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Bremen: Leuchtturm der Bundesländer beim Thema XRechnung

Thorsten LorenzenConsulting

Seit dem 27.11.2020 besteht die Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber des Bundes, Rechnungen im strukturierten Datenformat XRechnung zu senden. Ausgenommen sind Beträge im unterschwelligen Bereich (Direktaufträge bis 1.000 Euro). Aufgrund des deutschen Föderalismus sind die Regelungen auf Landesebene von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Nur Bremen hat die Chance genutzt und ist mit den Regelungen des Bundes gleichgezogen: Somit müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Bremens ab dem 27.11.2020 ebenfalls im XRechnungsformat gestellt werden.

Wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung

Strukturierte elektronische Rechnungsformate wie die XRechnung sind wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung im Finanzwesen. Der Kreditorenprozess bietet häufig noch sehr viel Potenzial zur Optimierung - für alle beteiligten Parteien. Unternehmen vermeiden häufig aber auch noch die Umsetzung von Regelungen, wenn sie nicht verpflichtend sind. So ist auch das zögerliche Verhalten bei der Nutzung der XRechnung oder vergleichbaren Formaten wie ZUGFeRD zu verstehen (wir berichteten). Nicht alle Unternehmen stellen Rechnungen an den Bund oder nach Bremen. 

Umsetzung der europäischen Verordnung in Deutschland 

Die Vorgaben für die XRechnung sind auf eine europäische Verordnung aus dem Jahr 2014 zurückzuführen. Deutschland hat zur vollständigen Umsetzung sechs Jahre auf Bundesebene gebraucht. Auf Landesebene gibt es einen Regelungsdschungel mit unterschiedlichen Fristen und Ausprägungen. Ist hier der Föderalismus hilfreich? Was sollen Unternehmen machen, die öffentliche Auftraggeber beim Bund aber auch in unterschiedlichen Bundesländern haben? Diese Unternehmen kommen nicht daran vorbei, XRechnungen als Versandoption in ihren Rechnungsausgangsprozess zu berücksichtigen. NRW hat die Chance beispielsweise nicht genutzt und ist „nur“ bei der Pflichterfüllung geblieben. D. h. in NRW gibt es für Auftragnehmer öffentlicher Aufträge keine Verpflichtung zur Nutzung des XRechnungsformats. Es ist nur eine Kann-Vorschrift: Der öffentliche Auftraggeber muss eine Rechnung im XRechnungsformat empfangen können. Mehr nicht. 

Italien und Skandinavien weit voraus

Die EU hat das strukturierte elektronische Rechnungsformat mit dem Ziel definiert, Binnengrenzen innerhalb der EU zu vermeiden – auch beim Rechnungsaustausch. Werfen wir einen Blick auf unsere Nachbarn: Italien hat seit dem 01.01.2019 das elektronische Rechnungsformat verpflichtend im gesamten Geschäftsverkehr. Die skandinavischen Länder können schon seit bald Jahrzehnten auf Erfahrungen mit dem Format zurückgreifen, denn hier bestehen Regelungen seit den 2000er Jahren, die intensiv genutzt werden. In Deutschland monieren wir die Trägheit der deutschen Digitalisierung, definieren aber dennoch keine verbindlichen, umfassenden Regelungen. Dies hat zur Folge, dass Potenziale wie jenes der elektronischen Rechnung nicht umfassend genutzt werden.

Handlungsempfehlung

Um der eigenen Digitalisierung einen Schub zu geben, sollten Unternehmen also nicht auf Regelungen von Bund und Ländern warten: Prüfen Sie die Möglichkeiten zur Nutzung von strukturierten elektronischen Rechnungen. Wenn nicht als Verpflichtung, dann weil es Sie nach vorne bringt. 

Vielen Dank an die Co-Autorin Alexandra Fetten.

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