Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für 2021 

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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichte kürzlich die neuen Pauschbeträge für Tagespauschalen und Übernachtungskosten für das Jahr 2021. Während die Pauschbeträge für Inlandsreisen unverändert weiterbestehen, kommt es hinsichtlich der Pauschbeträge für Auslandsreisen zu Änderungen. Alle Reisemanagementverantwortlichen müssen jetzt die Sätze in den jeweiligen Systemen anpassen. Ein guter Zeitpunkt, um über eine weitere Automatisierung des Reisemanagements nachzudenken.

Was ändert sich für das Jahr 2021?

Nachdem es für das Inland zu keinen Änderungen gekommen ist, sind die Pauschbeträge im Ausland für insgesamt 19 Länder angepasst worden. Darunter für wichtige Geschäftsreiseländer wie etwa China, Irland und die Schweiz. 

Was gilt es bei der Anwendung der Pauschbeträge zu beachten?

Bei Verwendung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten ist stets zu prüfen, ob es sich um eine eintägige oder mehrtägige Dienstreise handelt. Auch spielt die Gesamtdauer der Dienstreise eine wichtige Rolle, da der Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen einer eintägigen Reise erst ab 8 Stunden Abwesenheit angesetzt werden darf und sich die Höhe bei mehrtägigen Reise nach der Dauer und der bereisten Länder bzw. Städte richtet. Zusätzlich muss die Gestellung von Mahlzeiten berücksichtigt werden, da diese häufig zu Kürzungen führen. Diese und weitere Regelungen sorgen dafür, dass die korrekte Berechnung und Erstattung der Pauschbeträge, teilweise sehr komplex und erfahrungsgemäß fehleranfällig ist.

Welche Lösungen bestehen zur Verbesserung des Prozesses?

Um die Aktualität der Pauschbeträge auf Dauer effizient sicherzustellen, bietet sich die Nutzung einer professionellen Reisekostenlösung an. Hierbei werden in der Regel nicht nur die Pauschbeträge fortlaufend aktualisiert, sondern auch die Berechnung der Erstattungsbeträge unter Berücksichtigung aller Kürzung stark vereinfacht. 

Vorteile von SAP Concur

Eine solche Lösung wird beispielsweise von SAP Concur angeboten. Der große Vorteil dieser Lösung ist, dass die Eingabemasken für die Mitarbeiter sehr intuitiv und transparent aufgebaut sind und die Berechnung der Pauschbeträge anschließend automatisch erfolgt. Zusätzlich können mit einer Umstellung auf SAP Concur viele weitere (interne und regulatorische) Anforderungen sichergestellt werden. Zudem ermöglicht SAP Concur die Schaffung einer vollständig digitalen Lösung, die erhebliche Effizienz- und Kostenvorteile gegenüber anderen Lösungen bietet. 
Sollte Sie Fragen rund um das Thema Reisekostenmanagement haben, stehen Ihnen unsere Experten Thorsten Lorenzen und Christian Bracht jederzeit zur Verfügung – sprechen Sie uns gerne an. 

Zur Übersicht der Änderungen des BMF gelangen Sie hier.

Baker Tilly berät seine Kunden seit vielen Jahren bei der Verbesserung der Reisekostenprozesse und unterstützt bei der Klärung spezifischer Fragestellung, so auch im Bereich der richtigen Anwendung von Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. Als offizieller SAP Concur Implementierungspartner können wir damit eine Komplettlösung rund um die Themen Reisebuchung und -abrechnung anbieten.