Compliance in Zeiten des Coronavirus

Erstellt von Dr. Constantin Goette | |  Blog

Mehr und mehr Unternehmen reagieren mit Sondermaßnahmen auf das Coronavirus, um als verantwortungsbewusste Arbeitgeber Mitarbeiter vor einer Ansteckung sowie das Unternehmen selbst vor einhergehenden negativen Effekten zu schützen. Nichtsdestotrotz kann eine Ausbreitung bislang nur eingedämmt, aber nicht aufgehalten werden, sodass gerade in diesen Zeiten der fundamentalen Veränderungen des Zusammenlebens und den damit einhergehenden Auswirkungen auf die bestehenden Geschäftsprozesse, auch erhebliche Einflussfaktoren auf idealerweise implementierte Compliance-Management-Systeme einwirken. 

Schon ohne eine drohende Pandemie, reicht in den allermeisten Fällen die schlichte Implementierung eines Compliance-Management-Systems zur nachhaltigen Verhinderung von Haftungsrisiken im Unternehmen alleine nicht aus. Vielmehr muss ein solches als „lebendes“ Instrument verstanden werden, das einerseits stets individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt und andererseits auch entsprechend der Unternehmensentwicklung adaptiert werden muss. Dies gilt auch für auftretende „Umweltfaktoren“ wie das Coronavirus, welches anpassende Maßnahmen unabdingbar macht.

Somit geraten Themen, die in den heutigen Tagen für ein Unternehmen konkret veranlasst sind - wie etwa welche Präventivmaßnahmen vor dem ersten Infektionsfall und welche Reaktionen bei Verdachtsfällen vorzunehmen sind, sowie wie die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes gesichert werden kann - zu neuen Bezugspunkten, die bei der Ermittlung von aktuellen Compliance-Risiken eine wesentliche Rolle spielen. Die Auswirkungen des Coronavirus in seinem derzeitigen Stadium auf das Risikomanagement innerhalb eines stabilen Compliance-Management-Systems sollen im Folgenden diskutiert werden.

I. Unternehmensführung 
Außer Frage steht, dass stets die Einhaltung bestehender Legalitätspflichten das oberste Ziel der Geschäftsleitung verantwortungsvoll handelnder Unternehmen alleine schon aufgrund des bestehenden persönlichen Haftungsrisikos jedes Einzelnen sein muss. Die Legalitätspflichten bilden zugleich die Grundlage für die entsprechenden Kontroll- und Durchsetzungspflichten, wozu in Zeiten des Coronavirus einerseits die Aufrechterhaltung des öffentlichen Lebens, die Interessen des jeweiligen Unternehmens, aber besonders die Fürsorgepflichten gegenüber den eigenen Mitarbeitern zu sehen sind. Dies bedeutet auch, dass ein Unternehmen, um den bestehenden Fürsorgepflichten Rechnung zu tragen, bei der Bewertung seines implementierten Risikomanagementsystems (vermeintliches) Wissen über Risiken, wie dem Coronavirus, einbeziehen muss. 

Zudem ist das „Vorleben“ von Verhaltensgrundsätzen durch die Unternehmensleitung selbst („Tone from the top“) und die Fähigkeit, unmittelbar und unverzüglich auf etwaige auftretende Verstöße zu reagieren, bereits ohne Notfallmaßnahmen im Zusammenhang mit einer Pandemie von entscheidender Bedeutung. Nimmt die Geschäftsleitung vorgegebene Regeln und implementierte Maßnahmen nicht ernst, ist bereits ohne Pandemie nahezu ausgeschlossen, dass sich die Mitarbeiter an derartige Regeln halten werden.
In der Umsetzung bedeutet dies im Einzelnen:

