Travel Management Fit for Future mit SAP Concur und Baker Tilly

Als offizieller SAP Concur Implementation Partner begleitet Baker Tilly eine ganze Reihe von Unternehmen bei der digitalen Transformation ihres Travel Managements. Wir haben mit Baker Tilly Senior Consultant und SAP Concur Expertin, Alexandra Fetten über Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und natürlich auch ihr eigenes Travel-Management gesprochen.

Seit über anderthalb Jahren beeinflusst die Pandemie unseren Reiseverkehr. Ist aktuell eine gute Zeit für eine Travel Management Lösung?

Fetten: „Das Reisen war gerade im Jahr 2020 durch die Pandemie eingeschränkt und die Anzahl der Reisen war stark zurückgegangen. Im Jahr 2021 haben wir aber wieder einen Anstieg festgestellt, auch wenn das Vor-Corona Niveau noch nicht erreicht wird. Durch die geringeren Möglichkeiten des Reisens, aber auch durch die fortschreitenden Ansprüche im Rahmen der Digitalisierung, sind die Anforderungen an das Reisen und insbesondere an die Reiseabwicklung gestiegen. Der Bedarf nach einer umfassenden und benutzerfreundlichen Travel Management Lösung wächst stetig. Solch eine umfassende End-to-End-Lösung bietet SAP Concur.“

Welche Bestandteile umfasst Ihre Beratung rund um das Travel Management System SAP Concur?

Fetten: „Einige Kunden begleiten wir bereits seit Jahren bei der Implementierung sowie weiterführenden Optimierungen bestehender Systeme. Neben den Standard-Modulen SAP Concur Expense (Reisekostenabrechnung) und SAP Concur Travel (Reisebuchungen) gehören dazu unter anderem das BI-gestützte Reporting mit Cognos Intelligence, das Reiseantragstool Concur Request sowie die Corporate Card Transaction Workflow Integration und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation.“

Können Sie exemplarisch ein aktuelles Beratungsprojekt beschreiben?

Fetten: „Erst kürzlich haben wir die Zusammenarbeit mit einem weltweit agierenden Hersteller von High-tech Instrumenten ausgeweitet. Nach der erfolgreichen Implementierung des Travel Management Systems im Mutterkonzern, übernehmen wir seit etwa drei Jahren die weltweite Implementierung in weiteren Standorten des Unternehmens. Für das nächste Jahr ist beispielsweise neben dem generellen Support der implementierten Concur-Prozesse, der Roll-Out an acht weiteren Standorten auf der ganzen Welt geplant – inklusive der Abbildung aller Regeln, Richtlinien, Prozess- und Reportingschritten in SAP Concur. Wir unterstützen die Standorte bei System-Setups, Einführungen sowie Schulungen und führen durch den gesamten Prozess des digitalen Travel Managements.“

Das heißt für den Kunden Travel Management Fit for Future?

Fetten: „Genau. In meinen Augen ist der Travelmanagement-Prozess ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation von Unternehmen, in dem man viele besonderen Vorteile für die Nutzer realisieren kann. SAP-Concur bietet hier eine überzeugende End-to-End Lösung an. Der Ärger beim Buchen oder Abrechnen hat durch eine besondere Usability ein Ende. Der End-User wird bestmöglich bei seiner Reisetätigkeit unterstützt. Zudem sind die Einsparpotenziale hoch, die Compliance wird verbessert und das Ganze ist zuverlässig und stabil in bereits bestehende SAP-Systeme integrierbar. Auch ganz aktuelle Themen, wie beispielsweise CSR / ESG Reporting lassen sich durch SAP Concur ohne Probleme unterstützen“

Bei einem weltweit tätigen Kunden kommen ja nun auch einige Reisen auf Sie selbst zu?

Fetten: „Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie sind auch meine Reisetätigkeiten eingeschränkt. Vieles ist in unseren Projekten aber auch remote oder über entsprechende Video-Konferenzen möglich. Und wenn persönlicher Austausch vor Ort notwendig ist und ich reise, kann ich mich auf unser Baker Tilly Travelmanagement-System verlassen – übrigens auch SAP Concur.“

Mehr Informationen zu SAP-Concur finden Sie in dem SAP-Beitrag Fahrplan zum intelligenten Unternehmen