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Erweiterte Anforderungen an IT-gestützte Rechnungslegungssysteme

Bei den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,  Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) handelt es sich um die überarbeitete und modernisierte Auffassung der Finanzverwaltung für die Einhaltung von Ordnungsmäßigkeitsanforderungen bei dem Einsatz von DV-gestützten Buchführungssystemen
(GoBS) aus dem Jahr 1995. Sie enthalten Vorgaben an die Verbuchung und die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in IT-gestützten Buchführungssystemen.

Darüber hinaus werden auch vor- und nachgelagerte Tätigkeiten, wie bspw. Scannen von Dokumenten und Datenmigrationen und ihre ordnungsmäßige Umsetzung behandelt.Weil damit einhergehend bestimmte Kontrollen, Regelungen und Maßnahmen zu implementieren sein werden, wird dazu ebenfalls Stellung genommen. Zudem werden die Rechte und Pflichten der Finanzbehörden bei der Ausübung des Datenzugriffs (GDPdU) gem. § 147 Abs. 6 AO determiniert.

In Summe bedeutet dies eine ganze Reihe wesentlicher Änderungen der aktuellen Rechtslage.

Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Erfüllungsgrad formeller steuerrechtlicher Anforderungen sehr uneinheitlich ist. Sei es eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation, die Nichteinhaltung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, Mängel bei der Digitalisierung von Papierdokumenten oder fehlende Datenextraktionsmöglichkeiten – wenige Unternehmen sind in der Lage, den zukünftigen Vorgaben zu entsprechen.

Für die Unterstützung unserer Mandanten hat Baker Tilly einen Ansatz entwickelt, mit dem ein Abgleich der zukünftigen Anforderungen mit der aktuellen Situation im Unternehmen vorgenommen wird. Hierdurch können die Abweichungen sofort identifiziert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Dazu haben wir die entsprechenden Kompetenzen aus den Beratungsbereichen Tax Compliance und IT-Advisory gebündelt.

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