II. Risikomanagement
In der aktuellen Situation, in der die Angst vor etwaiger Ansteckung mit dem Coronavirus mit einer individuellen und damit höchst unterschiedlichen Risikowahrnehmung einhergeht, ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, die Sorgen der Mitarbeiter ernst zu nehmen, auch um etwaigen damit verbundenen (Arbeitskraft-)Ausfällen vorzubeugen und dem gebotenen Sorgfaltspflichtenmaßstab gerecht zu werden. Neben der Angst vor Ansteckung, stehen die negativen wirtschaftlichen Auswirkungen: Aus diesem Grund liegt es in der Verpflichtung des Unternehmens durch frühe und klare Kommunikation Sicherheit für die Mitarbeiter und somit für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes zu schaffen. Ein funktionelles Risikomanagement, welches alle Aktivitäten eines Unternehmens im Umgang mit Risiken, deren Identifikation, Bewertung und Überwachung sowie die Risikobewältigung beinhaltet, greift diese aktuellen Themen auf. 

Doch wie könnte in vorliegendem Fall ein solch funktionelles System exemplarisch aufgebaut sein und welche (Teil-)Schritte beinhaltet es?

1. Prävention
Solange kein Fall von Infektion vorliegt, sollten im Unternehmen zumindest Vorsichts- und Aufklärungsmaßnahmen installiert werden, wie etwa regelmäßiger Informationsaustausch, Absage/Untersagung/Verschiebung von Dienstreisen in gefährdete Regionen (Reisewarnungen Auswärtiges Amt), Abraten von Privatreisen in solche Gebiete und die Aufforderung zur Mitteilung bzgl. Kontakt mit (potenziell) infizierten Personen. Zusätzlich sollten je nach Gefährdungsgrad verschärfte Hygienemaßnahmen eingeführt werden, präventiv können im Unternehmen Desinfektionsmittel ausgegeben werden, um den Mitarbeitern wenigstens die Möglichkeit zu geben, unter Umständen entscheidende Hygienemaßnahmen umzusetzen, auch wenn dies naturgemäß schwer zu überwachen ist.

2. Verdachts-/Ansteckungsfall und mögliche Auswirkungen
Aufgrund der hohen Ausbreitungsgefahr ist eine Infektion meldepflichtig: Es sollte deshalb eine genaue Handlungs- und Zuständigkeitsanweisung implementiert werden, in der geregelt ist, welcher Mitarbeiter für die Informationsweitergabe an die zuständige Gesundheitsbehörde zuständig ist und wie weitere Kontaktpersonen identifiziert werden können. Hierfür bietet es sich an, im Unternehmen eine feste Meldestelle und feste Ansprechpartner zu implementieren, bei der alle Informationen zusammenlaufen.
Im Falle einer bestätigten Infektion im Unternehmen ist als Konsequenz und zum Schutz der übrigen Mitarbeiter ein Weiterarbeiten wie bisher keine Option. Bisher ist nicht gesichert, wie lang Inkubationszeiten oder anhaltende Krankheitsverläufe sind und ein bestimmtes Szenario anhalten wird (bisherige Erfahrungen gehen bei einer symptomlosen Infektion oder einem leichten Verlauf der Krankheit wohl von 14 bis 27 Tagen aus). In jedem Fall sollte optimalerweise im Voraus ein vordefinierter Ablaufplan (unter Einbeziehung der für das jeweilige Unternehmen möglichen Alternativen) nebst Zuweisung von Zuständigkeitsbereichen und Handlungsvollmachten vorbereitet worden sein. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Ausgestaltung sind verschiedene Alternativen denkbar, welche nicht immer unkritisch sind bzw. eines erhöhten Aufwandes zur Umsetzung bedürfen:

  • Betriebsschließungen, die jedoch im Betriebsrisiko des Unternehmens liegen,
  • Überstundenausgleich und entsprechende Vereinbarungen mit Mitarbeitern, wobei Verständnis der Mitarbeiter, ggf. des Betriebsrates, vorausgesetzt werden muss, sowie
  • Home-Office-Lösungen, die einer entsprechenden technischen Ausstattung der jeweiligen Mitarbeiter bedürfen und nur in bestimmten Branchen oder Teilbereichen eines (z.B. produzierenden) Unternehmens überhaupt denkbar sind.

