:
    Bislang war die Verlagerung von Papierbelegen gemäß den GoBD untersagt. Im Rahmen einer nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland, ist das Verbringen von Papierbelegen außerhalb des Geltungsbereichs der GoBD mit anschließender Digitalisierung im Ausland seit der Modifikation der GoBD zulässig.

Aufgrund der Aktualität der Thematik stellen wir im Folgenden die Anforderungen an eine genehmigte Verlagerung steuerrelevanter Funktionen ins Ausland dar. Ein formloser Antrag ist grundsätzlich ausreichend. Dennoch sollten einige Sachverhalte Berücksichtigung finden.

Neben Anforderungen aus den GoBD sind insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen weitere steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Im Falle einer geplanten Verlagerung von Funktionen der Rechnungslegung sowie der Aufbewahrung steuerpflichtiger Unterlagen im Ausland ist vorab auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen eine Genehmigung der zuständigen Finanzbehörde gem. § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung einzuholen.

Dabei sind seitens der Steuerpflichtigen neben der Möglichkeit zur Überprüfung der Tatbestands-voraussetzung eines Antrags gemäß § 146 Absatz 2a AO diejenigen Prozesse und Verfahren zu beschreiben, welche künftig im Ausland durchgeführt werden. Unter Berücksichtigung des Ortes der Verlagerung und der eingesetzten IT-Systeme und Anwendungen ist insbesondere auf die Art der Erfassung der buchhalterischen Daten, deren Verarbeitung sowie deren Sicherung und Aufbewahrung einzugehen. Die Anforderungen an die IT-Sicherheitsverfahren mit einem zum Inland korrespondierenden Berechtigungs-verfahren, einer ausreichenden Netzwerksicherheit und einem angemessenen Passwortschutz sind auch bei Verlagerungen ins Ausland zu beachten.

Des Weiteren ist im Rahmen des Antrags gemäß § 146 Abs. 2a AO eine Beschreibung der Verfahren bezüglich der Behandlung der Papierbelege erforderlich. Dabei sind neben dem Ort des Daten-verarbeitungssystems und den im Prozess berechtigten Personen auch Angaben erforderlich, wie die Papierbelege ins Ausland gelangen bzw. wo diese aufbewahrt werden. Sofern nach deren Verarbeitung eine physische Vernichtung erfolgt, ist unter Berücksichtigung angemessener Verfahren auch darauf einzugehen.

Die Verfahren zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie mögliche Zugriffs- und Prüfrechte der Finanzverwaltung sollten zudem Gegenstand des Antrags sein. Die jederzeitige Möglichkeit zur progressiven und retrograden Prüfung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls vom Entstehen bis zur Verbuchung über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist in jedem Verfahrensschritt muss sichergestellt und beschrieben sein.

Wichtig sind in diesem Kontext neben einer sachgerechten Abgrenzung derjenigen Funktionen, welche nach der Verlagerung ins Ausland noch im Inland verbleiben, auch Angaben darüber, inwieweit sichergestellt wird, dass auch nach einer Verlagerung ins Ausland die organisatorischen Maßnahmen eine Einhaltung der deutschen handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen.

Neben den Anforderungen an die Etablierung sachgerechter Prozesse und Verfahren erfordern die GoBD in den Tz. 151 ff. für jedes DV-System als zwingende Vorgabe das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation. Aus der Verfahrensdokumentation muss aus Gründen der Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle und aller sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Aufzeichnungen ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet ausgegeben und revisionssicher aufbewahrt werden.

Im Falle einer Verlagerung von steuer- und handelsrechtlich relevanten Funktionen in das Ausland bzw. bei einer Aufbewahrung von Daten im Ausland ist diesbezüglich die Verfahrensdokumentation zu ergänzen bzw. alternativ zu erstellen.

Die Verfahrensdokumentation sollte die nachfolgenden Bestandteile beinhalten: 

  • Allgemeine Beschreibung
    Abbildung der innerbetrieblichen Abläufe und der Organisation Ihres Unternehmens bis hin zur Darstellung von Arbeitsabläufen im Rechnungswesen im In- und Ausland.
  • Anwenderdokumentation
    Gegenstand der Anwenderdokumentation ist eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten DV-Systeme unter Verweis auf die systemseitige Dokumentation des Softwareanbieters.
  • Technische Systemdokumentation
    Die technische Systemdokumentation fokussiert insbesondere auf die Datenorganisation und Datenstrukturen, programmierte Verarbeitungsregeln unter Berücksichtigung der implementierten Eingabe- und Verarbeitungskontrollen, die softwareseitigen Fehlerbehandlungsverfahren sowie auf Schnittstellen zu anderen Systemen.
  • Betriebsdokumentation 
    Die Betriebsdokumentation sollte die ordnungsgemäße Anwendung der IKS-Verfahren, wie Datensicherungsverfahren, Zugriffsberechtigungen oder Berechtigungen für Stornierungen oder Änderungen bzw. 4-Augen-Prinzip, beschreiben.

Dies gilt sowohl für die im Inland verbliebenen als auch für die ins Ausland verlagerten Funktionen. 
Zum Thema Verfahrensdokumentation verweisen wir auch auf unseren Artikel: „Fehlende GoBD-Verfahrensdokumentation – Steigender Risikofaktor in Betriebsprüfungen“ den Sie ebenfalls in dieser BTadvice finden.

Damit Ihr Unternehmen auch bei grenzüberschreitenden Sachverhalten über rechtssichere Prozesse und Verfahren verfügt, empfehlen wir Ihnen sich die nachfolgenden Fragen zu stellen:

  • Wie wird in Ihrem Unternehmen die Einhaltung der Anforderungen aus den GoBD bzw. der weiteren gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sowohl im Inland als auch bei Verlagerung ins Ausland sichergestellt?
  • Sind Funktionen, (Teil-)Bereiche oder steuerrelevante Daten ins Ausland verlagert? 
  • Liegt bei einer geplanten Verlagerung ins Ausland vorab eine Genehmigung der Finanzverwaltung gem. § 146 Abs. 2a AO vor?
  • Enthält der Antrag die oben genannten Aussagen?
  • Sind im Falle einer Auslagerung in eine Cloud-Umgebung entsprechende Vereinbarungen mit dem Dienstleister getroffen, dass die Daten nur im Inland vorgehalten werden?

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