Der Booster für den Roboter – richtig automatisieren mit Process Mining und RPA

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  BTadvice 2020-Q2

Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) sind in aller Munde, viele Unternehmen haben bereits entsprechende Projekte gestartet oder durchgeführt. Die sog. Robbies haben schicke Namen und unterstützen im täglichen Geschäft. Aber sind die Unternehmen bereits vollständig zufrieden mit den Ergebnissen der RPA-Projekte? Wurden wirklich die besten Prozesse zur Automatisierung selektiert und wurde das gesamte Potenzial von RPA gehoben?

Softwareroboter als virtueller Mitarbeiter: Kostenersparnis von bis zu 70 %

RPA ist ein pragmatischer, vergleichsweise einfacher und schnell umsetzbarer Ansatz zur Automatisierung von Prozessen mit gut strukturierten Tätigkeiten, die bislang von Mitarbeitern durchgeführt wurden. Dabei handelt es sich jedoch nicht um einen physischen Roboter, sondern um eine Softwarelösung. Ein sogenannter "Softwareroboter" ist vor allem für wiederkehrende sowie regelbasierte Aufgaben und Prozesse ideal geeignet. Insbesondere Backoffice-Arbeiten und Workflow-Prozesse können durch den Roboter ersetzt und somit effizienter gestaltet werden. Die RPA-Software nutzt die Benutzeroberfläche unterschiedlicher Anwendungen und reproduziert über diese Benutzerschnittstellen Handlungen menschlicher Nutzer. Somit wird er zum „virtuellen Mitarbeiter“. Dabei kann die Software individuell auf die Infrastruktur der jeweiligen Organisation zugeschnitten werden, da die Software auf die vorhandene IT-Systemlandschaft aufbaut. Durch den Einsatz von RPA kann eine Kostenersparnis von bis zu 70 % erzielt werden, die Fehlerquote gesenkt und eine hohe Datenqualität garantiert werden.

Ob RPA allerdings ein Business Booster wird, hängt stark davon ab, welche Unternehmensprozesse automatisiert werden und ob diese vorab von Schwachstellen, fehlerhaften Abläufen und Prozessschleifen bereinigt wurden. Daher müssen die zu automatisierenden Prozesse sehr gut analysiert, optimiert und nach dem Optimierungspotenzial priorisiert werden.

Tiefere Einblicke durch Process Mining

Process Mining kann im Rahmen von Automatisierungsprojekten durch RPA einen entscheidenden Mehrwert schaffen und bildet die Basis für ein vollumfängliches Prozessverständnis. Im Vergleich zu herkömmlichen, beispielsweise interview basierten Methoden gewährt die datengestützte Technologie weitaus tiefere Einblicke in die Prozesslandschaft. Auf Grundlage digitaler Spuren in den vorhandenen IT-Systemen ist es möglich, die Geschäftsprozesse unverfälscht zu rekonstruieren. Die erforderlichen Daten werden direkt aus den Systemen der IT-Landschaft (z. B. ERP, CRM etc.) erhoben und zu visualisierbaren Prozessen transformiert. Bei der Transformation können große Datenmengen verarbeitet und systemübergreifend visualisiert werden. Diese Art der Darstellung ermöglicht es Schwachstellen, fehlerhafte Abläufe und Prozessschleifen unmittelbar zu identifizieren, um anschließend die Ursachen zu ermitteln sowie Optimierungsmaßnahmen einzuleiten. Die optimierten Prozesse können anschließend mit RPA automatisiert und so der größtmögliche Nutzen erzielt werden. 

Beide Ansätze werden als wesentliche Erfolge der Digitalisierung gefeiert: Allein bringen sie Mehrwert für die Unternehmen; gemeinsam können die Ansätze noch mehr Mehrwert schaffen.

Prozesse verstehen und Möglichkeiten bereits genutzter Lösungen ausschöpfen

Wir empfehlen daher, zunächst ein umfassendes Prozessverständnis mit Process Mining zu erarbeiten und die Prozesse so weit, wie es mit den bestehenden Mitteln möglich ist, zu optimieren. Bitte beachten: Häufig werden die Möglichkeiten der bestehenden Systeme noch nicht ausgeschöpft. Einerseits kann dies auf eine Unkenntnis über die Möglichkeiten der genutzten Lösungen zurückzuführen sein und andererseits auf die bisher fehlende Analyse (insbesondere End-to-End).

Process Mining liefert vorab Transparenz für die Optimierung und Harmonisierung der Geschäftsprozesse und bildet damit den idealen Begleiter für RPA-Projekte in der Vorbereitungsphase und beim Performance-Monitoring. Erst nach einer erfolgreichen Vorbereitungs- und Optimierungsphase wird der Roboter für die Prozessautomatisierung eingesetzt. Immer unter Berücksichtigung des wirtschaftlichsten und besten Wegs, sowie der Monitoring-Ergebnisse. Nur dann wird RPA zum Business Booster. Ein RPA-Projekt ohne genaue Prozesskenntnisse hat negative Auswirkungen auf den ROI eines jeden Projektes, führt zu Frustration und kann dem möglichen Potenzial der RPA-Technik wegen gescheiterten Projekten Schaden zuführen.

Vielen Dank an die Co-Autoren dieses Beitrags Saytek Karakus und Julian Glatter.

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