Welche der exemplarisch aufgeführten Alternativen im Einzelfall durchzuführen ist und wer hierüber abschließend zu entscheiden hat, muss ebenfalls anhand einer diesbezüglichen Handlungs- und Zuständigkeitsanweisung (für alle Mitarbeiter transparent und verpflichtend) geregelt sein. 

Neben diesen - die internen Abläufe betreffenden - Auswirkungen, existieren weitreichende Folgen, die auch die Außenwirkung des Unternehmens betreffen können, etwa Haftungsrisiken gegenüber Dritten und drohende Umsatzverluste wegen Nichteinhaltung vertraglicher Verpflichtungen und Lieferausfällen.

In diesem Zusammenhang weisen wir gerne auch auf den Beitrag „Coronavirus – Ist Ihre Lieferkette infiziert?“ des Kollegen Dr. Christian Engelhardt hin. 

III. Lösungsansätze
Unternehmen sollten in jedem Fall einen betrieblichen Notfallplan erarbeitet und implementiert haben bzw. diesen sofort aktivieren können, so etwa ein festgelegtes Vorgehen u.a. für den Fall infektiöser Erkrankungen (Epidemie- oder Pandemieplan), welcher die einzelnen Phasen zur Prävention bzw. im Verdachtsfall mit klaren Handlungsanweisungen und Zuständigkeiten skizziert. Dafür müssen kritische Funktionen, etwa durch Festlegung von für den Geschäftsablauf wichtigster Mitarbeiter, identifiziert und besetzt sein. Ebenfalls sind festgelegte Kommunikationspläne unabdingbar und die bedarfsgerechte Ausstattung von Mitarbeitern, etwa mit Laptops, zur Aufrechterhaltung des Geschäftsablaufes notwendig. Dies sind Maßnahmen, auf die man sich im Vorhinein geplant vorbereiten muss. Ist erst einmal ein Mitarbeiter infiziert, ist es zu spät für vorbereitende Maßnahmen. Hierbei muss der Arbeitgeber möglichst viele Stellen – Belegschaft, Betriebsrat, Betriebsarzt – bei der Erstellung beteiligen. 

Bereits ohne eine Pandemie, ist die reine Identifizierung von Compliance-Risiken alleine eben nicht ausreichend, es müssen jeweils geeignete Maßnahmen folgen, um solchen Risiken angemessen begegnen zu können. Diese Maßnahmen müssen dann im Fall der Fälle auch greifen und umsetzbar sein, es reicht also nicht aus, den Risiken durch das Coronavirus durch die Aufstellung von Regularien begegnen zu wollen, die dann im Ernstfall aber nicht greifen bzw. nicht wirkungsvoll sind, da sie eigentlich nur ein „Feigenblatt“ waren.

IV. Ausblick
In Zeiten fortschreitender Globalisierung wird es sich bei der derzeitigen Situation nicht um ein Einzelproblem handeln, dies hat bereits die Vergangenheit gezeigt: Epidemien, Pandemien und Naturkatastrophen sind Teil der Entwicklung, weswegen es umso wichtiger ist, mittel- und langfristige Strategien zu implementieren und zu leben. Dies bietet den Vorteil, dass klar geplante Ablaufschemata zu Routinen werden können, welche jederzeit verfügbar sind. Je nach Anforderung der speziellen Situation steht dem auf diese Weise vorbereiteten Unternehmen ein Baukasten zur Verfügung, der im Vorhinein nach Bedarf erprobt, regelmäßig justiert und je nach Bedarfsfall schnell und effizient angepasst werden kann. Die hierdurch generierte Flexibilität kann als Pluspunkt gesehen werden und der Geschäftsleitung in zunehmend komplexeren und komplizierteren Zeiten helfen auf Risikofaktoren adäquat vorbereitet zu sein und diesen mit geeigneten Mitteln zu begegnen.
 

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