Die Pflicht zur Umsetzung der XRechnung wird konkreter

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  BTadvice 2019-Q4

Die elektronische Rechnung wird im privatwirtschaftlichen Wirtschaftsverkehr bereits seit Jahren genutzt. Mit einer elektronischen Rechnung ist grundsätzlich eine strukturierte XML-Datei gemeint, welche alle relevanten Rechnungsinformationen beinhaltet und dadurch eine automatisierte Bearbeitung ermöglicht. Für eine Implementierung sprechen neben betriebswirtschaftlichen und Nachhaltigkeits-Gründen, vor allem die gesetzlichen Vorgaben für die Umsetzung. Denn der Gesetzgeber nimmt insbesondere die öffentlichen Auftraggeber und deren Lieferanten in die Pflicht.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde 2014 im Rahmen der Zielsetzung eines einheitlichen, europäischen Vergabeverfahrens für öffentliche Aufträge veröffentlicht. Das Ziel der Richtlinie war es, Hemmnisse bei grenzübergreifenden Ausschreibungen (B2G) durch die Einführung einer einheitlichen europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung abzubauen. Der Regelungskern sieht eine Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung vor, elektronische Rechnungen im Oberschwellenbereich zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Pflicht für den Rechnungssteller (Unternehmen) zur elektronischen Rechnungsstellung besteht laut EU-Richtlinie nicht. Die nationale Umsetzung erfolgte 2017 durch das E-Rechnungsgesetz sowie die dazugehörige E-Rechnungsverordnung. Da durch die Regelungen der E-Rech-VO das Verfahrens- und materielle Haushaltsrecht der Länder und Kommunen berührt wird, erfolgt wegen des föderalen Systems eine eigenständige Umsetzung durch die Länder in eigenen Gesetzen und Verordnungen. 

Unterschiedliche Fristen für Bund und Länder

Die EU-Richtlinie hat die Fristen für die Umsetzung für zentrale sowie subzentrale öffentliche Auftraggeber klar definiert. Während zentrale öffentliche Auftraggeber die Richtlinie seit dem 27.11.2018 bereits umgesetzt haben müssen, hatten subzentrale öffentliche Auftraggeber bis zum 27.11.2019 Zeit für die Umsetzung. Da die EU-Richtlinie nicht fristgerecht bekanntgegeben wurde, hätte der Bund mit der nationalen Umsetzung die Möglichkeit gehabt, die Fristen für die Umsetzung für zentrale öffentliche Auftraggeber bis zum 18.04.2019 bzw. für subzentrale öffentliche Auftraggeber bis zum 18.04.2020 zu verlängern. Der Bund hat jedoch von dem Freiheitsgrad Gebrauch gemacht, die definierten Fristen dennoch einzuhalten und darüber hinaus die Verpflichtung nicht nur für den Oberschwellenbereich, sondern auch für den Unterschwellenbereich (mit wenigen Ausnahmen) zu definieren. 

Die flächendeckende Umsetzung auf Länderebene ist aktuell noch nicht erfolgt, wird aber noch in 2019 erwartet. Es ist jedoch zu erkennen, dass die Länder von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Frist für die Umsetzung der subzentralen öffentlichen Auftraggeber auf den 18.04.2020 zu verlängern. Darüber hinaus verpflichten die Länder analog zum Bund größtenteils auch die Umsetzung der Richtlinie für den Unterschwellenbereich. 

Keine flächendeckende Verpflichtung für Rechnungssteller

Während die EU-Richtlinie keine Verpflichtung für die Rechnungssteller (Unternehmen) vorsieht, macht der Bund in der E-Rech-VO von der Möglichkeit Gebrauch und verpflichtet alle Rechnungssteller ab dem 28.11.2020 ihre Rechnungen in elektronischer Form zu stellen. Bei der Umsetzung der EU-Richtlinie durch die Länder ist dieser konsequente Weg jedoch nicht zu erkennen. Aktuell sieht lediglich das Land Bremen eine Verpflichtung für die Rechnungssteller vor. Aus diesem Grund ist aktuell davon auszugehen, dass die Verpflichtung im gesamten B2G noch nicht flächendeckend eingeführt wird. 

Positiv Beispiel Italien als Ausblick für die Zukunft

Die Ausführungen zu dem Thema zeigen, dass die Umsetzung in Deutschland teilweise sehr undurchsichtig und vor allem auf Länderebene wenig konsequent ist. Mit Blick auf Italien, welches seit dem 01.01.2019 eine Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung über ein einheitliches Portal im gesamten B2G- sowie B2B- Markt vorschreibt, schneidet Deutschland mit der Umsetzung der EU-Richtlinie im Hinblick auf den erhofften Digitalisierungsschub schlecht ab. Erste Erfahrungsberichte zeigen bereits, dass die Umsetzung in Italien als Erfolg bewertet werden kann. So werden dort nicht nur die Vorteile der elektronischen Rechnung (Dunkle Verarbeitung, Erhöhung der Nachhaltigkeit, schlankere Prozesse, etc.) genutzt, sondern auch erhebliche Probleme in Sachen Steuerhinterziehung gelöst. 

Für deutsche Unternehmen wird es in Zukunft wichtig sein, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren und die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern zu nutzen. Vor allem für Lieferanten des Bundes, für welche die Pflicht der Versendung im November 2020 beginnt, bleibt für die Umsetzung nicht mehr viel Zeit.

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