Bietet viele Potenziale: XRechnung wird bald zur Pflicht

Erstellt von Thorsten Lorenzen | |  Blog

Am 16. April 2014 wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU erlassen, welche alle öffentlichen Auftraggeber in der EU verpflichtet, ihr Rechnungsverfahren zu digitalisieren und den Rechnungsempfang sowie die Rechnungsverarbeitung mit einer strukturierten XML-Datei zu ermöglichen. Die nationale Umsetzung in deutsches Recht erfolgte am 4. April 2017 mit der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO).

Der Gesetzgeber hat die Fristen für die Umsetzung der E-Rech-VO klar definiert. Dabei gelten für zentrale- und subzentrale öffentliche Auftraggeber unterschiedliche Fristen. 
•    Während für die zentralen öffentlichen Auftraggeber, wie Bundesministerien oder Verfassungsorgane, die Frist für die technische Umsetzung bereits am 18.04.2019 abgelaufen ist,
•    verlängert sich für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber, zu denen Finanzämter, Energieversorger oder Universitäten gehören, die Frist der Umsetzung bis zum 18.04.2020. Ab diesem Datum müssen sie technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. 
•    Die Verpflichtung der Versendung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tritt ab dem 27.11.2020 in Kraft.

Gerade durch die letzte Vorgabe bzw. Frist betrifft die E-Rechnungs-Verordnung nicht mehr nur die öffentlichen Auftraggeber, sondern auch alle Auftragnehmer / Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern. Laut Studien zufolge beliefern ca. 45-60% der privatrechtlichen Unternehmen die öffentliche Hand mit Waren und Dienstleistungen.

Öffentliche Auftraggeber
Viele öffentliche Auftraggeber verfügen heute noch nicht über die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, um die E-Rech-VO umzusetzen und elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Sie haben sich entweder mit dem Thema noch nicht auseinandergesetzt oder sind in dem Glauben, die technischen Notwendigkeiten bereits ausreichend berücksichtigt zu haben. Neben den technischen Implikationen sind insbesondere die Anpassungen in Organisation und Prozessen sehr weitreichend. Dies ist ein großer Umstellungsaufwand, führt im Endeffekt aber auch zu wesentlichen Ergebnissen hinsichtlich Effizienz, Geschwindigkeit, Qualität und nicht zuletzt auch Nachhaltigkeit.

Wer gilt als öffentlicher Auftraggeber und für wen gilt die E-Rech-VO?
Gem. §2 Abs. 4 E-Rech-VO betrifft die Verordnung alle Stellen, die im §159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWG aufgeführt werden. Diese stellen öffentliche Auftraggeber i.S. des §99 Nr. 2 GWG, Sektorenauftraggeber i.S. des §100 Abs. 1. Nr. 2 GWG und Konzessionsgeber i.S. des §101 Abs. 1 Nr. 3 GWG dar, sofern der Bund unmittelbar oder mittelbar die Mehrheit des gezeichneten Kapitals des Auftraggebers besitzt, die Mehrheit der mit den Anteilen des Auftraggebers verbundenen Stimmrechte verfügt oder mehr als die Hälfte der Mitglieder des Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans des Auftraggebers bestellen kann. 

Beispielsweise stellen gem. GWG Sektorenauftraggeber sog. Sektorentätigkeiten in Verbindung mit öffentlichen Aufträgen bereit. Diese können nach §102 GWB die Bereitstellung und/oder das Betreiben fester Netze zur Versorgung der Allgemeinheit in Bereichen wie bspw. Wasser, Elektrizität, Gas und Wärme oder Verkehrsleistungen sein. 

Privatrechtliche Auftragnehmer
Die E-Rech-VO in Deutschland definiert vorerst nur eine Verpflichtung der öffentlichen Auftraggeber. Jedoch werden auch deren Geschäftspartner ab dem 27.11.2020 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form (XML-Format) zu übermitteln (Rechnungsbetrag > 1.000,- EUR). Demzufolge sind die Vorschriften der elektronischen Rechnungsstellung nicht nur für öffentliche Auftraggeber relevant, sondern auch für einen sehr großen Teil aller privatrechtlichen Unternehmen (Auftragnehmer der öffentlichen Auftraggeber). Lieferanten öffentlicher Auftraggeber sollten die Digitalisierungsanforderungen zeitnah aufgreifen, sofern sie es nicht bereits getan haben. Umsetzungsprojekte haben einen entsprechenden zeitlichen Vorlauf und bis zum 27.11.2020 ist nicht mehr viel Zeit. 

Herausforderungen bei Umsetzung der E-Rech-VO
Bei Implementierungs- und Umsetzungsprojekten der elektronischen Rechnung zeigt die Praxis, dass der Fokus nicht nur auf die technologische Umsetzung gerichtet werden sollte. Bei dem Wechsel von konventionellen, papierhaften Rechnungsprozessen hin zur automatisierten Verarbeitung von elektronischen Dokumenten / Daten, sollten zu allererst die eigenen Mitarbeiter einbezogen werden. Diese müssen sich vom konventionellen Rechnungsprozess auf einen vollständig digitalen, papierlosen Prozess einlassen. Die Änderungen in der Organisation und den Prozessen sind wesentlich und machen einen bedeutsamen Anteil eines erfolgreichen Umsetzungsprojekts aus.
Die Anforderungen an kleinere Lieferanten wie Handwerksbetriebe, die sich nicht fokussiert um die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse kümmern können, werden größer. Einige Lieferanten könnten sich überlegen, inwiefern der Markt der öffentlichen Auftraggeber aufgrund der neuen Anforderungen für sie noch relevant ist und ob sich notwendigen Investitionen in IT und Prozesse lohnen. Hier sei aber jetzt schon gesagt, dass es am Markt viele Dienstleister gibt, die die Rechnungsbereitstellung im passenden Format als Dienstleistung anbieten.

Pflicht und Potenziale
Die EU-Richtlinie und die Konkretisierung in nationales Recht mit der E-Rechnungs-Verordnung soll die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs nach vorne bringen. Andere europäische Länder wie bspw. die skandinavischen Länder haben bereits seit Jahren verbindliche Regelungen. Italien schreibt seit dem 01.01.2019 im gesamten B2B-Markt für inländischen Wirtschaftsverkehr die E-Rechnung vor. Die Anforderungen sind also nicht neu oder außergewöhnlich. 

Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird im privatwirtschaftlichen Wirtschaftsverkehr seit Jahren betrieben. Hier sind insbesondere betriebswirtschaftliche Gründe ausschlaggebend für die Umsetzung elektronischer Rechnungsverarbeitungen. Elektronische Informationen von einem System (des Rechnungserstellers) in ein anderes System (des Rechnungsempfängers) über die Schnittstelle „Mensch“ zu übertragen, mag aufgrund von fehlenden Möglichkeiten, Standards und aus Kontrollaspekten früher Sinn gemacht haben. Inzwischen gibt es aber insbesondere mit der Standardisierung des Rechnungsformats für all die Punkte digitale Lösungen. Daher sollte man bei der bestehenden Pflicht auch immer das Potenzial sehen und die Möglichkeiten des digitalisierten Rechnungsprozesses voll ausschöpfen. So sollte nicht nur die technische Möglichkeit des Rechnungsempfangs und -verarbeitung implementiert werden, sondern über die Anforderungen hinaus der Rechnungsprozess weiter digitalisiert werden. Nur so wird man auch zukünftig in der Lage sein, einen schlanken und effektiven Rechnungsprozess mit Geschäftspartnern zu ermöglichen.

Co-Autor
Julian Glatter
Consultant
Baker Tilly

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