Effizientes Reisemanagement mit SAP Concur

Erstellt von Christian Bracht | |  BTadvice 2020-Q2

Mit dem bedachten Zurückfahren des Lockdowns, der schrittweisen Aufhebung der Reisebeschränkung und der damit verbundenen Wiederaufnahme der geschäftlichen Reisetätigkeit, rückt das Thema eines effizienten Reisemanagements wieder verstärkt in den Vordergrund.

Reisen, insbesondere nach der Corona-Pandemie, werden weiterhin eine wichtige Bedeutung für das Geschäftsleben haben –_ und das trotzt aller Videokonferenzlösungen und digitaler Möglichkeiten des Austauschs. Es wird auch zukünftig hilfreich und erforderlich sein, sich mit seinen Geschäftspartnern persönlich zu treffen.

Da die Erwartungen der Geschäftsreisenden höher sind denn je und gesetzliche Anforderungen sowie individuelle Reiserichtlinien eingehalten werden müssen, stoßen herkömmliche Reisemanagementlösungen oft an ihre Grenzen. Der Wunsch nach mehr Flexibilität beim Reisebuchungsprozess sowie nach einem komfortablen Abrechnungsprozess sorgt für ein Spannungsfeld zwischen den Anforderungen des Unternehmens und denen der Geschäftsreisenden. Einerseits muss die Einhaltung der Compliance und Prozesseffizienz durch das Unternehmen gewährleistet sein und andererseits muss der Prozess für den Geschäftsreisenden möglichst einfach, intuitiv und komfortabel sein.

SAP Concur Travel und Expense: maximal minimierter Erstellungsaufwand der Reisekostenabrechnung

Um diesen vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, bietet SAP Concur eine integrierte und modular aufgebaute Lösung an, die ein vollumfängliches Reisemanagement ermöglicht. Das Angebot reicht von Lösungen zur individualisierten Online-Reisebuchung von Dienstreisen (SAP Concur Travel), die nur gemäß der geltenden Reisekostenrichtlinie gebucht werden können. Bis hin zu einer integrierten Reisekostenabrechnungslösung (SAP Concur Expense), die auf Wunsch die Reisebuchungsinformationen oder Kreditkarteninformationen automatisch in die Abrechnung überträgt und Papierbelege etwa durch einfaches Fotografieren und die nachfolgende System-gestützte OCR-Auslesung mit geringem Aufwand korrekt digitalisieren und erfassen lässt. Zusätzlich steht ein integrierter Workflow zur Verfügung, der Vorgesetzten und dem Rechnungswesen eine einfache und schnelle Genehmigung und Prüfung der Abrechnungen ermöglicht. Dieser komplett digital abgebildete Prozess endet mit der automatischen Buchung der Reisekosten im jeweiligen ERP-System. Mit Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 wurde das mobile Scannen endgültig steuerlich anerkannt, sodass Papierbelege unter bestimmten Voraussetzungen der Vergangenheit angehören. 

Der Erstellungsaufwand einer Reisekostenabrechnung wird so für den Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert und alle nachfolgende Prozessschritte (bspw. Freigabe, Buchung, Erstattung und Reporting) durch die hohe Eingangsqualität und weitere Prozess-unterstützende Funktionalitäten optimal unterstützt.

Individueller Mehrwert für jedes Unternehmen in Echtzeit

Durch Funktionalitäten zur schnellen und einfachen Reisebuchung, Reiseabrechnung und Erfassung im ERP-System wird die Effizienz entlang des gesamten Prozesses erheblich gesteigert und der Zeitaufwand deutlich reduziert. Zudem verbessert die systemseitige Abbildung der Reiserichtlinien sowie die Standardisierung von Prozessen und Kontrollen die Compliance. Die integrierte Cloudlösung SAP Concur, die entlang des gesamten Prozesses alle relevanten Informationen zusammenführt, ermöglicht eine Echtzeit-Verarbeitung der Daten. Somit wird ein vollständig digitaler und schneller Reisemanagementprozess geschaffen, bei dem Papierbelege digital und GoBD-konform hinterlegt werden. Das ebenfalls verfügbare Reporting erhöht zusätzlich die Kontrolle und Transparenz über die entstandenen Reisekosten und ermöglicht die Aufdeckung weiterer Kostensenkungspotentiale.

Die Lösung von SAP Concur gilt mit weltweit mehr als 50.000 Kunden als eine der führenden Anwendungen im Markt der Reisemanagementlösungen. Baker Tilly berät und unterstützt seine Kunden bereits seit vielen Jahren bei der nationalen und internationalen Implementierung und Erweiterung von SAP Concur-Lösungen. Darüber hinaus ist Baker Tilly offizieller SAP Concur-Implementierungspartner, wodurch neben der fachlichen und prozessualen Beratung ebenfalls die komplette technische Implementierung übernommen und somit vollumfänglich sowie aus einer Hand beraten wird.

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