Driving the Change: ERP-Technologie als Digitalisierungstreiber der Finanzfunktion

|  Unternehmensberatung

Welches ERP-System benötigen Unternehmen zur Zielerreichung der eigenen Vision? Wir unterstützen von der Vision bis zur Implementierung.

Die Erwartungshaltung von Unternehmen und Nutzern an eine Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Technologie ist hoch: Digitalisierung und Optimierung von Prozessen, Einhaltung regulatorischer Anforderungen, Bereitstellung von „State-of-the-art“-Technologien und -Funktionalitäten, Kosteneffizienz, globaler und geräteunabhängiger Zugriff, hohe Datenqualität und starke Performance. Hinzu kommt, dass die Entscheidung für eine ERP-Lösung mittelfristig bindend ist. In diesem Kontext ist nur ein strukturierter, vollumfänglicher Transformationsprozess zielführend.

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 „Die ERP-Technologie und digitale Transformation für die Finanzfunktionen als Chance zur konsequenten Standardisierung, Harmonisierung und Digitalisierung nutzen.“

Die Transformation oder Implementierung einer ERP-Technologie bedeutet eine zukunfts- und richtungsweisende Entscheidung, verbunden mit hohen finanziellen Investitionen, welche mit der Konkretisierung und Festlegung der unternehmensweiten Vision, Mission und Strategie beginnen und auf diese direkt einzahlen. Bis zur Implementierung sind alle wesentlichen Anforderungen zu definieren und konkretisieren sowie erforderliche Entscheidungen zu treffen, um das vollständige Potenzial und die damit verbundene Effizienzsteigerung der ERP-Lösung zu realisieren.

Hinzu kommen neue Anforderungen, die bis vor wenigen Jahren noch keine nennenswerte Entscheidungsrelevanz bei der Auswahl einer modernen ERP-Lösung hatten:

  • Schnittstellen und Kommunikationskanäle: Digitale Schnittstellen und Kommunikationskanäle sind Voraussetzung zur Aktion und Interaktion im Unternehmen (bspw. X-Rechnung, automatisierte Lieferantenabrufe, Vertriebsaktivitäten via Social Media, digitaler Rechnungsfreigabeprozess, Reisemanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung).
  • Integrierbarkeit und Skalierbarkeit: Disruptive Technologien und Lösungen sind wesentlicher Bestandteil der IT Architektur und somit zentraler Aspekt der Integration in bestehende ERP-Systeme. Hinzu kommt die Anbindung von (Massen-)Daten aus unterschiedlichen Quellen. Die Voraussetzungen zur Erweiterung des Datenmodells („Breite und Tiefe“) und Skalierung bedürfen einer hohen Flexibilität.
  • Mobilität und Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten nutzen überwiegend mobile Geräte. Die Corona-Pandemie ist ein zusätzlicher Katalysator. Google bspw. entwickelt Lösungen für mobile Geräte (webbasiert) und erst danach für stationäre Rechner. Die Haptik und Customer Experience entscheiden über den nachhaltigen Erfolg von Anwendungen. 
Baker Tilly Phasenmodell: Praxiserprobter Umsetzungsprozess zur Sicherstellung der Zielerreichung

„Erst die Pflicht, dann die Kür – nur durch Standardisierung, Harmonisierung und Optimierung der bestehenden Prozesse kann eine nachhaltige Effizienz aus der Technologie erzielt werden.“

Die ausschließliche Fokussierung auf die ERP-Technologie ohne tiefgreifende und nachhaltige Optimierung, insbesondere im Bereich der Finanzfunktionen, kann Synergien und Digitalisierungspotenziale nur unzureichend heben. Begreifen Sie die ERP-Transformation als Chance, um Standardisierung, Harmonisierung und Digitalisierung von Prozessen innerhalb Ihrer Organisation voranzutreiben. So kann der Reifegrad der Unterstützungsprozesse signifikant erhöht und nicht wertschöpfende Tätigkeiten können messbar reduziert werden („Smart Working“). Aufgrund der hohen Fachlichkeit sowie Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (bspw. GoBD, Compliance) sollte die gesamte ERP-Transformation in engen Tandems aus Fachbereich und IT zielgerichtet und ganzheitlich begleitet werden, um die „Best-fit“-ERP-Lösung zu etablieren - von der Vision bis zur Implementierung.

Wesentliche Herausforderungen bei der Transformation bestehen insbesondere für Unternehmen, die ein ERP-System mit einer langen Historie, geprägt durch Zusatzmodule, einem hohen Grad an manuellen Anpassungen (Customizing), unzähligen Prozessvarianten/-ausprägungen (bspw. Unterstützungsprozesse) und unorganisch gewachsener IT-Infrastruktur betreiben. Das ERP-System als zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung kann dem Wandel und Wettbewerbsdruck nicht mehr folgen und die zusätzlichen Anforderungen und Datenmassen treffen auf ein fragiles Ist. Dies kann über kurz oder lang nur zum Kollaps des bestehenden ERP-Systems führen.

 „Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Know-how und den Erfahrungen aus vielen erfolgreichen Projekten bei Ihrer ERP-Transformation.“

ERP-Systeme als technologischer Treiber der Finanzfunktion sind das Herzstück des Unternehmens. Die Optimierung von Datenflüssen und Schnittstellen ist vor dem Hintergrund gesteigerter Anforderungen und Erwartungen an die Finanzfunktion für die Steuerung des Unternehmens essenziell. So können Effizienzansprüche, Optimierung der Datenqualität und des Berichtswesens, Integration von Accounting und Controlling, sowie die Beschleunigung und Verlässlichkeit von Abschluss- und Planungsprozessen unter Einhaltung von regulatorischem Vorgeben, bestmöglich erreicht werden.

Wir unterstützen Sie gerne mit einer durchgängigen, vollumfänglichen Beratung und Steuerung des ERP-Auswahl- und Implementierungsprozesses in Ihrem Unternehmen mit unserem praxiserprobten Baker Tilly Beratungsansatz.

  • Gesamtprojektsteuerung und Changemanagement – Monitoring und Sicherstellung der Zielerreichung
  • Umfassende Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse
  • Abbildung komplexer betriebswirtschaftlicher Herausforderungen sowie Fachbereichs-Sparring
  • Analyse und Validierung von Anforderungen an das ERP-System (inkl. Validierung Unternehmensstrategie / Vision)
  • Konkretisierung der Anforderungen und Unterstützung / Erstellung Lastenheft
  • Steuerung des Auswahlprozesses für ERP-Lösungsanbieter (Long-/Shortlist)
  • Unterstützung bei Vertragsmanagement mit Dienstleistern
  • Optimierung von Finanzprozessen: Standardisierung, Harmonisierung und Automatisierung („Abschneiden alter Zöpfe“)
  • Vorbereitung und Steuerung Datenmigration: Optimierung Datenqualität („Single Point of Truth“ und „Quality at Source“)
  • Verankerung Stammdatenmanagement 
  • Vorbereitung und Unterstützung / Durchführung „ERP-Test-Management“ (bspw. Definition Testfälle, Testmanagement, Testing)
  • Migrationsprüfung (IDW PS 850)
  • Dokumentation und Training
  • Begleitung der Hypercare-Phase

Vielen Dank an den Co-Autor Marvin Schneider.

Jannik Bayat
Partner, International Business Leader Consulting

Büro Düsseldorf
+49 211 6901-3724

Thorsten Lorenzen
Partner

Büro Düsseldorf
+49 211 6901-3714

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