Europäische Vorgaben an das Auslagerungsmanagement

Erstellt von Dr. Christopher Zilch | |  Financial Services

In der letzten Zeit nimmt die Europäische Bankenaufsichtsbehörde (EBA) verstärkt Einfluss auf Bereiche, die bislang vor allem oder teilweise national geregelter waren. Während die nationalen Aufsichtsbehörden auch künftig für die Überwachung einzelner Finanzinstitute verantwortlich sind, fällt der EBA die Aufgabe zu, das Funktionieren des Binnenmarktes durch geeignete, wirksame und harmonisierte Aufsicht und Regulierung auf europäischer Ebene zu verbessern.

In erster Linie soll die EBA durch die Annahme von verbindlichen technischen Standards und Leitlinien ihren Beitrag zu einem einheitlichen europäischen Regelwerk für den Finanzsektor leisten. Dieses Regelwerk soll einheitliche und harmonisierte Aufsichtsregeln für Finanzinstitute in der EU bereitstellen und damit zur Schaffung gleicher Wettbewerbsbedingungen beitragen sowie den Schutz von Einlegern, Anlegern und Verbrauchern gewährleisten. Direkte Durchgriffsrechte der EBA bestehen jedoch nur dann, wenn sich nationale Aufsichtsbehörden nicht über die konkrete Umsetzung von Leitlinien einigen können oder wenn eine nationale Aufsichtsbehörde gegen europäische Rechtsvorschriften verstößt.

Grundsätzlich übernimmt die BaFin die Leitlinien der EBA in ihre Verwaltungspraxis. Erst dann, werden nach Auffassung der BaFin, Leitlinien der EBA für deutsche Institute verbindlich. Die Entscheidung, ob Leitlinien übernommen werden, erfolgt im Rahmen des Comply-Or-Explain-Verfahrens, wobei eine Comply-Erklärung gegenüber der EBA abgegeben wird. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Leitlinien nicht durch die BaFin übernommen übernommen werden. Diese sind in einer Negativliste auf der Homepage der BaFin aufgeführt.

Neben den Leitlinien, z.B. zur internen Governance oder zum Beschwerdemanagement, wurde am 22. Juni 2018 der Entwurf einer Leitlinie zu einheitlichen Rahmenbedingungen an Auslagerungen bei CRR-Kreditinstituten, CRR-Wertpapierfirmen sowie Zahlungsinstituten und E-Geld-Instituten publiziert. Diese Leitlinien, mit denen die im Jahr 2006 veröffentlichten CEBS-Leitlinien für Outsourcing überprüft werden, zielen darauf ab, einen harmonisierten Rahmen für Auslagerungsvereinbarungen aller Institute im Einzugsbereich der EBA zu schaffen. Mit ca. 50 Seiten wurde hier ein durchaus umfangreiches Dokument erstellt.

Der Richtlinienentwurf enthält eine Definition des Outsourcings und legt Kriterien für die Beurteilung fest, ob eine ausgelagerte Tätigkeit, Dienstleistung, ein Prozess oder eine Funktion (oder ein Teil davon) kritisch oder wichtig ist. Die überarbeiteten Leitlinien befassen sich mit den Zuständigkeiten des Leitungsorgans für die Schaffung eines geeigneten Rahmens für das Outsourcing, dessen Umsetzung und Anwendung in einer Gruppe, den Due-Diligence-Prozessen und der Risikobewertung vor dem Eintritt in solche Vereinbarungen. In den Leitlinien werden auch Aspekte im Zusammenhang mit den vertraglichen Vereinbarungen, der Überwachung und Dokumentation von Outsourcing-Vereinbarungen sowie der Überwachung durch die zuständigen Behörden geklärt.

Die Bedeutung von Auslagerungen zeigt sich anhand der über die Leitlinien dargestellten Erwartungshaltung der EBA. Die Institute sind dafür verantwortlich, dass auch bei Nutzung von Auslagerungsvereinbarungen jederzeit eine angemessene Geschäftsorganisation eingerichtet ist und leere Hüllen oder Briefkastenfirmen vermieden werden. Die Vorschlage sind am Grundsatz der Proportionalität ausgerichtet, sie sind sowohl auf Einzel- als auf Gruppenebene anzuwenden und beinhalten Vorgaben zur Outsourcing-Governance, zum Auslagerungsprozess und Vorgaben an die Aufsichtsbehörden.

Das Inkrafttreten der Leitlinie für neue Auslagerungen ist für den 30. Juni 2019 vorgesehen. Für die Anpassung der Auslagerungsverträge bestehender Auslagerungen wird eine Umsetzungsfrist bis zum 31. Dezember 2020 vorgeschlagen, für deren konkrete Umsetzung mehrere Varianten vorgesehen sind.

Praktische Herausforderungen stellen sich in diesem Rahmen vor allem bei der Anpassung von Mehrjahresverträgen, bei denen keine vorzeitige Beendigungsklausel abgeschlossen wurde, falls entsprechende regulatorische Erfordernisse vorliegen. 

Es bleibt festzuhalten, dass die allgemeine Entwicklung einer stärkeren Einflussnahme der EBA auf die Regulierung von Instituten durch die betroffenen Unternehmen eng beobachtet werden muss. Auch wenn die Leitlinien keine direkte Rechtsverbindlichkeit in Deutschland entfalten, werden sie auch künftig regelmäßig in der Verwaltungspraxis der BaFin übernommen werden, sofern dem keine nationalen Vorschriften entgegenstehen.

Insgesamt sind die EBA-Anforderungen an das Auslagerungsmanagement umfangreicher und bei einigen Themen detaillierter als die Vorgaben der MaRisk. Hieraus resultieren i.d.R. Anpassungserfordernisse hinsichtlich der internen Auslagerungssteuerung, der diesbezüglichen Prozesse sowie der vertraglichen Regelungen mit den Auslagerungsunternehmen. Es bleibt zu beobachten, inwiefern Anpassungen im Rahmen der Konsultation vorgenommen werden.

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