Fehlende GoBD-Verfahrensdokumentation – Steigender Risikofaktor in Betriebsprüfungen

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  BTadvice 2020-Q1

Zunehmende Komplexität und Heterogenität der IT-Systeme im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung und Internationalisierung stellen die Unternehmen vor neue Herausforderungen beim Management ihrer Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen.

So stellt die Speicherung der Daten in einer Cloud-Umgebung bereits eine genehmigungspflichtige Verlagerung der Buchführung dar, falls sich die Cloud im Ausland befindet. Nähere Details zu diesem Thema finden Sie in dem BTadvice-Artikel: GoBD 2.0 - „Erweiterte Anforderungen an die beleglose Datenverarbeitung im In- und Ausland“ 

Aber nicht nur die Unternehmen sind davon betroffen. Auch die Finanzverwaltung sieht sich in Betriebsprüfungen mit wachsender Intransparenz konfrontiert, wodurch sie das Besteuerungsaufkommen in Gefahr wähnt. Mit den GoBD will das BMF die handelsrechtlichen GoB beim Einsatz von EDV-Systemen formell sicherstellen. Zu diesem Zweck rücken die GoBD die Dokumentation aller steuerrelevanten Prozesse und IT-Systeme in den Fokus und läuten zudem einen Paradigmenwechsel für Betriebsprüfungen ein. Denn fortan obliegt den Unternehmen die Beweislast für die Unmöglichkeit von Manipulationen ihrer Buchführung und somit dessen Wahrhaftigkeit i.S.d. GoBD. 

Bereits jetzt beobachten wir bei unseren Mandanten, dass sich Betriebsprüfer zunehmend auf die bloße Identifizierung formeller Fehler konzentrieren. Zwar ist die Suche nach formellen Fehlen durch die Betriebsprüfung nicht neu, grundlegend geändert hat sich jedoch, dass formelle Fehler gemäß der GoBD praktisch ausgeschlossen sind. Folglich müssen Betriebsprüfer nicht mehr auf Manipulationen achten, sondern auf die Einhaltung der GoBD. Finden Betriebsprüfer also formelle Mängel, muss ihnen nun das Unternehmen glaubhaft nachweisen, dass der Formmangel nicht in einer fehlenden oder lückenhaften GoBD-Konformität der Buchhaltung begründet ist. 

Gelingen kann dies jedoch ausschließlich mit Hilfe einer lückenlosen Dokumentation aller steuerrelevanten Prozesse und IT-Systeme (GoBD-Verfahrensdokumentation). Eine lückenhafte oder gänzlich fehlende GoBD-Prozessdokumentation ermöglicht dem Betriebsprüfer, die volle Bandbreite steuerlicher Sanktionen auszuschöpfen. Dies kann von Strafzahlungen bis hin zur Steuerschätzung aufgrund einer verworfenen Buchführung reichen. Wir beobachten bei unseren Mandanten immer häufiger, dass mit Ankündigung der Betriebsprüfung auch die GoBD-Dokumentation angefragt wird. Bereits zu diesem Zeitpunkt sind die Weichen für den weiteren Verlauf der Prüfung gestellt. 

Gerne unterstützen wir Sie bei der rechtzeitigen Erstellung eine GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Zu diesem Zweck verfolgen wir in enger Abstimmung mit unseren Mandanten einen modularen Ansatz, der individuelle Anforderungen und Fragestellungen rund um das Thema der GoBD berücksichtigt, bereits bestehende Dokumentationen mit einbezieht und diese bei Bedarf detailliert, um zusätzliche Mehrwerte zu schaffen. 

Die Module sind voneinander unabhängig und liefern ein jeweils eigenständiges Ergebnis. Sollten Sie bisher noch keine Aktivitäten zum Thema GoBD in Ihrem Unternehmen entfacht haben, identifizieren wir im Rahmen eines Quick Checks die steuerrelevanten Prozesse und die fehlenden GoBD-konformen Dokumentationen. Sofern Sie bereits über ausreichende Dokumentationen verfügen, evaluiert unser Modul „Audit der Prüfungsbereitschaft“ die Erfüllung der Anforderungen. Mit dem Modul „Herstellung der Prüfungsbereitschaft“ unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung für alle relevanten GoBD-Fragestellungen und schließt vorhandene Lücken. Sie möchten die GoBD-Anforderungen nutzen, um für Ihr Unternehmen weitere Optimierungsmaßnahmen umzusetzen? Mit unserem Modul 4 optimieren oder digitalisieren wir die bestehenden Prozesse.

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